Alles, was du über Personaleinsatzplanung wissen musst

Möchtest du deine Personalkosten senken, die Effizienz deines Unternehmens steigern, Prozesse automatisieren und die Stimmung im Team verbessern? Viele Unternehmen suchen nach einer derartigen Lösung. Eine effektive Personaleinsatzplanung – auch Workforce-Management genannt – ist die Antwort.

Was ist Workforce-Management? WFM beschreibt eine Reihe von Prozessen, die jedoch die Idee und die Vorteile dieser Methode nicht eindeutig klären. Was macht eine effektive Personaleinsatzplanung aus? Wie kann Workforce-Management deinem Unternehmen helfen, zu wachsen und gleichzeitig die Kosten zu senken?

In diesem Artikel findest du die Antworten auf all diese Fragen und mehr. Wir besprechen die folgenden Themen:

Was ist Personaleinsatzplanung?

Personaleinsatzplanung – auch bekannt als Workforce-Management oder WFM – ist mehr als nur die Erfassung der Arbeitszeit und der ausgeführten Aufgaben. Stattdessen handelt es sich um eine Strategie, mit der Veranstaltungsfirmen optimieren können, wie und wo sie ihr Personal optimal einsetzen, um jederzeit über die richtige Anzahl von Mitarbeitenden mit den passenden Fähigkeiten zu verfügen.

Wie funktioniert Workforce-Management als Strategie?

Das beste Workforce-Management-System schafft ein perfektes Gleichgewicht zwischen der Menge der anfallenden Aufgaben und der Anzahl der Mitarbeitenden, die zur Bewältigung dieser Aufgaben zur Verfügung stehen. Oft wird dieses Gleichgewicht nicht von heute auf morgen erreicht, aber es gibt Schritte, die du unternehmen kannst, um dein Personalmanagement effizienter zu gestalten.

Damit du dein Team so effizient wie möglich einsetzen kannst, solltest du zunächst die Ziele deines Unternehmens, deine Zielgruppe und die Branche, in der du tätig bist, genau definieren. Sobald du davon ein klares Bild hast, solltest du dein aktuelles Team analysieren. Können deine Mitarbeitenden und Freelancer alle Bedürfnisse deiner Kunden abdecken? Oder hast du zu viele Spezialistinnen und Spezialisten in einem Bereich und nicht genug in einem anderen?

Nun kannst du bestimmen, welche Art von Mitarbeitenden du brauchst, um deinen Bedarf zu decken und untersuchen, wie du Engpässe oder mögliche Überschüsse ausgleichen kannst.

Dies ist die Grundlage für eine solide Personaleinsatzplanung.

Allerdings kann es ziemlich viel Zeit kosten, diese Daten zu sammeln und manuell in eine Excel-Tabelle zu übertragen. Eine Workforce-Management-Software kann diesen Prozess beschleunigen. Darin werden alle Daten verarbeitet und kannst du Einsatzpläne erstellen, Personalbedarf ermitteln und Prognosen machen.

Was sind die Vorteile strategischer Personaleinsatzplanung?

Jedes Unternehmen hat andere Prioritäten. Unabhängig von der Größe oder Branche streben die meisten Unternehmen jedoch danach, ihre Konkurrenz in Effizienz und Produktivität zu übertreffen.

Die gute Nachricht: Mit einem effizienten Workforce-Management liegt dies absolut im Bereich des Möglichen.

Wofür wird Workforce Management verwendet?

Behebe Personalmangel

Wenn dir zu wenig oder nicht die richtigen Mitarbeitenden für eine Veranstaltung zur Verfügung stehen, kann das nicht nur zu Stress und Arbeit in letzter Minute führen, sondern schlimmstenfalls auch den Ruf deines Unternehmens schädigen.

Mit einem Workforce-Management-System kannst du deinen Personalbedarf vorhersagen und musst nicht befürchten, Kunden zu verlieren oder deren Anforderungen nicht gerecht zu werden. So kannst du Personalengpässen proaktiv entgegenwirken und dafür sorgen, dass die richtige Anzahl von Mitarbeitenden mit den benötigten Fähigkeiten zur Verfügung steht, bevor es zu spät ist. Mithilfe von historischen Daten, Einsicht in saisonale Trends und Marktuntersuchung kannst du mit einem Workforce-Management-System vorhersagen, wann und wo Engpässe auftreten könnten.

