En haute saison, en période creuse ou simplement en période de croissance, vos compétences en matière de gestion de matériel sont constamment mises à l'épreuve. Il n’y a rien de tel que de jongler entre les entrepôts très fréquentés, les milliers d’équipements et les clients aux attentes élevées. Vous vous sentez sous pression ? Il est toujours temps de vous remettre sur les rails. 

Avec plus de 10 ans d'expérience dans le secteur des événements en direct, notamment à la tête de sa propre société de location, en tant que technicien audiovisuel freelance et utilisateur de Rentman depuis 2013, Arjan Immeker a vu passer un certain nombre de défis. Aujourd'hui spécialiste de domaine chez Rentman, il contribue à façonner la plateforme en fonction des besoins réels du secteur. Nous nous sommes donc entretenus avec lui pour documenter les défis les plus courants en matière de gestion des équipements et créer cette FAQ pratique dont vous pourrez vous inspirer.

1. Quelle est la fenêtre de planification idéale pour le matériel ?

Arjan a mis en avant la règle d'or de l'audiovisuel en ce qui concerne la planification des échéances : commencez tôt et gardez une longueur d'avance. 

Commencez à planifier les équipements au moins 4 à 6 semaines avant tout événement, surtout en périodes de pointe comme la saison des festivals d'été ou les cycles de conférences d'entreprise. Le large délai de livraison vous aide non seulement à disposer du matériel nécessaire, mais vous laisse également le temps de procéder à des tests approfondis et de faire preuve de souplesse en cas d'imprévus avant le début de l'événement. Et il y a toujours des surprises.

Conseil bonus : ne planifiez pas ce que le client demande, planifiez ce dont il a besoin. Les clients ne savent pas toujours exactement de quel convertisseur spécifique ils auront besoin, ou ils peuvent oublier qu'un présentateur supplémentaire sera présent et qu'il faudra un micro de plus. C'est pourquoi il est préférable d'ajouter dès le départ des articles essentiels de rechange, tels que des adaptateurs de secours et des câbles supplémentaires. De cette façon, vous éviterez les problèmes de dernière minute et garantirez un résultat sans tracas.

2. Comment puis-je m’assurer que mon matériel reste en parfait état ?

L'entretien régulier sera votre meilleur allié. Testez tout et respectez un planning cohérent. Arjan a suggéré une liste de vérification structurée dans le temps pour vous aider à garder le cap :

Conseil bonus : et n'oubliez pas d'assurer votre travail ! Cela signifie que des équipements supplémentaires et des installations alternatives sont prêt·e·s et que des procédures claires ont été mises en place si les choses tournent mal lors de vos événements.

3. Quelles sont les bonnes pratiques pour gérer les réparations d’équipements ?

Votre personnel est votre première ligne de défense en matière de réparations. Formez-le à manipuler correctement le matériel et à effectuer les réparations de base. Une bonne formation permet d’éviter les dommages en premier lieu et vous épargne un appel à des services de réparation coûteux pour des problèmes simples.

La clé est de développer en premier lieu les capacités internes, puis de demander un soutien externe lorsque vous en avez besoin.

Conseil bonus : ayez un plan B pour les périodes chargées dans les ateliers de réparation. Ayez toujours des contacts de secours à portée de main, afin de ne pas dépendre d'une seule ressource. Et gardez une trace des équipements qui tombent en panne et à quel moment. Si le même équipement tombe constamment en panne, arrêtez de jeter l’argent par les fenêtres. Remplacez-le simplement.

4. Comment gérer efficacement les sous-locations ?

Si vous avez besoin d'équipements supplémentaires, que vous soyez en attente d'une réparation ou que vous prévoyiez une installation plus grande, les sous-locations peuvent vous aider à garder le cap. Voici les recommandations d'Arjan :

1. Faites vos calculs. Comparez les coûts de location aux revenus potentiels, notamment le transport et l'installation, ainsi que la fréquence à laquelle vous louez le même équipement. Il pourrait être plus rentable de l'acheter.
2. Ne faites aucun compromis sur la qualité. Inspectez tout. Travaillez toujours avec des entreprises sérieuses avec lesquelles vous pouvez établir une relation de confiance. 
3. Définissez les responsabilités. Assurez-vous que tout soit clair : qui est responsable des réparations, des plans de secours ou des changements de dernière minute. Reportez-le toujours par écrit, qu'il s'agisse de vous, du client ou de l'entreprise de location.

5. Quelles autres technologies puis-je utiliser pour gérer mon matériel ?

La RFID est en tête de la liste des technologies émergentes selon Arjan. Elle vient à bout de nombreux problèmes de visibilité. Lors de la manipulation de gros volumes de stock ou d'équipements de valeur sur des événements multiples, les professionnels de l'audiovisuel doivent savoir à tout moment où se trouve chaque élément. Et c'est exactement ce que fait la RFID : elle donne un aperçu complet de l’inventaire en un instant. 

Autre gros avantage de l’utilisation de la RFID : la prévention des pertes, car elle vous permet de conserver un enregistrement du moment et du lieu où chaque article a été scanné pour la dernière fois. Cela permet de retracer facilement les pertes et d'éviter qu'elles se reproduisent.

Conclusion

La gestion du matériel ne doit pas nécessairement être une corvée. Avec un peu d'organisation et la mise en place des bons systèmes, vous pourrez anticiper les problèmes courants et assurer le bon déroulement de vos événements.

Et avec le bon produit gestion & de réservation du matériel, vous serez en mesure d'affronter n'importe quel projet qui se présentera à vous. Pourquoi ne pas essayer Rentman ? Vos 30 premiers jours sont gratuits.