Die Verwaltung eines wettbewerbsfähigen Event- oder Partyverleihs erfordert starke organisatorische Fähigkeiten. In einer Branche mit strikten Fristen und vielen beweglichen Komponenten ist es für Projektmanager unerlässlich, einen genauen Überblick über Projekte und Ressourcen zu behalten, um Veranstaltungen erfolgreich zu planen und ihr Geschäft für die Zukunft zu optimieren.
Viele Unternehmen verlassen sich aus unterschiedlichen Gründen auf Excel-Tabellen oder Spreadsheets und es gibt sicherlich viele Vorteile, Spreadsheets in bestimmten Situationen zu verwenden. Die Planung des Vermietungsgeschäfts in einer Excel-Tabelle oder Google Sheets führt jedoch oft zu Frustrationen bei den Mitarbeitern und zu teuren Fehlern. Frage einfach nur den Mitarbeiter, der bei den Olympischen Sommerspielen 2012 versehentlich eine "2" statt einer "1" tippte und 10.000 Tickets verkaufte, die nicht existierten. Dies war nicht nur eine Blamage für das Unternehmen, sondern bedeutete auch, dass sie Tickets zurückerstatten und upgraden mussten. Das wiederum führte zu einem Umsatzverlust.
Um kostspielige Fehler zu vermeiden und deinem Team Frustrationen zu ersparen, findest du hier 7 Gründe, warum das Ersetzen von Spreadsheets durch eine Planungssoftware für deine Eventproduktion oder dein Veranstaltungstechnik-Unternehmen von Vorteil ist:
- Verfolge dein Inventar in Echtzeit
- Von unterwegs Arbeiten
- Bereite dein Unternehmen auf Wachstum vor
- Reduziere Fehler bei der täglichen Arbeit
- Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation
- Investiere dein Geld an der richtigen Stelle
- Schütze deine Daten
Wähle die richtige Software für deine Bedürfnisse
1. Verfolge dein Inventar in Echtzeit
Die Lagerverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des Managements eines jeden Eventverleihs. Als Manager musst du genau wissen, welche Geräte vorrätig sind, wie hoch der aktuelle kritische Lagerbestand ist und ob du den Anforderungen deiner Kunden für anstehende Aufträge gerecht werden kannst.
Die Verwendung von Spreadsheets zur Verfolgung deines Materials bedeutet, dass du dein Equipment nicht in Echtzeit verfolgen kannst. Zu jedem beliebigen Zeitpunkt kann die Tabellenkalkulation nicht mehr mit dem tatsächlichen Lagerbestand übereinstimmen. Wenn du dein Inventar seit einiger Zeit nicht mehr aktualisiert hast, spiegelt das, was du in Excel oder Google Sheets siehst, möglicherweise nicht den tatsächlichen Lagerbestand wider.
Eine spezialisierte Software mit Bestandsverfolgung kann dir helfen, die Lagerverwaltung mit durchgehender Erfassung und detailliertem Einblick in Lagerbestände und Gerätestatus zu optimieren.
Jedes Material kann mit QR-Codes oder Barcodes versehen werden, die es dir ermöglichen, es zu scannen und Echtzeitinformationen über seine Bewegungen zu erhalten.
2. Von unterwegs Arbeiten
Hast du schon einmal versucht, eine Excel-Tabelle auf deinem Smartphone zu öffnen, um schnell auf Informationen zugreifen zu können oder sie zu ändern? Das kann durchaus schwierig sein. Und je komplexer das Spreadsheet ist, desto schwieriger kann es werden daran zu arbeiten, wenn du Zugriff brauchst.
Mit einer cloudbasierten Vermietungs- oder Projektmanagementsoftware können du und deine Crew von jedem Gerät arbeiten, Projekte von jedem Ort verfolgen und Eventdetails von unterwegs überprüfen - Alles in einem übersichtlichen und personalisierten Format. Oftmals sind diese Systeme auch mit einer speziellen mobilen App ausgestattet, mit der du die Daten einfach auf deinem mobilen Gerät anzeigen kannst. Mit einem solchen Setup kannst du problemlos Änderungen an Ressourcen oder der Planung vornehmen und diese Änderungen direkt auf jedem Gerät einsehen.
3. Bereite dein Unternehmen auf Wachstum vor
Excel-Tabellen mögen für den Anfang eine gute Option sein. Wenn dein Unternehmen jedoch wächst, wirst du unweigerlich mehr Projekte in Angriff nehmen, in mehr Material investieren und mehr Mitarbeiter einstellen. Der Versuch, eine zunehmende Menge an Arbeit in einem Spreadsheet zu verwalten, kann schnell überwältigend und frustrierend werden.
Spezialisierte Softwarelösungen sind darauf ausgelegt, mit deinem Unternehmen zu wachsen. Je nach Bedarf kann zwischen verschiedenen Softwarepaketen und Features gewählt werden. Egal, ob du ein Unternehmer mit einem Ein-Mann-Betrieb bist oder ein Manager in einem großen Unternehmen. Du kannst das passende Paket finden, das mit deinem Unternehmen wächst und problemlos weitere Ressourcen hinzuzufügen, wenn du diese benötigst.
