Alles over Workforce Management

Wil jij personeelskosten verlagen, efficiëntie verhogen, processen automatiseren en de sfeer op de werkvloer een boost geven? Het blijkt dat veel organisaties hier naar op zoek waren. Ze vonden de oplossing in Workforce Management.

Maar wat is workforce management? Vaak wordt het gezien als een reeks processen. Deze definitie mist echter de kern en de voordelen ervan. Hoe zet je een goed workforce management systeem op? Hoe laat het je bedrijf groeien, terwijl het kosten drukt?

Je leest er alles over in deze gids. Dit is wat we zullen bespreken

1. Wat is workforce management?
2. Hoe werkt Workforce Management?
3. Voorbeelden van workforce management
3. Hoe Rentman binnen workforce management past

Wat is workforce management?

Workforce management (ook bekend als WFM) is meer dan alleen het bijhouden van gewerkte tijden en voltooide taken van je werknemers. Het is een strategie waarmee evenementenbedrijven teams optimaliseren en er zo voor zorgen dat altijd het juiste aantal mensen met de juiste vaardigheden beschikbaar zijn.

Hoe werkt Workforce Management?

Het beste WFM-systeem vindt de perfecte balans tussen de benodigde hoeveelheid werk en de hoeveelheid personeel die nodig is om dat werk af te handelen. Het vinden van dat evenwicht heeft een aanlooptijd nodig, maar er zijn stappen die je kunt nemen om een workforce management strategie te implementeren.

De eerste stap om je team zo efficiënt mogelijk in te zetten, is het bepalen van je bedrijfsdoelen, doelgroep en de sector waar je op focust.

Met een duidelijk beeld van je doelen en de typen klanten die je bedient, analyseer je je huidige personeelsbestand. Voldoet je netwerk van interne medewerkers en freelancers aan alle behoeften van je klant? Of heb je te veel freelancers die gespecialiseerd zijn in het één en te weinig in het ander?

Met deze antwoorden bepaal je welk type mensen je nodig hebt om aan deze behoeften te voldoen. Met een wervingsplan los je tekorten op of pak je potentiële overschotten aan.

Deze stappen vormen de basis voor een gezonde workforce management strategie.

Het verzamelen van deze gegevens en het handmatig invoeren ervan in een Excel-sheet is behoorlijk tijdrovend. Workforce management software kan dit proces versnellen door deze gegevens voor je te verzamelen en te helpen met planningen, personeelsbehoeften en het opstellen van prognoses.

Waar wordt workforce management voor gebruikt?

Elk bedrijf heeft andere prioriteiten. Maar de meesten, ongeacht grootte of bedrijfstak, willen over het algemeen efficiënter en productiever zijn dan hun concurrenten.

Het goede nieuws is dat er meerdere manieren zijn om dit te bereiken met behulp van workforce management.

Dit zijn de belangrijkste functies van een workforce management strategie.

Personeelstekorten oplossen

Het niet bij de hand hebben van de juiste mensen voor een evenement, schaadt de reputatie van je bedrijf en leidt tot last-minute stress en extra werk.

Met een workforce management systeem voorspel je jouw personeelsbehoefte. Hiermee vermijd je dat je klanten kwijt raakt of dat je niet aan hun eisen kan voldoen. Je pakt zo personeelstekorten proactief aan en huurt het juiste aantal mensen met de juiste vaardigheden in.

Hoe? Door de historische gegevens van je bedrijf, seizoensgebonden trends en de marktvraag te analyseren, kun je met een WFM-systeem voorspellen wanneer en waar er tekorten kunnen optreden.

Optimaliseer je personeelsplanning

Handmatig een planning maken in Excel en deze bijwerken als de scope verandert of als de beschikbaarheid van een freelancer verandert, is tijdrovend.

Daarom heb je een systeem nodig dat rekening houdt met variabelen zoals vakantie, beschikbaarheid, werklast en afwezigheden om een planning te maken die werkt voor het hele team.

Workforce management software gebruikt ingevoerde informatie en personeelsgegevens, zoals beschikbaarheid, om roosters te maken die zijn afgestemd op de behoeften van de klant. Dit betekent dat je planning binnen een paar minuten klaar is en dat je niet te maken krijgt met onderbezetting tijdens drukke periodes of overbezetting wanneer het rustig is.

Voldoe aan de lokale arbeidswetgeving

Nauwkeurige tijdregistratie en aanwezigheid van werknemers gaat niet alleen over het uitbetalen van je personeel. Het is ook cruciaal voor wettelijke naleving. Omdat het niet naleven van arbeidswetten kan resulteren in boetes en rechtszaken.

Gebruik WFM-hulpprogramma's om een digitaal dossier bij te houden in geval van mogelijke audits. Maar ook voor het organiseren en bijhouden van de geschiktheid van werknemers, vereisten voor overwerk en verlof.

Gemakkelijk arbeidstekorten opvullen

In wezen wordt workforce management gebruikt om personeelsbezetting te beheren en ervoor te zorgen dat je bedrijf altijd over het juiste aantal werknemers met de benodigde vaardigheden beschikt. Tijdens het hoogseizoen of bij een plotseling personeelstekort, kun je externe uitzendbureaus inhuren om aan je behoeften te voldoen.

WFM-systemen integreren tijdelijk personeel eenvoudig in je bestaande opzet en planning.

Hoe? Door het inwerkproces te vereenvoudigen en de roosters van tijdelijk personeel te synchroniseren met het bestaande personeelsbestand. Zo verloopt je operatie soepel, zonder dat dit ten koste gaat van de efficiëntie.

Remote teams beter managen (Efficiënt remote werken)

Veel van je crewleden en freelancers werken waarschijnlijk niet op locatie. Sommige zijn misschien niet eens in het land wanneer jij je projectplanning maakt. De hele tijd op en neer mailen om beschikbaarheid te achterhalen of aanwezigheid te bevestigen neemt veel tijd in beslag.

Met WFM-software hebben personeelsleden en freelancers op afstand toegang tot hun planningen, kunnen ze hun beschikbaarheid bijwerken en communiceren met een teamleider of projectmanager, waar en wanneer ze maar willen. Projectmanagers en freelancers hoeven dus niet fysiek op kantoor te zijn om dingen te bespreken.

Zo weet je zeker dat de mankracht die je nodig hebt beschikbaar is voor een evenement en zorg je ervoor dat iedereen op de hoogte is van alle vereisten en verwachtingen.

Verbeter je winstmarge

Voor de meeste bedrijven is arbeid de grootste kostenpost. Heb jij de beschikking over een betrouwbaar team en een netwerk van bekwame werknemers, dan ben je minder geld kwijt aan het last-minute werven van personeel.

Optimaliseer in plaats daarvan de inzet, breng ieders werkdruk in balans en neem personeelsplanning op in je budget.

Door je personeel efficiënt te beheren, worden deze kosten beheersbaar. Deze controle vertaalt zich direct in betere winstmarges.

Beter beheer van personeels- en arbeidskosten

Workforce management gaat niet alleen over het maken van roosters of het bijhouden van uren. Het gaat om strategische planning en slim gebruik van middelen, terwijl je er tegelijkertijd voor zorgt dat je juridisch voldoet aan de nieuwste arbeidswetten. Want dat heeft een directe invloed op uw bedrijfsresultaten.

Met workforce management software, zoals Rentman, optimaliseer je jouw planningsproces en blijft jouw bedrijf soepel draaien.