Los conteos de inventario son una gran herramienta para que tu negocio obtenga un conteo preciso de tu inventario en caso de pérdida o robo. Es el proceso de contar tu inventario actual (¡tanto de alquiler como de venta!) y compararlo con los conteos de los que ya dispones para cada artículo para evaluar si hay diferencias en las cantidades.
Es muy importante asegurarse de tener el inventario más actualizado. De lo contrario, es fácil que se produzca una escasez repentina de equipos, lo que te obligará a buscar alternativas o a subalquilarlos. Al disponer de este conteo preciso, puedes determinar si tus procesos de inventario están funcionando bien y, si no es así, poner en marcha controles o procesos adicionales para trabajar de forma más eficiente y reducir las pérdidas.
Algunas empresas ya llevan a cabo conteos regulares de inventario y otras pueden preguntarse cómo empezar. En este artículo, te guiaremos a través de los consejos que debes tener en cuenta a la hora de realizar o empezar a realizar tus conteos de inventario.
¿Qué tipo de conteo de inventario debes hacer?
En el sector de los eventos, las empresas pueden estar fácilmente ocupadas durante todo el año. Esto puede hacer que sea un poco más difícil encontrar el tiempo para realizar un conteo de inventario. Hay 2 métodos a considerar para contar tu inventario:
- Un inventario completo de todo tus equipos.
- Hacer un conteo cíclico con pequeñas secciones de tu inventario regularmente.
Al final, ambos métodos terminan con el conteo de tu inventario completo. Tu decides si quieres hacer el conteo completo en 1 o 2 días o repartirlo en plazos más pequeños a lo largo del año.
La ventaja del conteo cíclico es que si empiezas a contar unos cuantos estantes y descubres que faltan artículos porque han sido robados, puedes aplicar fácilmente procesos más estrictos en el almacén para evitar que esto ocurra con el resto del inventario antes del siguiente conteo cíclico. Con un inventario completo, esto ocurriría al final del conteo total.
Cuándo ejecutar el conteo de inventario
Ya hemos mencionado anteriormente los diferentes métodos para contar tu inventario. A la hora de elegir cuándo realizar el conteo, puedes optar por hacerlo anualmente, semestralmente o más a menudo si haces un conteo cíclico.
Encontrar el momento adecuado para realizar el conteo de inventario será diferente para cada empresa, dependiendo de si atienden principalmente festivales, bodas, conferencias, etc. Si tu empresa sirve varios tipos de eventos en directo, puede parecer que nunca tienes un momento libre porque siempre hay eventos en marcha.
Por ello, puede ser difícil detener por completo las operaciones o encontrar momentos tranquilos cuando el negocio está en auge, ¡y eso está bien! Haz todo lo posible por encontrar un día o una tarde en la que no estés planificando nuevos proyectos o reservando muchas entradas o salidas del almacén. Si eso es imposible, asegúrate de que el personal informa manualmente a los contadores durante el conteo de inventario cuando los artículos se necesitan en otro lugar.
¿Quién debe participar?
También debes pensar en el equipo que te ayudará con el conteo de inventario. Debes asegurarte de contar con un equipo que preste mucha atención a los detalles y a la concentración. Esto ayudará a reducir cualquier error humano en el proceso. Incluso puede ser una buena idea sobornarlos con pizza y cerveza para endulzar el trato 😉 .
Acelera tus procesos con el software
En primer lugar, te recomendamos que te asegures de mantener tu inventario y planificación en un software de gestión de alquileres. Esto garantizará que tengas los conteos de inventario más actualizados, incluyendo lo que ya está en el lugar o en mantenimiento. Si utilizas papel y lápiz o Excel, es fácil que tus listas no estén actualizadas y no reflejen los cambios que ya has realizado en el inventario.
Los sistemas de software también pueden acelerar el proceso de conteo de inventario de manera significativa, ya que no hay que manejar hojas de cálculo manuales o notas escritas a mano. La mayoría de los programas informan activamente a los usuarios cuando se producen diferencias en los conteos de inventario durante el proceso, lo que reduce la necesidad de realizar cálculos manuales.
Acelerar el conteo con un sistema de escaneo
Normalmente, tu software de inventario te permitirá contar y actualizar los números manualmente o escanear y actualizar los números automáticamente. Te recomendamos que te tomes el tiempo de configurar el escaneo de tu equipo para que puedas rastrear fácilmente los artículos y ver un historial de los escaneos.
Con el escaneo, también puedes recorrer fácilmente el almacén y escanear cada artículo mucho más rápido que comprobarlo manualmente. Esto te ayudará a acelerar aún más el proceso de conteo. Incluso puedes utilizar tu teléfono móvil o tableta 🎉. Si no has configurado tu equipo para escanear, ¡nunca es demasiado tarde! Consulta nuestros consejos para configurar los códigos QR o los códigos de barras de tu equipo.
Analizar el conte y adaptate en base a los resultados
Una vez finalizados los conteos, es importante analizar los datos. ¿Hubo más artículos con escasez de los que preveías? ¿Se debe a la pérdida de artículos en el lugar? ¿a robos? Determinar las razones de las diferencias en las cantidades puede ayudarte a gestionar mejor tu inventario en el futuro, ya que puedes poner en marcha procesos o controles más eficaces para reducir las pérdidas. También puedes aprovechar la oportunidad para garantizar el mantenimiento y la reparación si observas que algunos artículos están dañados durante los conteos.
Encontrar las razones por las que se han producido imprecisiones es fácil. Lo importante es que te adaptes y pongas en marcha procesos que ayuden a reducirlas.
Por ejemplo, si te das cuenta de que pierdes mucho equipo en los eventos pero no sabes en qué eventos, entonces puedes implementar el escaneo para que se pueda rastrear cada artículo individual y se pueda ver un historial de escaneos para ver dónde se perdieron los artículos. No hay nada peor que perder un artículo que vale miles de dólares y no saber cuándo o dónde se perdió. Con el escaneo, se tiene una visión más detallada de dónde han estado los artículos.
Continúa tus conteos con Rentman
En resumen, aunque dispongas de una solución de gestión de inventarios, sigue siendo importante llevar a cabo conteos de inventario periódicos en caso de que los procesos no estén funcionando con la eficacia que deberían. Los conteos de inventario te ayudan a reducir los desabastecimientos repentinos y a determinar qué procesos internos deben ajustarse para mejorar el funcionamiento general de tu empresa.
Rentman no sólo gestiona todo tu inventario, sino que también te ayuda a realizar fácilmente tu conteo de inventario proporcionando una sección dedicada al conteo de tu inventario e informándote inmediatamente de las carencias o excesos de inventario durante los conteos. Puedes leer más sobre cómo Rentman puede ayudarte con tus conteos de inventario aquí: Cuenta tu inventario con Rentman.
