Il existe de nombreux types d'entreprises audiovisuelles, sur des marchés différents, avec des champs d'application différents, etc. Cela signifie qu'elles sont également toutes très différentes les unes des autres. Il se peut qu'une entreprise ne fasse que des locations sèches, tandis qu'une autre se spécialise uniquement dans les solutions audio.
En raison de la nature collaborative du secteur, nous pouvons constater que la plupart des entreprises sont plutôt petites, car les clients demandent généralement des services à plusieurs entreprises audiovisuelles pour assurer une production réussie. Cela laisse peu de marge de croissance, car il y a souvent beaucoup de concurrence et de petits projets à réaliser.
Cela signifie que la plupart des entreprises audiovisuelles sont souvent dirigées par des entrepreneurs qui sont la plupart du temps impliqués dans tous les processus de leur entreprise : préparer la camionnette, trier les articles dans l'entrepôt, gérer les finances, etc. Il est souvent difficile pour la plupart des entrepreneurs audiovisuels de prévoir plus loin que les tâches qui doivent être accomplies le jour même.
Le vrai défi ? Le manque d'aperçu financier
Inévitablement, ces entrepreneurs perdront à un moment ou à un autre de vue l'ensemble de leurs flux de trésorerie. Trop de petites missions, de retards de paiement, d'informations manquantes sur les projets passés qui doivent être facturés et d'écarts importants entre les coûts réels et ceux estimés. Tout cela entraîne des pertes de bénéfices et des flux de trésorerie irréguliers.
Les fabricants de l'industrie audiovisuelle ont également rencontré des difficultés ces derniers temps face à l'augmentation des commandes en souffrance, alors même que les délais de livraison n'ont jamais été aussi longs. Ces commandes en souffrance peuvent entraîner une augmentation inattendue des coûts, car à un moment donné, ces entreprises devront régler les investissements réalisés dans le passé.
Les frais imprévus sont omniprésents et peuvent survenir à tout moment. Repensez à un événement sur lequel vous avez travaillé il y a deux semaines. Vous avez probablement engagé plusieurs indépendant·e·s pour faire le travail et vous avez dû vous assurer que votre inventaire était en sécurité à l'aller comme au retour. Les choses se gâtent si vous n'avez pas eu le temps de noter les heures effectuées par ces indépendant·e·s. Mais, soyons honnêtes, il est difficile de garder un œil sur chaque détail en faisant deux ou trois autres choses en même temps.
D'ici à ce que vous vous installiez tranquillement pour décoder les factures reçues, tous ces détails supplémentaires auront disparu. Il vous faudra un certain temps pour réévaluer combien les personnes embauchées ont réellement travaillé et vous constaterez finalement qu'elles ont travaillé plus que ce qui avait été initialement prévu. Cela se traduit par des factures plus conséquentes à payer. Et si ce mois-ci, vous deviez également payer la livraison d'un nouvel équipement ? Cela vous obligera à repousser la facture des indépendant·e·s au mois suivant, ce qui constituera une fois de plus une dépense imprévue et déséquilibrera vos flux de trésorerie. Cette situation peut facilement générer un effet domino qui peut finir par perturber le bon fonctionnement de l'entreprise.
La solution ? La pla-ni-fi-ca-tion
Il existe généralement trois phases au cours desquelles vous pouvez déterminer les coûts d'un projet : l'estimation des coûts (devis), la planification et l'évaluation des coûts. Les choses peuvent se gâter très rapidement si l'estimation des coûts est négligée, car c'est à ce moment-là qu'il faut déterminer si un projet sera rentable ou non. Tous les problèmes peuvent être surmontés si la planification est faite correctement et minutieusement, même les commandes en souffrance !
Avant d'accepter une mission, il est important de s'asseoir et de dresser la liste de tous les aspects importants du projet. Combien d'indépendant·e·s seront nécessaires ? Combien de matériel faudra-t-il pour mener à bien la mission ? Y a-t-il des demandes particulières de la part du client ?
Enfin, n'oubliez pas de penser aux frais imprévus. Ils constituent la première cause de perturbation financière. En règle générale, disons que les coûts imprévus représentent environ 10 % du total des estimations figurant dans le devis. Nous vous recommandons d'additionner tout ce qui figure sur le devis pour vous assurer que vous réaliserez toujours des bénéfices et que vous n'aurez jamais à repousser une facture.
Les coûts inattendus peuvent se cacher n'importe où. De l'augmentation des heures travaillées par les indépendant·e·s aux équipements perdus qui doivent être remplacés. Vous pouvez également comptabiliser les retards de livraison ou de factures sous forme d'amortissement. En procédant ainsi, vous verrez vos flux de trésorerie revenir à la normale en un rien de temps.
Il reste le cas de la gestion de plusieurs projets en même temps. Malheureusement, à part l'augmentation de la taille de votre équipe, il existe peu de solutions pour vous aider à mieux gérer vos projets. Bien entendu, opter pour un logiciel de gestion de ressources pourra résoudre la plupart de vos problèmes.
Implémentez un logiciel de gestion de ressources
Gérer des aperçus manuels de toutes vos pratiques commerciales peut être épuisant et générer des erreurs. En outre, garantir des flux de trésorerie optimaux peut être une mission presque impossible, en particulier pour les entrepreneurs audiovisuels qui doivent garder un œil sur tout.
Avec un logiciel de gestion des ressources, tel que Rentman, vous aurez non seulement une meilleure vue d'ensemble de vos projets, mais vos implications financières seront également plus saines. Avec Rentman, vous pouvez estimer les coûts d'un projet sur la base de tarifs horaires, journaliers ou fixes pour vos indépendant·e·s, afin de vous assurer de maximiser vos profits. En prime, vous pouvez facilement suivre les heures enregistrées pour évaluer les coûts réels à la fin de la production.
Pouvoir consulter les heures enregistrées offre un avantage considérable à la réception des factures, quelques semaines après la fin de l'évènement. En effet, ces données peuvent être consultées très simplement dès la fin d'une mission. Ces informations vous seront utiles pour vos futurs projets, car vous aurez une meilleure connaissance des performances de votre personnel et de vos indépendant·e·s, ce qui facilitera l'estimation des coûts.
Il est temps de passer à l'action et de commencer à améliorer l'aperçu financier de votre entreprise. Essayez Rentman gratuitement pendant 30 jours. Aucune carte de crédit requise.
