Die Inventur ist ein geschicktes Verfahren für dein Unternehmen, um im Falle von Verlust oder Diebstahl eine genaue Zählung deines Inventars zu erhalten. Es handelt sich um den Prozess der Zählung deines aktuellen Inventars (sowohl Vermietung als auch Verkauf!) und den anschließenden Vergleich des Resultats der vorherigen Zählungen mit der aktuellen. Die Inventur wird durchgeführt, um Unterschiede in den Mengen zu bewerten.
Es ist sehr wichtig, dass dein Inventar jederzeit auf dem aktuellen Stand ist. Andernfalls kann es leicht zu plötzlichen Mängeln beim Material kommen, was bedeutet, dass du dich um Alternativen oder Zumietungen kümmern musst. Durch die Zählung kannst du feststellen, ob deine Inventurprozesse gut funktionieren. Wenn dies nicht der Fall ist, kannst du zusätzliche Prüfungen oder Verfahren einführen, um effizienter zu arbeiten und Verluste zu reduzieren.
Einige Unternehmen führen bereits regelmäßige Bestandszählungen durch und andere fragen sich vielleicht, wie sie damit am besten beginnen können. In diesem Artikel geben wir dir Ratschläge, die dir bei der Durchführung einer Inventur helfen und die ersten Schritte erleichtern.
Welche Art von Inventurzählung solltest du durchführen?
In der Veranstaltungsbranche haben viele Unternehmen das ganze Jahr über einen vollen Terminkalender. Dadurch kann es schwierig sein, Zeit für die Durchführung deiner Inventur zu finden. Es gibt 2 Methoden, die du für deine Inventurzählung in Betracht ziehen solltest:
- Eine vollständige Inventurzählung deines gesamten Materials.
- Regelmäßige Zählung in Zyklen jeweils von Teilbereichen deines Inventars.
Letztendlich enden beide Methoden mit der Zählung deines gesamten Inventars. Es ist an dir zu entscheiden, ob du die vollständige Zählung in 1-2 Tagen durchführen oder diese in kleinere Zeiträume über das Jahr verteilen möchtest.
Ein Vorteil der Zählung in Zyklen ist, dass du, wenn du mit der Zählung einiger Regale beginnst und Mängel aufgrund von Diebstahl feststellst, problemlos vor der nächsten Zählung strengere Prozesse im Lager einführen kannst. Bei einer vollständigen Inventur würde dies erst am Ende der Gesamtzählung geschehen.
Wann solltest du deine Inventur durchführen?
Wir haben zuvor über verschiedene Methoden zur Zählung deines Inventars gesprochen. Wenn du dich für eine Zählung in Zyklen entscheidest, kannst du wählen, ob du die Zählung jährlich, halbjährlich oder öfter durchführen möchtest.
Der richtige Zeitpunkt für die Durchführung der Inventur ist für jedes Unternehmen anders, je nachdem, ob es sich hauptsächlich auf Festivals, Hochzeiten, Konferenzen usw. richtet. Wenn dein Unternehmen mehrere Arten von Live-Veranstaltungen betreut, kann es so wirken, als hättest du nie einen freien Moment, weil jederzeit Veranstaltungen stattfinden.
Es kann schwierig sein, den Betrieb ganz einzustellen oder einen ruhigen Zeitpunkt zu finden, wenn das Geschäft boomt - und das ist auch in Ordnung!
Gib dein Bestes, um einen Tag oder Nachmittag zu finden, an dem du keine neuen Projekte planst oder nicht viel im Lager ein- oder ausbuchst. Wenn das nicht möglich ist, stelle sicher, dass jemand die Mitarbeiter, die mit der Inventur beschäftigt sind, während der Inventurzählung manuell informiert, wenn Material an anderer Stelle benötigt wird.
Wer sollte an der Inventur beteiligt sein?
Vielleicht möchtest du auch über die Mitarbeiter nachdenken, die dir bei der Inventurzählung helfen sollen. Du möchtest sicherstellen, dass dein “Inventur-Team” sehr präzise und konzentriert arbeitet, denn das trägt dazu bei, menschliche Fehler im Prozess zu reduzieren. Biete deinem Team Pizza und Bier als Anreiz für eine sauber abgeschlossene Inventur 😉
Beschleunige deine Arbeitsabläufe mit Software
Wir empfehlen dir dein Inventar und deine Planung in einer Vermietungssoftware zu verwalten. Dadurch wird sichergestellt, dass du über die aktuellsten Inventarlisten verfügst, einschließlich dessen, was sich momentan bei Veranstaltungsorten oder in der Werkstatt befindet. Wenn du Stift und Papier oder Excel verwendest, kann es leicht zu veralteten Listen kommen, die die Änderungen, die du bereits am Inventar vorgenommen hast, nicht widerspiegeln.