Optimiere die Personaleinsatzplanung

Einsatzpläne manuell in Excel zu erstellen und zu aktualisieren, sobald sich der Umfang der Aufgaben oder die Verfügbarkeit des Teams verändert, ist sehr zeitaufwendig.

Ein System, das Variablen wie Urlaub, Verfügbarkeit, Arbeitsvolumen und Abwesenheiten bei der Erstellung eines Einsatzplans berücksichtigt, ist daher unerlässlich bei der Erstellung einer Personaleinsatzplanung, die für das gesamte Team funktioniert.

Workforce-Management-Software berücksichtigt die Eckdaten von Veranstaltungen und Mitarbeitenden sowie die Bedürfnisse deiner Kunden bei der Einsatzplanung. So erstellst du innerhalb von Minuten Arbeitspläne und stellst sicher, dass du immer über genügend Personal verfügst.

Halte das lokale Arbeitsrecht ein

Bei der Zeiterfassung geht es nicht nur um eine korrekte Abrechnung der Arbeitsstunden, vielmehr müssen dabei auch verschiedene arbeitsrechtliche Richtlinien eingehalten werden. Gerade in der Veranstaltungsbranche, wo die Arbeitszeiten unregelmäßig und Überstunden an der Tagesordnung sind, kann es manchmal schwierig sein, den Überblick zu behalten, ob etwa die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten eingehalten werden, um Klagen oder gar Geldstrafen zu verhindern.

Mit einer Workforce-Management-Software verfügst du im Falle eines Audits über digitale Aufzeichnungen. Außerdem kannst du damit die Rechte und Qualifikationen deiner Mitarbeitenden organisieren und Überstunden und Urlaubstage einfach verwalten.

Fülle Lücken in deinem Team einfacher auf

Im Wesentlichen dient die Personaleinsatzplanung dazu, den Personalbestand zu verwalten und sicherzustellen, dass dein Unternehmen jederzeit über die richtige Anzahl von Mitarbeitenden mit den richtigen Fähigkeiten verfügt. Für die Hochsaison oder bei akuten Personalengpässen kannst du externe Personalvermittler einschalten, um den Bedarf zu decken.

Normalerweise können Workforce-Management-Systeme Zeitarbeitskräfte problemlos in dein bestehendes System und deine Mitarbeiterplanung integrieren. So kannst du deinen Onboarding-Prozess vereinfachen und die Einsatzpläne der Zeitarbeitskräfte mit dem bestehenden Team synchonisieren.

Verwalte Remote-Teams noch besser

Wahrscheinlich arbeitet ein Großteil deines Teams nicht vor Ort und befindet sich zu dem Zeitpunkt, an dem du die Einsatzplanung für eine Veranstaltung erstellst, im Ausland oder bei einem anderen Event. Wenn du dann die Verfügbarkeit oder Bestätigung der Schichten per E-Mail erledigen musst, nimmt das viel zu viel Zeit in Anspruch.

Mit einer effizienten Workforce-Management-Software können sowohl Mitarbeitende als auch Freelancer jederzeit und von überall aus auf die Einsatzplanung zugreifen, ihre Verfügbarkeit aktualisieren und mit der Projektmanagerin oder dem Projektmanager kommunizieren. Außerdem sind so alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand, was die Anforderungen und Erwartungen an eine Veranstaltung angeht.

Steigere deine Gewinnmarge

Bei den meisten Unternehmen stellen die Arbeitskosten die größten Ausgaben dar. Aber wenn du über ein starkes Team und ein Netzwerk an qualifizierten Mitarbeitenden verfügst, musst du weniger Ressourcen und Geld aufwenden, um kurzfristig Personal zu rekrutieren. Optimiere deine Einsatzplanung und die Auslastung aller Mitarbeitenden und berücksichtigen die Personalplanung bei deinem Budget.

So kannst du mit einer effizienten Personaleinsatzplanung deine Kosten besser kontrollieren und so mehr Gewinn erzielen.

