7 Tips om je QR- en barcodes succesvol op te zetten

Starten met het gebruiken van QR- en/of barcodes kan een grote stap zijn voor je verhuurbedrijf. Door te werken met labels kun je materiaalgebruik en gerelateerde kosten eenvoudiger bijhouden en heb je altijd een historisch overzicht van je materieelinzet.

Wanneer je start met het opzetten van QR- of barcodes zijn er verschillende keuzes die je kunt maken om ervoor te zorgen dat je labels zo duurzaam en efficiënt mogelijk gebruikt worden. Er is niets vervelender dan tijd te verspillen aan het scannen van te kleine of beschadigde codes.

De volgende tips helpen je om scannen in je magazijn zo efficiënt mogelijk op te zetten.

1. QR-codes of Barcodes

Deze vraag krijgen we vaak en het antwoord is niet eenduidig – dit is afhankelijk van waar je de codes voor wilt gebruiken. Bij Rentman raden we over het algemeen QR-codes aan omdat ze:

• Meer informatie kunnen bevatten
• Kleiner zijn
• Beter scanbaar zijn, zelfs met beschadiging

Barcodes zijn echter weer beter als het gaat om kabels. Bij dunne en ronde oppervlakken werken QR-codes minder goed, hier komen barcodes goed van pas.

2. Hoe kan ik mijn codes het beste scannen?

Om te beginnen, kun je QR- en barcodes scannen met je smartphone door gebruik te maken van de Rentman App. Scannen met je smartphone is niet alleen vriendelijk voor de portemonnee, maar het betekent ook dat je scanner altijd met je meereist.

Maar het gebruik van je eigen smartphone heeft ook z’n beperkingen. De meesten van ons hebben weleens te maken met een gebroken scherm of een korte levensduur van de batterij. Vanwege dit (en de andere taken die je vaak op je mobiel wilt uitvoeren) kunnen smartphones niet de beste oplossing zijn voor degene die veel moeten scannen.

Laserscanners kunnen hierin uitkomst brengen. Deze zijn gemaakt voor precies die taak en scannen over het algemeen een stuk sneller dan je mobiele camera. We raden aan om gebruik te maken van de Zebra TC21 & TC26 scanners. Beide scanners draaien op Android, waardoor je met de Rentman App kunt werken.

Zebra scanners kunnen ook goed tegen een stootje – je kunt ze laten vallen, gebruiken in de regen en met hoge temperaturen zonder zorgen dat je scanner het begeeft.

3. Welk materiaal kan ik het beste gebruiken voor mijn labels?

QR-codes hebben vier verschillende niveaus van foutcorrectie, bekend als het ECC-niveau. Hoe hoger het niveau, des te beter de code leesbaar blijft wanneer deze is beschadigd of bedekt. De QR-codes die we bij Rentman leveren, hebben allemaal het hoogste ECC-niveau 💪.

Ook met een hoog ECC-niveau kunnen beschadigingen optreden. Daarom is het belangrijk om een beschermende coating te hebben. Welke coating je ook gebruikt, het is belangrijk dat deze tegen vloeistoffen, licht en krassen beschermt en tegelijkertijd niet-reflectief is. Sommige coatings hebben een glanzende afwerking, door de reflectie van het licht zijn deze vaak moeilijker te scannen.

Wanneer je besluit je eigen codes te printen, zorg er dan voor dat je gebruik maakt van de beste coating. We raden aan om hierover contact op te nemen met een leverancier van labels.

4. Hoeveel tekens moeten mijn codes bevatten?

Een QR-code is een visualisatie van alfabetische en/of numerieke code. Hoe minder tekens je gebruikt, hoe kleiner je code en hoe makkelijker je deze scant. Als je bijvoorbeeld 6 tekens gebruikt kan de code voor 30% beschadigd zijn en is deze nog steeds goed te lezen.

5. Maakt de grootte van het label verschil?

QR-codes kunnen gebruikt worden in kleinere formaten dan barcodes, waardoor ze vaak de voorkeur krijgen.

Bij het bepalen van de gewenste grootte van je QR-code is het belangrijk rekening te houden waar je mee scant. Hier zijn twee voorbeelden

1. Wanneer je met de mobiele Rentman App wilt gaan scannen is het belangrijk te weten dat de prestatie van iedere mobiele camera sterk kan verschillen. Wanneer je QR-codes te klein print kunnen deze onleesbaar worden voor sommige camera’s. Daarom raden we aan je codes nooit kleiner te printen dan 7mm bij 7mm.

2. Wanneer je een scanner gebruikt, moet je rekening houden met de afstand tussen de scanner en je materiaal.

6. Zelf labels printen of geprinte labels kopen?

Wanneer je zelf labels wilt printen in Rentman kun je het ontwerp hiervan zelf opstellen, inclusief je eigen logo. Zelf printen kan ook veel tijd in beslag en een lastige klus zijn wanneer je niet de juiste materialen hebt.

Om jezelf wat tijd en stress te besparen, kun je QR-codes bestellen bij een externe leverancier. De QR-codes die Rentman levert zijn niet aan te passen maar beschikken wel over een robuuste coating waardoor ze water, vuil en licht goed kunnen weerstaan.

Je bestelde QR-codes kun je direct aan je materialen toevoegen in Rentman door ze te scannen of de code handmatig in te voeren.

7. Wat voor een printer heb ik nodig?

We krijgen bij Rentman vaker de vraag welke labelprinters het beste zijn. Met zoveel verschillende uitvoeringen op de markt en verschillende wensen van bedrijf is het niet makkelijk om specifieke aanbevelingen te geven. Zelf hebben we onze labels succesvol geprint met de Dymo LabelWriter, maar er zijn genoeg andere modellen die dit werk even goed doen.

Gebruik je Rentman om je codes te printen? Dan is het handig om te weten dat je in Rentman alleen QR-codes kan genereren. Barcodes zul je op een andere manier moeten verkrijgen. Je in Rentman gegenereerde QR-codes kun je als .PDF exporteren en vervolgens printen met je eigen labelprinter.

Testen en nog meer testen

De bovenstaande tips helpen je om scannen succesvol op te zetten voor jouw materialen. Wanneer je twijfelt over de inzetbaarheid is testen het beste dat je kunt doen. Alleen zo kom je erachter of de materialen, grootte en inhoud van je labels werken voor jouw materialen en hoe het helpt om je magazijnproces te optimaliseren.

Nog geen Rentman gebruiker? Start vandaag met een 30-dagen gratis proefperiode en ervaar hoe onze software je kan helpen bij het scannen van je materialen.