Softwaresysteme können den Inventurzählvorgang erheblich beschleunigen, da du dich weder mit manuellen Tabellen noch handschriftlichen Notizen herumschlagen musst. Die meisten Softwareprogramme informieren ihre Nutzer auch aktiv, wenn während des Prozesses Differenzen bei der Inventurzählung auftreten. Die Notwendigkeit manueller Berechnungen wird dadurch verringert.
Beschleunige deine Zählung durch Scannen
In der Regel ermöglicht es dir deine Software, die Zahlen entweder manuell einzutragen oder durch automatisches Scannen zu aktualisieren. Wir empfehlen dir, dir die Zeit zu nehmen, das Scannen deines Materials einzurichten, damit du die Items leicht verfolgen und einen Verlauf der Scans sehen kannst.
Mit dem Scannen kannst du auch einfach durch das Lager gehen und jeden Artikel schneller scannen, als wenn du ihn manuell kontrollieren würdest. Dies hilft dir, deinen Zählvorgang weiter zu beschleunigen. Du kannst sogar dein Mobiltelefon oder Tablet benutzen🎉.
Auch wenn du das Scannen deiner Materialien noch nicht eingerichtet hast, ist es nie zu spät! Sieh dir unsere Tipps zur Einrichtung von QR- oder Barcodes für dein Material an.
Analysiere deine Inventur und nimm Änderungen anhand der Ergebnisse vor
Sobald du deine Zählungen abgeschlossen hast, ist es wichtig, die Daten zu analysieren.
Gab es mehr Mängel als du erwartet hattest? Ist dies auf vor Ort verlorenen gegangene Materialien zurückzuführen? Oder Diebstahl? Die Ermittlung der Gründe für Mengenabweichungen kann dir dabei helfen, deinen Lagerbestand in Zukunft besser zu verwalten.
Du kannst effizientere Verfahren oder Kontrollen einführen, um Verluste zu reduzieren.
Zudem, kannst du die Gelegenheit auch nutzen, um sicherzustellen, dass Wartungs- und Reparaturarbeiten durchgeführt werden, wenn du während der Zählung feststellst, dass Artikel beschädigt sind.
Es ist einfach, die Gründe für die aufgetretenen Unstimmigkeiten zu finden. Wichtig ist, dass du Abläufe anpasst und Verfahren einführst, die helfen, diese zu reduzieren.
Wenn du beispielsweise feststellst, dass du bei Veranstaltungen viele Materialien verlierst, aber nicht weißt, bei welchen Veranstaltungen, dann kannst du das Scannen von Materialien einführen. Dadurch kann jeder einzelne Artikel zurückverfolgt und eine Historie der Scans angezeigt werden, um zu sehen, wo die Artikel verloren gegangen sind.
Es gibt nichts Schlimmeres, als ein Material im Wert von Tausenden von Euros zu verlieren und nicht zu wissen, wann und wo es verloren gegangen ist. Dank des Scannens hast du einen detaillierten Überblick darüber, wo die Artikel gewesen sind.
Führe deine Zählungen mit Rentman fort
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass selbst wenn du eine Inventarverwaltungslösung besitzt, es dennoch wichtig ist, regelmäßige Inventurzählungen durchzuführen, falls die Abläufe nicht so effizient funktionieren, wie sie sollten. Inventurzählungen helfen dabei, plötzliche Mängel zu reduzieren und festzustellen, welche internen Verfahren angepasst werden müssen, um deine Geschäftsabläufe insgesamt zu verbessern.
Rentman verwaltet nicht nur dein gesamtes Inventar, sondern hilft dir auch bei der einfachen Durchführung deiner Inventur. Unsere Vermietverwaltungssoftware stellt dir nicht nur ein spezielles Feature für die Zählung deines Inventars zur Verfügung, sondern informiert dich auch während der Zählung sofort über Inventurdifferenzen.
Hier kannst du mehr darüber erfahren, wie Rentman dir bei deiner Inventur helfen kann: Führe deine Inventur mit Rentman durch.