So nutzt du Rentman für deine Mitarbeiterplanung

Beim Workforce-Management geht es nicht nur um die Einsatzplanung oder die Erfassung von geleisteten Arbeitsstunden. Vielmehr geht es um die strategische Planung und den intelligenten Einsatz von Ressourcen und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen. Mit einer Workforce-Management-Software, wie Rentman, kannst du deinen Planungsprozess optimieren und einen reibungslosen Betrieb sicherstellen.

Was ist die Hauptaufgabe von Workforce-Management?

Mit einer effizienten Personaleinsatzplanung – auch Workforce-Management genannt – können Unternehmen dafür sorgen, dass Mitarbeitende zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und die richtigen Aufgaben erledigen. Es geht darum, die Vorhersage für den Bedarf an Arbeitskräften, die Verteilung der Aufgaben, die Erfassung der Anwesenheit von Mitarbeitenden zu erleichtern und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle Gesetze und Vorschriften am Arbeitsplatz eingehalten werden.
Was ist ein Beispiel für Workforce-Management?

Wenn dein Unternehmen Materialvermietung für Veranstaltungen oder Partys anbietet, hast du in der Hochzeitssaison wahrscheinlich alle Hände voll zu tun. Für den Aufbau von Infrastruktur, Zelten und Beleuchtung brauchst du genügend Fachpersonal. Aber auch für Kundenanfragen und administrative Aufgaben brauchst du ein starkes Team. In der Nebensaison hast du wahrscheinlich viel weniger zu tun und brauchst du auch weniger Mitarbeitende. Mit einer effizienten Personaleinsatzplanung stellst du rechtzeitig temporäre Arbeitskräfte ein, um eine erhöhte Nachfrage zeitweise zu decken und die Personalkosten in den weniger einkommensstarken Monaten zu begrenzen.
Was ist Workforce-Management-Software?

Workforce-Management-Software ist eine Art digitaler Assistent für dein Unternehmen. Software für die Personaleinsatzplanung vereinfacht und automatisiert Aufgaben wie die Planung oder Organisation von Arbeitseinsätzen und erleichtert die Remote-Arbeit mit verschiedenen Teams.
Was sind die wichtigsten Elemente bei der Personaleinsatzplanung?

Workforce-Management bedeutet, die richtigen Fachkräfte zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, um die Ziele deines Unternehmens zu erreichen und die gestellten Aufgaben erfolgreich zu erledigen. Bei der Personalplanung gibt es sechs Schlüsselelemente: Strategische Ausrichtung, Analyse des Teams, Angebotsanalyse, Analyse der Nachfrage, Identifikation von Personallücken. - Implementierung einer geeigneten Lösung
Was ist der Unterschied zwischen WFM und HR?

Workforce-Management (WFM) und Human Resources (HR) sind zwei unterschiedliche Begriffe, die jedoch oft synonym verwendet werden. Beim Workforce-Management wird häufig ein Tool oder eine Software eingesetzt, um die Arbeitskräfte besser verwalten zu können. Human Resources oder Personalwesen bezeichnen hingegen das gesamte Management von Mitarbeitenden und Arbeitskräften und deren Wohlergehen in einem Unternehmen.
Ist Workforce-Management Teil der Personalabteilung?

Workforce-Management ist ein Teilbereich der Personalverwaltung und befasst sich mit einem Aspekt der Beschäftigten in einem Unternehmen. HR ist ein weiter gefasster Begriff, der viele Aktivitäten umfasst, die mit dem Management der Mitarbeiter und deren Wohlbefinden zu tun haben.
Welche Kenntnisse sind beim Workforce-Management wichtig?

Workforce-Management umfasst u. a. Einsatzplanung, Prognosen und Überwachung der Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeitenden, um die Unternehmenseffizienz zu optimieren.

Masha Kazantseva

Masha ist eine Expertin im Bereich SEO und Content-Kreation. Mit einem scharfen Auge für die Optimierung der Online-Präsenz verwandelt sie ausgeklügelte Strategien in greifbare Ergebnisse, die das Unternehmenswachstum fördern.

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