4. Reduziere Fehler bei der täglichen Arbeit
Im Durchschnitt enthalten 88% der Spreadsheets mindestens 1% Fehler, wie Ray Panko, ein Forscher an der Universität von Hawaii, herausfand.
Diese Fehler können z. B. das Tippen einer falschen Taste oder die falsche Formatierung einer Formel sein. Was diese Art von Fehlern gefährlich macht, ist, dass sie unglaublich schwer zu erkennen sind, bis es zu spät ist.
Deine Verleihsoftware sollte jeden Schritt deines Projekts von der Planung bis zur Ausführung verwalten. Software, die speziell für die Live-Event-Branche entwickelt wurde, beinhaltet Arbeitsabläufe und Automatisierungen, um sicherzustellen, dass jeder Schritt im Prozess abgedeckt ist. Auch wenn es immer noch möglich ist, bei der Verwendung von Software Fehler zu machen, gibt es Kontrollmechanismen wie automatische Berechnungen, Statusmeldungen und Benachrichtigungen, die sicherstellen, dass du jederzeit den Überblick behältst.
5. Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation
Viele Eventvermietungsunternehmen arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig. Dies verlangt, dass Personen aus verschiedenen Abteilungen wie Designer, Produzenten, Kundenbetreuer usw. an Aufgaben arbeiten und dann den Status koordinieren und aktualisieren, damit jeder auf dem Laufenden ist.
Mit Software wie Microsoft Office 365 und Google Sheets kannst du in der Cloud mit anderen Kollegen und Freiberuflern zusammenarbeiten. Allerdings ist nicht jeder gut mit Spreadsheets vertraut oder kennt sich mit dem spezifischen Aufbau und den Formeln deiner Tabellen aus. Zudem ist das Risiko menschlicher Fehler umso größer, je mehr Personen Zugriff auf ein Master-Spreadsheet haben.
Effektives Projektmanagement erfordert die Koordination über mehrere Personen und Teams hinweg. Mit einer Projekt- oder Produktionsmanagementlösung werden deine Rechnungen, die Terminplanung, die Kommunikation und das Aufgabenmanagement nahtlos in ein System integriert. Dieses hilft allen Mitarbeitern den Überblick zu behalten. So kannst du Zeit sparen und Probleme vermeiden, bevor sie entstehen.
6. Investiere dein Geld an der richtigen Stelle
Ein häufiges Argument für das Bleiben bei Spreadsheets ist, dass sie budgetfreundlich sind. Bei Excel kannst du ein wiederkehrendes Abonnement über Microsoft 365 bezahlen, und bei Google Sheets hast du sogar kostenlosen Zugang zu Spreadsheets. Dies mag zwar wie eine kostengünstige Option erscheinen, was Manager und Inhaber jedoch nicht bedenken, ist, dass das Erstellen von Formeln, das Formatieren von Zellen und das Überprüfen auf Fehler den Mitarbeitern Zeit abverlangt und das kostet Geld.
Mit einer speziellen Software investierst du den Großteil deiner Zeit bei der anfänglichen Einrichtung, um deine Daten zu erfassen. Nach den ersten Wochen werden deine Prozesse bereits viel schneller und fehlerfreier sein, sodass deine Mitarbeiter mehr Zeit für neue Aufgaben und innovative Ideen haben.
7. Schütze deine Daten
Spreadsheets verfügen über einige Sicherheitsfunktionen, wie z. B. das Einrichten von Passwörtern für den Zugriff auf Dokumente. Dieser Prozess ist jedoch manuell und du musst die Sicherheitsfunktion für jedes einzelne Dokument implementieren.
Außerdem gibt es begrenzte Berechtigungen, die du anwenden kannst, wenn es um Spreadsheets geht. Oftmals geben diese entweder Zugriff zum Bearbeiten oder zum Ansehen und das war's. Auch bei der Sicherung deiner Daten bist du eingeschränkt. Wenn die Datei nicht in der Cloud gespeichert ist und dein Computer abstürzt, ist sie weg.
Cloud-Vermietverwaltungssoftwares werden oft auf sicheren Servern gehostet, wie sie beispielsweise von Amazon Web Services bereitgestellt werden. Da diese in der Cloud gehostet werden, hast du auch die Möglichkeit, deine Daten im Falle eines Datenverlustes zu sichern. Darüber hinaus hast du bei der Erstellung und Vergabe von Benutzerzugängen zu spezieller Software oft viel mehr Flexibilität für verschiedene Berechtigungsstufen für deine Crew vor Ort bis hin zum CEO.
Wähle die richtige Software für deine Bedürfnisse
Mehr als eintausend Unternehmen nutzen Rentman jeden Tag, um ihre Aktivitäten zu organisieren. Von der Planung des Materials und Personals bis zur Verfolgung von Inventar und Lagerbewegungen. Viele dieser Unternehmen haben zuvor Spreadsheets verwendet und haben durch den Wechsel zu Rentman 40 % mehr Zeit gespart.
Möchtest du erleben, wie Rentman dir helfen kann, dein Geschäft effizienter zu verwalten? Teste Rentman 30 Tage lang kostenlos und überzeuge dich selbst!
