Une partie de l'organisation de votre entreprise repose sur la recherche de domaines dans lesquels vous pouvez soulager le travail manuel et les frustrations de vos équipes en créant des processus plus simples. Pour les sociétés de production audiovisuelles, ces frustrations se produisent souvent dans l'entrepôt.
Votre entrepôt est une partie vitale de votre entreprise, car c'est de là que vous envoyez du matériel pour exécuter les événements sur lesquels vous avez travaillé dur. Si des erreurs sont commises dans l'entrepôt, cela peut avoir des effets désastreux sur votre événement planifié et même sur vos résultats. Cela affecte non seulement l'entreprise dans son ensemble, mais également la productivité et la performance de vos employés.
Dans cet article, nous vous expliquons les frustrations les plus courantes que nous entendons de la part des sociétés de production audiovisuelles qui cherchent à mieux organiser et améliorer l'efficacité de leur entrepôt et comment un logiciel dédié peut les aider.
Se tromper ou perdre un équipement
Quelle que soit l'organisation de votre entrepôt, si un équipement ne revient pas ou est parti sur une mauvaise production, cela peut entraîner des retards dans le processus de votre entrepôt et la gestion des stocks. De plus, perdre un équipement peut être très coûteux et signifie que vous devez investir de l'argent dans le remplacement de celui-ci.
La meilleure façon de toujours savoir où se trouve vos équipements est de tout étiqueter avec des QR-codes ou des code-barres. Vous pouvez ensuite utiliser un logiciel dédié pour scanner les codes et enregistrer les mouvements de chaque article. Par exemple, si un équipement n'est pas scanné une fois de retour, vous saurez immédiatement qu’il est manquant et sur quelle production il se trouvait en dernier. Pour un équipement très coûteux, le coût de mise en œuvre d'une telle solution est minime par rapport aux coûts de remplacement. La prochaine fois que vous égarez votre CDJ2000, vous pourrez le retrouver plus facilement au lieu de réinvestir immédiatement 1 500 € - 2 000 € (HT) pour un nouveau.
De plus, une solution comme celle-ci vous permet d'organiser et d’effectuer votre inventaire régulièrement pour vous assurer que tout est à sa place avant que cela ne soit nécessaire lors d'un événement.
Suivre les changements de dernière minute
Les changements de dernière minute dans l'industrie de l’audiovisuelle sont difficiles à éviter. De plus, la gestion de ces modifications peut être très difficile si elles ne sont pas correctement communiquées entre l'entrepôt et le bureau. Par exemple, si un équipement qui n'a pas été planifié doit sortir pour un événement, cela doit être enregistré afin que ces articles ne soient pas planifiés sur d'autres projets.
La résolution de ce problème est facilitée par la mise en œuvre d'une solution logicielle qui suit les modifications apportées aux équipements de l'entrepôt. La solution que vous choisissez doit servir de lieu central pour accéder aux informations. De cette façon, les équipes du bureau et de l'entrepôt peuvent travailler en synchronisation les unes avec les autres.
Il est également avantageux de mettre en œuvre une solution d'entrepôt basée sur le cloud, car elle permettra une collaboration en temps réel depuis n'importe quel endroit. De cette façon, vous pouvez également suivre les modifications apportées à l'équipement lors de vos déplacements et pas seulement lorsque vous êtes dans l'entrepôt.
Planifier accidentelle un équipement cassé
Imaginez ceci: vous avez aidé un client à organiser un superbe festival d'été. Tout le monde s'est bien amusé mais en rentrant à l'entrepôt, vous vous rendez compte que votre CDJ2000 est bien endommagé.
En effet, un équipement est susceptible d'être endommagé que ce soit pendant le transport ou par un client lors d'un événement. Pour cette raison, la maintenance et les réparations sont une partie importante de toute entreprise de production audiovisuelle. Plus important encore est le suivi des articles endommagés qui ne doivent pas être envoyés à un autre client. Si des articles cassés sont envoyés, cela peut avoir des implications telles que:
- Du temps perdu en raison de la nécessité de ramener l'article en entrepôt et de renvoyer une pièce en bon état. Sachant que ce nouvel élément doit également être reconfiguré.
- Ne pas paraître professionnel à vos clients.
- Un désagrément pour l'équipe travaillant sur place - en particulier les intermittents.
Pour éviter de planifier des articles cassés, implémentez une solution logicielle d'entrepôt qui vous permet d'enregistrer chaque article cassé et de le retirer de la disponibilité dans l'entrepôt. Des points bonus si vous pouvez le faire en déplacement lors d'un événement ou lors du transport. Cela garantira que l'élément ne pourra pas être planifié sur un autre projet tant qu'il ne sera pas réparé.
Conseil pro: En suivant vos articles endommagés dans une solution logicielle dédiée, vous pouvez créer un historique des articles les plus endommagés. Vous pouvez aussi voir quel équipement a eu la durée de vie la plus difficile pour vous assurer de maximiser votre inventaire.
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