Fysieke evenementen zijn weer de norm, maar dat betekent niet dat deze vorm van evenementen weer op volle toeren draait. Eventplanners hebben moeite met het vinden van personeel voor evenementen.
Van een tekort aan mankracht tot het inplannen van verkeerde crewleden voor een evenement, evenementenplanners hebben te maken met een doolhof aan problemen.
In deze blog bespreken we de vier meest voorkomende problemen met personeelsbezetting voor evenementen en krijg je praktische en effectieve oplossingen om ze aan te pakken. Deze informatie vind je in dit artikel
Waarom is er een personeelstekort?
Je vraagt je misschien af waarom er überhaupt zo’n personeelstekort is. De evenementenindustrie is weer actief en herstelt zich na COVID-19, maar heeft ook te kampen met personeelsschaarste en een gebrek aan geschoolde arbeidskrachten. In de VS zijn er bijvoorbeeld zo'n 1,6 miljoen openstaande vacatures in de vrijetijds- en horecabranche.
Waarom is er zo’n tekort? De sector biedt traditioneel lagere lonen, variabele en onzekere uren en verplichte persoonlijke aanwezigheid. Waardoor veel functies onaantrekkelijk zijn voor mensen die op zoek zijn naar een vaste levensstijl.
Maar het betekent gelukkig niet het einde voor jouw evenementenbedrijf. Afhankelijk van je probleem kun je praktische oplossingen implementeren om de personeelsuitdagingen voor je evenement aan te pakken.
Laten we in deze uitdagingen én hun oplossingen duiken.
Uitdaging 1: Onvoldoende opgeleid personeel
Veel evenementenbedrijven kampen met name met een tekort aan geschoold personeel. Dit tekort heeft niet alleen effect op de kwaliteit van je projecten, maar kan ook het imago van je bedrijf schaden.
Stimuleer daarom opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden van je interne medewerkers. Denk aan een jaarlijkse opleidingsvergoeding tot het aanbieden van maandelijkse trainingen: dit zorgt ervoor dat jouw team op de hoogte blijft van de huidige technologie en strategieën.
Bouw daarnaast een netwerk van freelancers op door je huidige team om referenties te vragen. Mond-tot-mondreclame is goud waard in de evenementenbranche. Een goed netwerk kan daarbij je beste wervingsbron zijn. Maak dus gebruik van je netwerk voor aanbevelingen en gespecialiseerd talent om een pool van specialisten op te bouwen of uit te breiden.
Ten slotte: benadruk in vacatures niet alleen de verantwoordelijkheden van de functie. Maar ook het plezier en spanning dat er mee gepaard gaat. Laat mensen de unieke mogelijkheden zien die jouw evenementenbedrijf te bieden heeft. Dit inspireert om deel uit te maken van iets uitzonderlijks en niet alleen maar een rol te vervullen.
Uitdaging 2: Ingepland personeel komt niet opdagen
Het evenement is zorgvuldig door jou gepland, maar dan blijkt dat een groot deel van je team niet komt opdagen. Dit zorgt voor frustratie aan jouw kant, maar het komt ook onprofessioneel over. Met het risico dat nieuwe klanten niet meer terugkomen en op basis van hun ervaring jouw bedrijf niet aanbevelen bij collega's.
Dit scenario komt vaak voor in de evenementenbranche. Waarom? Omdat centrale communicatie met je team ontbreekt.
Het is gebruikelijk om via e-mail, WhatsApp, bellen en sms te communiceren met verschillende teamleden. Wanneer er last minute een wijziging plaatsvindt, moet je maar net op de hoogte zijn van de voorkeurscommunicatiemethode van elk betrokken teamlid. Dit wordt chaotisch en rommelig, omdat je meerdere mensen probeert te bereiken via verschillende platforms.
Personeelstekorten op het laatste moment komen voor, maar dit mag niet de norm zijn. Voorkom dergelijke scenario's door eventuele nieuwe evenementen en aankomende roosters met al je teamleden te delen. Gebruik personeelssoftware voor evenementen zoals Rentman om communicatiekanalen te beheren wanneer je met freelancers en externe medewerkers werkt. Stuur eenvoudig e-mails met persoonlijke planningen of een project call sheet om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van zijn werkschema en de laatste updates. Met als gevolg dat gepland personeel daadwerkelijk komt opdagen.
Uitdaging 3: Je weet niet wie de juiste persoon voor de functie is
Voor sommige evenementen zijn mensen met gespecialiseerde vaardigheden nodig. Maar als dit een nichevaardigheid is, hoe weet je dan welk personeelslid of welke freelancer deze vaardigheid bezit?
Naast het communiceren via verschillende platforms en het beheren en handmatig bijwerken van spreadsheets, is het moeilijk om ook nog te onthouden wie over welke specifieke vaardigheden beschikt en wie je dus het beste in kan plannen voor een klus.
Het vinden van de geschikte persoon voor de functie zou geen dagtaak mogen zijn. Het vergt wel enige voorbereiding vooraf.
Laat tijdens het onboarden nieuw personeel of freelancers een vragenlijst invullen waarin je hun vaardigheden en ervaring opvraagt. Organiseer deze informatie vervolgens in toegankelijke mappen, zodat iedereen die een planning moet maken er gemakkelijk bij kan. En voor elke rol snel de juiste persoon kan vinden.
Dit leidt tot meer efficiënte bij het maken van een personeelsplanning voor evenementen en zorgt ervoor dat Personeelsplanners of Project Managers minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar de juiste gekwalificeerde persoon en meer tijd kunnen besteden aan andere essentiële aspecten van evenementmanagement.
Wanneer je de invullingen van taken baseert op iemands vaardigheden in plaats van senioriteit, krijgen nieuwere bemanningsleden taken die bij hun vaardigheden passen. Op deze manier optimaliseer je jouw personeelsbestand en het vermindert de behoefte aan lange trainingssessies. Zo bespaar je kostbare tijd en bedrijfsmiddelen.
Uitdaging 4: Teamleden met de verkeerde vaardigheden worden ingepland voor evenementen
Wanneer je een teamlid een taak toewijst die zijn capaciteiten te boven gaat, volgt er chaos. Zo'n fout leidt tot fouten tijdens een evenement, paniek, vertragingen en ontevreden klanten.
Zo'n personeelsfout kan eenvoudig vermeden worden. Hoe? Wederom door de vaardigheden en ervaring van je personeel in kaart te brengen en deze informatie in mappen te ordenen.
Met nauwkeurige en actuele informatie over de vaardigheden van elk crewlidmaken Personeelsplanners en Project Managers minder fouten bij het selecteren van personeel voor een evenement.
Dit voorkomt paniek op het laatste moment, minimaliseert personeelstekort en zorgt voor tevreden klanten.
De conclusie
Het oplossen van het personeelstekort bij evenementen heeft tijd nodig. Maar praktische oplossingen zoals een groot netwerk van freelancers, een duidelijk overzicht van ieders vaardigheden en een communicatieplan zorgen voor minimale verstoringen en de zekerheid van betrouwbaar en kwalitatief personeel voor evenementen.
Wil je hiermee aan de slag gaan, overweeg dan om een oplossing voor evenementpersoneel te implementeren. Rentman helpt je de personeelsbeschikbaarheid te beheren via één gemakkelijke kalender, op de hoogte te blijven van last minute wijzigingen en het communiceren van roosters in slechts een paar klikken.
