Het zoeken naar oplossingen voor frustraties van het team en handmatig werk eenvoudiger maken is onderdeel van het organiseren van je bedrijf. Bij AV- en productiebedrijven komen deze veelvoorkomende frustraties vaak voor in het magazijn.
Het magazijn is een essentieel onderdeel van je bedrijf, omdat hier de materialen vandaan komen voor je geplande evenementen. Als er fouten worden gemaakt in het magazijn, kan dit grote gevolgen hebben voor het geplande evenement en zelfs voor de resultaten van het bedrijf. Dit heeft niet alleen invloed op de algehele bedrijfsvoering, maar ook op de productiviteit en prestaties van de medewerkers.
AV- en productiebedrijven die efficiëntere magazijnprocessen willen houden ons regelmatig op de hoogte van hun frustraties. We nemen er een aantal met je door en kijken hoe software hierbij kan helpen.
Materialen verliezen of verkeerd plaatsen
Hoe georganiseerd je magazijn ook is, als materialen niet terugkomen of kwijtraken kan dit vertragingen veroorzaken in je magazijnproces en voorraadbeheer. Bovendien kan het verliezen van materialen erg kostbaar zijn, vooral als je geen idee hebt waar dit materiaal voor het laatst was. Dit maakt het achterhalen van de locatie onmogelijk en betekent dat je meer geld moet investeren om verloren items te vervangen.
De beste manier om altijd te weten waar je apparatuur zich bevindt, is door gebruik te maken van QR-codes of barcodes. Je kunt vervolgens software gebruiken om deze codes te scannen en altijd te weten waar elk item zich bevindt. Als apparatuur niet wordt teruggescand, weet je direct welk item ontbreekt en waar dit voor het laatst is geweest. Voor zeer dure materialen zijn de kosten voor het implementeren van een dergelijke oplossing minuscuul in vergelijking met vervangingskosten. De volgende keer dat je een CDJ2000 kwijtraakt, kun je deze gemakkelijker traceren in plaats van direct € 1.500 - € 2.000 (excl. Btw) opnieuw te investeren voor een nieuwe.
Bovendien kun je met software je voorraad organiseren en regelmatig inventarisaties uitvoeren om ervoor te zorgen dat alles op de juiste plaats staat voordat het nodig is voor een evenement.
Niet op de hoogte zijn van last-minute veranderingen
Veranderingen die op het laatste moment plaatsvinden zijn in de AV-industrie helaas moeilijk te vermijden. Het kan aardig lastig zijn om met deze wijzigingen om te gaan als deze niet goed worden gecommuniceerd tussen het magazijn en het kantoor. Als extra materialen naar een klus worden gestuurd moet dit wel geregistreerd worden zodat die items niet op andere projecten worden gepland.
Dit is eenvoudig op te lossen door een softwareoplossing te implementeren die wijzigingen in het magazijn bijhoudt. De oplossing die je kiest wordt de centrale plek om toegang te krijgen tot informatie. Op deze manier kunnen zowel het kantoor- als het magazijnteam synchroon met elkaar werken.
Een magazijnoplossing in de cloud kan ook voordelen hebben aangezien je vanaf elke locatie samen kunt werken. Op die manier kun je ook onderweg wijzigingen aan materialen volgen en niet alleen wanneer je in het magazijn bent.
Per ongeluk defecte materialen plannen
Stel je voor: je hebt een klant geholpen met het opzetten van een geweldig zomerfestival. Iedereen had een geweldige tijd, maar eenmaal terug in het magazijn realiseer je je dat de DJ iets te enthousiast was en de cue-knop van je CDJ2000 kapot heeft geslagen (naast dat er ook een flinke hoeveelheid bier over is gemorst).
Apparatuur kan beschadigd raken tijdens transport of door een klant op een evenement. Onderhoud en reparaties zijn hierdoor een belangrijk onderdeel van elk AV- of productiebedrijf. Nog belangrijker is het bijhouden van welke items beschadigd zijn en niet mogen worden verzonden. Als kapotte items worden verzonden, kan dit gevolgen hebben zoals:
- Verloren tijd doordat het artikel teruggebracht moet worden en een werkende vervanger naar het evenement moet komen. Dit nieuwe item moet ook opnieuw worden ingesteld.
- Een onprofessioneel beeld tegenover klanten.
- Veel ergernis voor het team op locatie
Om te voorkomen dat je defecte artikelen plant, implementeer je een softwareoplossing waarmee je elk defect artikel kunt registreren en uit het magazijn kunt halen. Bonuspunten als je dit nog op het evenement of op de terugweg kunt doen. Dit zorgt ervoor dat het item niet kan worden gepland voor een ander project totdat het is gerepareerd. Zo voorkom je de "Oh ja, ik was vergeten te zeggen dat ..." wanneer je defecte materialen tegenkomt.
Pro-tip: Door bij te houden welke items beschadigd zijn in een speciale softwareoplossing kun je een geschiedenis opbouwen van welke items het meest zijn beschadigd. Langs de lijn kun je zien welke apparatuur de moeilijkste levensduur heeft gehad om ervoor te zorgen je je inventaris maximaal benut.
Probeer Rentman
Duizenden AV- en evenementenbedrijven met precies deze frustraties hebben Rentman benaderd op zoek naar een oplossing. Rentman biedt de perfecte oplossing voor het plannen, volgen en onderhouden van je apparatuur.
Laat Rentman deze veelvoorkomende frustraties wegnemen en laat ruimte over voor meer innovatieve magazijnprocessen. Maak een gratis demo aan en zie hoe Rentman je helpt om het werk van jou en je team eenvoudiger te maken.