Ein Teil der Organisation deines Unternehmens ist die Suche nach Arbeitsabläufen, in denen du deinem Team manuelle Arbeit abnehmen und Frustration vermeiden kannst, indem du Prozesse vereinfachst. Für AV- und Produktionsunternehmen treten diese Frustrationen häufig im Lager auf.
Dein Lager ist ein wesentlicher Bereich deines Unternehmens, denn hier verlässt das Material für deine sorgfältig geplanten Veranstaltungen den Betrieb. Wenn im Lager Fehler gemacht werden, kann dies katastrophale Auswirkungen auf deine geplante Veranstaltung haben. Dies wirkt sich nicht nur auf das gesamte Unternehmen aus, sondern auch auf die Produktivität und Leistung deiner Mitarbeiter.
Wir führen dich durch die häufigsten Lagerfrustrationen, die wir von AV- und Produktionsunternehmen hören und zeigen dir, wie die richtige Software dir bei der Verbesserung der Organisation und Effizienz in deinem Lager helfen kann.
Verlegen oder Verlust von Material
Egal wie organisiert dein Lager auch sein mag, wenn Material nicht zurückkommt oder verlegt wird, kann dies zu Verzögerungen in deinem Lagerprozess und der Bestandsverwaltung führen. Außerdem kann der Verlust eines teuren Materials sehr kostspielig sein - besonders wenn du keine Ahnung hast, wo es zuletzt war. Das macht eine Rückverfolgung der Schritte unmöglich und bedeutet, dass du mehr Geld investieren musst, um verlorene Materialien zu ersetzen.
Die beste Möglichkeit, stets zu wissen, wo sich deine Materialien befinden, ist, alles mit QR- und/oder Barcodes zu versehen. Du kannst dann eine spezielle Software verwenden, um die Codes zu scannen und die Bewegungen der einzelnen Artikel zu erfassen. Wenn das Material nicht zurückgescannt wird, weißt du sofort, welcher Artikel fehlt und wo er zuletzt war. Bei sehr teuren Geräten sind die Kosten für die Implementierung einer solchen Lösung im Vergleich zu den Wiederbeschaffungskosten verschwindend gering. Wenn du das nächste Mal deinen CDJ2000 verlegst, kannst du ihn leichter ausfindig machen, anstatt sofort wieder 1.500 - 2.000 € (exkl. MwSt.) für ein neues Gerät zu investieren.
Außerdem kannst du mit einer solchen Software dein Inventar organisieren und regelmäßige Inventurzählungen durchführen, um sicherzustellen, dass alles an seinem vorgesehenen Platz ist, bevor es bei einer Veranstaltung benötigt wird.
Änderungen in letzter Minute verfolgen
Änderungen in letzter Minute sind in der Veranstaltungsbranche kaum zu vermeiden. Der Umgang mit diesen Änderungen kann sehr schwierig sein, wenn sie nicht korrekt zwischen Lager und Büro kommuniziert werden. Wenn z. B. Materialien, die nicht geplant waren, bei einem Auftrag eingesetzt werden müssen, muss dies dokumentiert werden, damit diese Materialien nicht bei anderen Projekten eingeplant werden.
Eine Lösung für dieses Problem wird durch die Implementierung einer Softwarelösung leicht gemacht, die Änderungen des Materials im Lager verfolgt. Die Lösung, die du wählst, sollte als zentraler Ort für den Zugriff auf Informationen dienen. Auf diese Weise können sowohl die Mitarbeiter im Büro als auch im Lager synchron miteinander arbeiten.
Es ist auch von Vorteil, eine cloud-basierte Lagerlösung zu implementieren, da sie eine Zusammenarbeit in Echtzeit von jedem Standort aus ermöglicht. Auf diese Weise kannst du Änderungen an deinem Material auch von unterwegs verfolgen und nicht nur, wenn du im Lager bist.
Versehentliches Einplanen von defektem Material
Stelle dir Folgendes vor: Du hast einem Kunden bei der Organisation eines großartigen Sommerfestes geholfen. Alle hatten eine tolle Zeit, aber bei der Rückkehr ins Lager stellst du fest, dass der DJ zu begeistert war und den Cue-Knopf deines CDJ2000 zu sehr strapaziert hat (und außerdem 4 Liter Bier darüber verschüttet wurden).
Equipment wird zwangsläufig beschädigt werden, sei es beim Transport oder durch einen Kunden bei einer Veranstaltung. Aus diesem Grund sind Wartung und Reparaturen ein wichtiger Bestandteil eines jeden AV- oder Produktionsbetriebes. Noch wichtiger ist es, festzustellen, welche Artikel beschädigt sind und das Lager daher nicht verlassen sollten. Wenn kaputte Artikel ausgeliefert werden, kann dies Folgen haben, wie z. B.:
- Verlorene Zeit, weil jemand den Artikel zurück oder ein funktionierendes Teil bringen muss.
- Wirkt auf deine Kunden unprofessionell.
- Ein Ärgernis für die Mitarbeiter vor Ort - insbesondere für Freiberufler.
Um die Planung defekter Artikel zu vermeiden, kannst du am besten eine Lagersoftwarelösung implementieren, mit der du jeden defekten Artikel erfassen und aus der Verfügbarkeit im Lager entfernen kannst. Bonuspunkte gibt es, wenn du dies unterwegs bei einer Veranstaltung oder beim Transport tun kannst. Dies stellt sicher, dass der Artikel nicht für einen anderen Auftrag geplant werden kann, bis er repariert ist, und bedeutet, dass du dir von deinen Mitarbeitern nicht mehr Kommentare anhören musst, wie: "Ach ja, das hatte ich vergessen zu erwähnen...", wenn du auf defekte Artikel stößt.
Tipp: Indem du in einer speziellen Softwarelösung verfolgst, welche Artikel beschädigt wurden, kannst du eine Historie davon erstellen, welche Artikel am meisten beschädigt wurden und so in der Zukunft basierend darauf bessere Entscheidungen treffen.
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