Een voorraadtelling is een handige manier om voor je inventarisdata weer nauwkeurig te krijgen. Door je huidige voorraad in kaart te brengen en te vergelijken met je database weet je hoeveel je in de afgelopen tijd bent verloren. Daarmee zorg je er gelijk voor dat je in de toekomst alleen materialen die ook daadwerkelijk in je magazijn liggen.
Sommige bedrijven voeren al regelmatig inventarisaties uit. Anderen vragen zich misschien af hoe ze moeten beginnen. In dit artikel geven we je een aantal tips bij het uitvoeren van een voorraadtelling.
Twee soorten inventarisaties
In de eventsector kan het gemakkelijk het hele jaar door druk zijn. Dit kan het lastiger maken om de tijd te vinden om je voorraad te tellen. Je kunt voorraadtellingen op twee manieren inplannen:
- Een volledige telling van alle materialen.
- Een regelmatige gedeeltelijke telling van je voorraad.
Met beide methodes eindig je uiteindelijk met een volledige voorraadtelling. Je kunt zelf bepalen of je de volledige telling binnen 1-2 dagen wilt doen of dit in kleinere tijdsbestekken wilt verspreiden over het hele jaar.
Wanneer je een voorraadtelling kunt uitvoeren
Het vinden van het juiste moment om de voorraadtelling uit te voeren zal er voor elk bedrijf anders uitzien, afhankelijk van of ze voornamelijk bezig zijn met festivals, bruiloften, conferenties, etc. Als je bedrijf zich vooral richt op meerdere soorten live-evenementen, kan het lijken alsof je nooit een vrij moment hebt.
Hierdoor kan het moeilijk zijn om de activiteiten volledig stop te zetten of de juiste tijd te vinden in deze drukke periodes - en dat is oké! Probeer een moment te vinden waar je geen nieuwe projecten plant of veel materialen in of uit het magazijn boekt. Als dat niet mogelijk is, zorg er dan voor dat mensen de tellers informeren wanneer materialen ergens anders nodig zijn.
Wie kun je hierbij betrekken?
Misschien wil je ook al nadenken over wie je gaat helpen bij de voorraadtelling. Het is vanzelfsprekend handig om mensen te kiezen die nauwkeurig kunnen werken. Dit helpt om het aantal fouten te verminderen. Om je team extra te motiveren kun je er altijd een pizza en bier beloning bij doen.
Gebruik software om voorraadtellingen te ondersteunen
We raden aan om je voorraad en planning met een geschikt voorraadbeheersysteem of verhuursoftwaresysteem uit te voeren. Hierdoor weet je zeker dat je up-to-date bent met de voorraad, inclusief alles wat op locatie of in de werkplaats staat.
Als je pen en papier of Excel gebruikt kan het voorkomen dat deze lijst niet meer actueel is. De veranderingen die je hebt aangebracht in de voorraad zullen dit dan ook niet volledig reflecteren.
Een goed systeem kan de inventarisatie versnellen doordat je je geen zorgen hoeft te maken om spreadsheets of aantekeningen die met de hand zijn geschreven. Vaak informeert software gebruikers ook actief wanneer er verschillen in de voorraad voorkomen tijdens het proces. Hierdoor zijn handmatige berekeningen minder snel nodig.
Gebruik eventueel een scanner
Meestal kun je met voorraadsoftware materialen handmatig tellen en bijwerken of deze scannen zodat de materialen automatisch worden bijgewerkt.
Indien je een geschikt softwaresysteem gebruikt kun je de telling (deels) uitvoeren door te scannen. Materialen die je dan scant worden direct aan de telling toegevoegd. Met Rentman kun ook je telefoon of tablet gebruiken om te scannen.
Analyseer de telling en pas deze aan op basis van de resultaten
Nadat de telling is afgerond, is het belangrijk om deze data ook te analyseren. Waren er meer items met een tekort dan je in eerste instantie had verwacht? Komt dit door verloren materialen op locatie of eventueel diefstal?
Met het achterhalen van de redenen weet je of je eventueel moet bijsturen op processen waar het misgaat. Als je geen idee hebt waar materialen zijn kwijtgeraakt kun kun je overwegen om QR- en/of barcodes in te voeren. Zo kun je, in combinatie met een softwaresysteem, van elk item bijhouden waar het geweest is en dus waar je het verloren hebt.
Als je nog geen gebruik maakt van QR- of barcodes is dit misschien ook een moment om dat te overwegen. We hebben een aantal tips op een rijtje gezet voor het succesvol opzetten van QR- of barcodes.
Zet je telling voort met Rentman
Rentman beheert niet alleen je gehele voorraad maar helpt je ook om eenvoudig je voorraad te tellen. Met onze voorraadtelling word je direct geïnformeerd over je tekorten en overschotten tijdens het tellen. Lees meer over hoe Rentman je kunt helpen met de voorraadtelling in het volgende artikel: voorraad tellen.