Imaginez : un client confirme un projet, vous allez fournir l'équipement et la main d’oeuvre pour un événement. La liste d’équipement est prête, le personnel planifié : il est temps de rassembler l'équipement nécessaire.
Le personnel de l'entrepôt prend la relève et décide de faire quelques ajouts à l'équipement prévu, en inscrivant les changements sur la liste à la main. Mais comme souvent, le temps de la facturation arrive et ce papier est introuvable. Ça vous dit quelque chose ?
Vous ne savez pas quels changements ont été faits, aucun moyen de savoir quel équipement est entré ou sorti. Vous risquez maintenant des pénuries sur les projets à venir, vous n'avez aucune base pour calculer les pertes ; vous perdez du temps et de l'argent.
Les outils de gestion d'entrepôt (ceux qui tiennent compte des flux de travail de votre industrie) peuvent vous aider à réduire ce genre d’erreurs. Voici 3 raisons pour lesquelles un logiciel de gestion d'entrepôt vous apportera de la tranquillité d'esprit.
1. Préparation et suivi efficace
Un bon roulement dans l'entrepôt est crucial. Plus c’est rapide, mieux c’est, mais au détriment de la précision !
L'un des principaux avantages de l'adoption d'un logiciel de gestion d'entrepôt est qu’il permet au personnel de travailler simultanément sur un bon de livraison numérique. Plus besoin de partager le même feuille de papier. Dès que l'un signale un équipement comme étant prêt, les autres le voient en temps réel et savent exactement ce qu'il reste à prendre en charge.
Certains logiciels offrent également des fonctionnalités de scannage. Cela signifie que votre équipe peut scanner l’équipement qui entre et sort (par type d’article ou par numéro de série spécifique) pour garder trace de leur emplacement à tout moment. Si vous êtes prêt à investir un peu de temps, la mise en place de QR-codes ou de codes-barres vous permet d'avoir une meilleure vue d'ensemble en suivant l'équipement individuellement et en établissant un historique pour chaque article.
2. Informations centralisées et à jour
Le manque de communication est la première cause d'erreurs. Gérer votre entrepôt depuis le cloud permet que la communication entre planification et exécution soit flexible tout en restant précise.
Le danger principal des listes papier est qu'elles ne soient pas à jour. Avec le cloud, tout ce que fait votre collègue est immédiatement enregistré dans le système et visible par tous. Plus besoin d'ajouter de petites notes en bas d’une feuille, plus besoin de réimprimer la nouvelle liste à chaque fois. Tout est synchronisé instantanément, offrant à chacun une source unique, centralisée et facilement accessible.
Assurez-vous que tout changement de dernière minute est communiqué aux personnes concernées, sans retard ni perte d'information. Votre personnel d'entrepôt garde la liberté de faire des changements, et vous pouvez dormir tranquille.
3. Travaillez partout, en tout temps
Un argument de taille ; tout cela peut tenir dans votre poche. Les solutions de gestion d'entrepôt qui offrent leurs fonctionnalités sur mobile permettent au personnel de bénéficier d'une grande autonomie, où qu’ils soient. Non seulement les opérations quotidiennes dans l'entrepôt peuvent être effectuées plus rapidement, mais il en va de même pour votre équipe sur le terrain.
Imaginez : 3 heures du matin, votre personnel est en train de charger le camion pour retourner l'équipement à l'entrepôt. Le bouton de votre CDJ a encore été trop enfoncé, ils l'ont rapidement scotché pour le marquer comme défectueux et l'ont remis dans sa boîte. Il y a des chances que personne n'ouvre cette boîte avant le prochain concert. Stress !
Ne vaudrait-il pas mieux le signaler tout de suite depuis leur téléphone ? C'est possible avec un outil de gestion d'entrepôt disponible sur mobile. Vous serez avisé des réparations nécessaires, vous pourrez facturer des frais supplémentaires à votre client et l'article sera affiché comme non disponible pour les prochains projets. Il en va de même pour l'équipement perdu.
Laissez votre personnel rapporter toute information pertinente au fur et à mesure. C'est moins de cheveux gris sur votre tête et plus d'argent dans votre poche 🙌.
Trouvez chaussure à votre pied
Chaque entreprise de location travaille à sa façon, surtout dans l'entrepôt. La meilleure manière de réduire les erreurs et de gérer les imprévus peut prendre des formes différentes, mais certaines choses sont toujours vraies. Garder la trace du travail (tout en donnant les outils nécessaires à ceux qui ont besoin de l’exécuter), stimuler la collaboration et simplifier la logistique sont des facteurs qui changent la donne pour toute entreprise.
Il existe de nombreuses solutions de gestion sur le marché, dont certaines sont spécifiquement conçues pour l'événementiel. Avec des fonctionnalités telles que la lecture de QR-codes codes-barres sur mobile, la planification d'équipements supplémentaires et d'alternatives, l’annonce des réparations et équipements perdus, Rentman travaille sans relâche pour être la meilleure solution tout-en-un.
Testez par vous-même et vous voyez à quoi ressemble une nuit de sommeil sans stress !