Parte de la organización de tu empresa consiste en buscar áreas en las que puedas aliviar el trabajo manual y las frustraciones de tu equipo creando procesos más sencillos. En el caso de las empresas audiovisuales y de producción, estas frustraciones comunes suelen producirse en el almacén.
Tu almacén es una parte vital de tu negocio, porque es donde enviaras el equipo para ejecutar los eventos que te has esforzado en planificar. Si se cometen errores en el almacén, esto puede tener efectos desastrosos en tu evento planificado e incluso en tus resultados. No sólo afecta al negocio en general, sino también a la productividad y el rendimiento de tus empleados.
Te explicaremos las frustraciones más comunes en los almacenes que escuchamos de las empresas audiovisuales y de producción que buscan organizar mejor y mejorar la eficiencia de sus almacenes, y cómo puede ayudar el software dedicado.
Extravío o pérdida de equipos
Por muy organizado que esté tu almacén, si el equipo no vuelve o se extravía, esto puede causar retrasos en el proceso de tu almacén y en la gestión del inventario. Además, la pérdida de un equipo caro puede resultar muy costosa, sobre todo si no se sabe dónde estuvo por última vez. Esto hace imposible encontrar pistas para recuperarlos y significa que tendrás que invertir más dinero para reponer los artículos perdidos.
La mejor manera de saber siempre dónde se encuentra tu equipo es etiquetar todo con un código QR o un código de barras. Puedes utilizar un software específico para escanear los códigos y registrar los movimientos de cada artículo. Si el equipo no se escanea, sabrás inmediatamente qué artículo falta y dónde estuvo por última vez. En el caso de equipos muy caros, el costo de implementar una solución de este tipo es minúsculo comparado con los costos de reemplazo. La próxima vez que pierdas tu CDJ2000, podrás localizarlo más fácilmente en lugar de volver a invertir inmediatamente entre 1.500 y 2.000 euros (sin impuestos) en uno nuevo.
Además, este tipo de software te permite organizar tu inventario y realizar recuentos periódicos para asegurarte de que todo está en su sitio antes de que se necesite en un evento.
Estar pendiente de los cambios de última hora
Los cambios de última hora en el sector audiovisual son difíciles de evitar. Además, gestionar estos cambios puede ser muy difícil si no se comunican adecuadamente entre el almacén y la oficina. Por ejemplo, si un equipo que no estaba planificado se requiere en algún evento, es necesario registrarlo para que esos artículos no se planifiquen en otros proyectos.
Resolver esto es fácil si se implementa una solución de software que haga un seguimiento de los cambios en los equipos del almacén. La solución que elijas debe servir como lugar central para acceder a la información. De este modo, tanto el equipo de la oficina como el del almacén pueden trabajar de forma sincronizada.
También es beneficioso si implementas una solución de almacén basada en la nube, ya que permitirá la colaboración en tiempo real desde cualquier lugar. De este modo, también podrás hacer un seguimiento de los cambios en los equipos sobre la marcha y no solo cuando estés en el almacén.
Planear accidentalmente un equipo roto
Imagínate esto: has ayudado a un cliente a organizar un increíble festival de verano. Todo el mundo se lo pasó muy bien, pero al volver al almacén te das cuenta de que el DJ se emocionó demasiado y rompió el botón de entrada de tu CDJ2000 con demasiada fuerza (además de derramar unos 4 litros de cerveza sobre él).
El equipo está destinado a sufrir daños, ya sea en el transporte o por un cliente en un evento. Por ello, el mantenimiento y las reparaciones son una parte importante de cualquier negocio audiovisual o de producción. Más importante aún es saber qué artículos están dañados y no deben enviarse. Si se envían artículos rotos, esto puede tener implicaciones como:
- Tiempo perdido debido a que alguien necesita traer el artículo de vuelta y traer un reemplazo que funcione. Este nuevo artículo también necesita ser reajustado.
- Se ve poco profesional frente a tus clientes.
- Una molestia para el personal que trabaja en el sitio, especialmente los autónomos.
Para evitar la planificación de artículos rotos, implementa una solución de software de almacén que te permita registrar cada artículo que se rompe y eliminarlo de la disponibilidad en el almacén. Y más aún si puedes hacerlo sobre la marcha mientras estás en un evento o en el transporte. Esto garantizará que el artículo no pueda planificarse en otro trabajo hasta que esté reparado y significará que ya no tendrás que escuchar "Ah, sí, se me olvidó mencionar..." de un compañero de trabajo cuando te encuentres con artículos rotos.
Consejo profesional: Si haces un seguimiento de los artículos dañados con una solución de software específica, puedes crear un historial de los artículos que más se han dañado. De este modo, podrás ver qué equipos han tenido una vida más dura para asegurarte de maximizar tu inventario.
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Miles de empresas audiovisuales y de eventos se han comunicado con Rentman y han mencionado estas frustraciones en busca de una mejor manera de resolverlas. Rentman proporciona la solución perfecta para la planificación, el seguimiento y el mantenimiento de tus equipos.
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