Parte integrante del lavoro di gestione di un’azienda è individuare aree di miglioramento nei processi interni, semplificandoli e riducendo al minimo la frustrazione del team. Per un’azienda del noleggio per eventi, la maggior parte delle frustrazioni si verifica in magazzino.
Il magazzino è infatti parte essenziale di questo tipo di attività, perché è il luogo dove viene preparato il materiale per ogni evento. Un errore commesso in magazzino può avere un grande impatto non solo sulla pianificazione dell’evento, ma anche sui risultati aziendali e sulla produttività ed efficienza dei dipendenti.
Nella top 10 delle problematiche che ci vengono esposte giornalmente dalle aziende che cercano aiuto in Rentman, le più gettonate sono sicuramente relative alla gestione dei processi in magazzino. In questo articolo, abbiamo selezionato le tre frustrazioni in assoluto più comuni in un magazzino AV, spiegando come risolverle con un software dedicato.
La perdita del materiale
Indipendentemente da quanto sia organizzato il tuo magazzino, la perdita di materiale o la sua mancata restituzione possono causare ritardi ai processi interni e alla gestione delle scorte. Se poi non è possibile localizzare la sua ultima posizione può essere necessario sostituirlo, e quindi affrontare ulteriori costi, anche piuttosto ingenti.
Il modo più indicato per tracciare il materiale è quello di utilizzare codici a barre o codici QR. Un gestionale per il magazzino ti permette di etichettare il materiale e di scansionarlo, seguendo ogni suo movimento e rimanendo aggiornato sugli articoli mancanti e sulla loro ultima posizione. I costi di implementazione di una simile soluzione sono irrisori se confrontati alla perdita e sostituzione di materiale di valore. Immagina ad esempio di perdere un CDJ2000: un software ti permetterebbe di rintracciarlo molto più facilmente, risparmiando 1500€ - 2000€ (tasse escluse) da investire nella sua eventuale sostituzione.
Inoltre, un software di gestione del magazzino ti permette anche di riorganizzare le tue scorte ed eseguire conteggi periodici dell’inventario per assicurarti che sia tutto al suo posto (prima che materiale mancante venga accidentalmente pianificato per il prossimo evento)
I cambiamenti dell’ultimo minuto
I cambiamenti dell’ultimo minuto sono difficili da evitare nel nostro settore, ed è ancora più difficile reagire prontamente se non c’è comunicazione adeguata tra magazzino e ufficio. Potrebbe infatti accadere che del materiale non pianificato venga spedito all’ultimo alla location di un evento, e che questa informazione, nella fretta, non venga comunicata. Di conseguenza, quell’articolo potrebbe essere pianificato su un altro evento nonostante non sia realmente disponibile.
Risolvere questo tipo di inconvenienti è più semplice con una soluzione che registri ogni variazione delle tue scorte. Una piattaforma simile può diventare l’unica fonte di informazioni, accessibile da tutti in azienda, così da permettere a ufficio e magazzino di lavorare in sincronia.
Scegliere una soluzione in cloud può aumentare i benefici, perché permette al tuo team di collaborare in tempo reale da qualsiasi postazione. I tecnici potrebbero infatti segnalare informazioni importanti anche in movimento e direttamente dalla location dell’evento, invece di aspettare di tornare in magazzino.
Pianificare per sbaglio il materiale in riparazione
Immagina: hai appena aiutato un cliente a organizzare un grande festival estivo. È andato tutto bene ed è stato un successo, ma al rientro in magazzino ti accorgi che il DJ si è entusiasmato un po’ troppo e ha rotto il tasto CUE del tuo CDJ2000 (oltre a rovesciarci sopra litri di birra).
Può capitare spesso che il materiale venga danneggiato, magari durante il trasporto o da un cliente durante l’evento. Per questo motivo, la manutenzione e le riparazioni sono fasi cruciali di una qualsiasi attività di noleggio e produzione per eventi. Ancora più importante è tenere traccia del materiale che è stato danneggiato e che non dovrebbe essere pianificato su altri eventi. Spedire erroneamente materiale rotto su un lavoro può avere diverse conseguenze:
- Perdita di tempo: l’articolo deve essere restituito e bisogna mandare materiale sostitutivo sulla location dell’evento (che deve essere a sua volta preparato).
- Perdita di professionalità di fronte al cliente.
- Aumento della frustrazione del personale in location, specialmente freelance.
Implementare una soluzione software per il tuo magazzino che ti permetta di tracciare danni e aggiornare le disponibilità del materiale può aiutarti a evitare queste situazioni. Soprattutto se puoi fare tutto questo sul momento, dal tuo smartphone. In questo modo ti assicuri di non pianificare materiale sul prossimo lavoro fino a quando non sarà riparato, e non dovrai più sentirti dire “Ah si, mi sono dimenticato di dirtelo…” da un collaboratore quando trovi materiale danneggiato.
Suggerimento: Tenere traccia del materiale in riparazione con una soluzione software ti permette di creare una cronologia del materiale che è stato danneggiato di più. Nel lungo termine, potrai individuare il materiale che ha avuto la vita più difficile e fare delle scelte per ottenere il massimo dal tuo inventario.
Prova Rentman
Migliaia di aziende nel noleggio e produzione per eventi si sono rivolte a Rentman con queste problematiche, cercando un modo migliore per risolverle. Rentman è la soluzione ideale per pianificare, tracciare e conservare il tuo materiale in condizioni ottimali.
Lascia che Rentman ti aiuti a metterti queste frustrazioni alle spalle e introduci processi più innovativi nel tuo magazzino. Puoi iscriverti a una prova gratuita con Rentman per scoprire come può rendere il lavoro in azienda più semplice.