Ob Hochsaison, Flaute oder Wachstumsphase – deine Fähigkeiten in der Materialverwaltung werden ständig auf die Probe gestellt. Nichts ist herausfordernder, als ein geschäftiges Lager mit tausenden Materialien zu managen und dabei Kunden mit hohen Erwartungen zufriedenzustellen. Spürst du den Druck? Es bleibt genug Zeit, um auf Kurs zu kommen. 

Mit über 10 Jahren Erfahrung in der Live-Event-Branche – darunter einer eigenen Vermietungsfirma, Freelancer als AV-Techniker und Nutzer von Rentman seit 2013 – hat Arjan Immeker schon viele Herausforderungen erlebt. Heute ist er Domain Specialist bei Rentman und gestaltet die Plattform basierend auf den realen Bedürfnissen der Branche mit. Wir haben uns mit ihm zusammengesetzt, um die häufigsten Herausforderungen der Materialverwaltung zu dokumentieren und ein praktisches FAQ zu erstellen, von dem du dich inspirieren lassen kannst.

1. Wie lange sollte die ideale Planungsphase für Material sein?

Arjan betont die goldene Regel im AV-Bereich bei Planungsterminen: früh anfangen, einen Schritt voraus sein. 

Plane dein Material mindestens 4–6 Wochen vor einem Event, vor allem in der Hochsaison wie Festivalzeit im Sommer oder bei Firmenkonferenzen. Die längere Vorlaufzeit hilft nicht nur bei der Materialverfügbarkeit, sondern gibt auch Spielraum für ausgiebige Tests und Flexibilität, falls kurz vor der Veranstaltung unerwartete Änderungen auftreten. Und Überraschungen gibt es immer.

Bonus-Tipp: Plane nicht nur das, was der Kunde verlangt, sondern was er wirklich braucht. Kunden wissen oft nicht genau, welchen Adapter sie brauchen, oder vergessen, dass noch ein Mikrofon oder Moderator hinzukommt. Deshalb solltest du von Anfang an wichtige Ersatzteile wie Backup-Adapter und zusätzliche Kabel mit einplanen. So vermeidest du Last-Minute-Probleme und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.

2. Wie stelle ich sicher, dass mein Material in einwandfreiem Zustand bleibt?

Regelmäßige Wartung ist deine Versicherung. Teste alles und halte dich an einen festen Zeitplan. Arjan empfiehlt eine zeitbasierte Checkliste, um den Überblick zu behalten:

Bonus-Tipp: Vergiss nicht, Backups vorzubereiten! Dazu gehört: Ersatzmaterial bereithalten, alternative Setups vorbereiten und klare Abläufe für Notfälle während Events definieren.

3. Was sind Best Practices für Reparaturen?

Deine Mitarbeiter sind die erste Verteidigungslinie, wenn es um Reparaturen geht. Schule sie im richtigen Umgang mit dem Material und in der Durchführung einfacher Reparaturen. Gute Schulung verhindert Schäden im Vorfeld und spart dir teure Reparaturdienste bei Kleinigkeiten.

Der Schlüssel liegt darin, zunächst intern Kompetenz aufzubauen und bei Bedarf auf externe Hilfe zurückzugreifen.

Bonus-Tipp: Hab einen Plan für den Fall, dass Reparaturfirmen ausgelastet sind. Halte dir immer alternative Kontakte bereit, damit du nicht von einer einzigen Werkstatt abhängig bist. Dokumentiere außerdem genau, welches Material wann kaputtgeht. Wenn ein Teil ständig ausfällt, solltest du es nicht weiter teuer reparieren. Ersetze es einfach.

4. Wie verwalte ich Zumietungen effektiv?

Wenn du zusätzliches Material brauchst, ob wegen Reparaturen oder für größere Produktionen, helfen dir Zumietungen, flexibel zu bleiben. Arjans Tipps:

1. Rechne nach. Vergleiche Mietkosten mit dem potenziellen Umsatz – inklusive Transport, Aufbau und Häufigkeit der Zumietung. Manchmal lohnt sich der Kauf mehr.
2. Keine Kompromisse bei der Qualität. Überprüfe das gemietete Material sorgfältig. Arbeite nur mit zuverlässigen Firmen, mit denen du eine vertrauensvolle Beziehung aufbauen kannst. 
3. Zuständigkeiten klar regeln. Wer haftet für Schäden, wer kümmert sich um Backups oder kurzfristige Änderungen? Halte alles schriftlich fest, egal ob es dich, die Vermietungsfirma oder den Kunden betrifft.

5. Welche Technologien kann ich sonst noch für die Materialverwaltung nutzen?

Ganz oben auf Arjans Liste steht RFID, eine der wichtigsten neuen Technologien im Bereich Materialverwaltung. Es löst echte Sichtbarkeitsprobleme. Wenn große Mengen an Material oder teure Ausstattung über mehrere Events hinweg bewegt werden, müssen AV-Profis genau wissen, wo sich alles befindet. Und genau das ermöglicht RFID: Es liefert dir einen vollständigen Überblick über dein Inventar in Echtzeit. 

Ein weiterer großer Vorteil von RFID ist die Verlustprävention. Du kannst jederzeit nachvollziehen, wann und wo ein bestimmter Artikel zuletzt gescannt wurde. So lässt sich ein Wiederbeschaffungsprozess starten oder präventive Maßnahmen ergreifen, damit es gar nicht erst zu Verlusten kommt.

Fazit

Materialverwaltung muss nicht überfordern. Mit etwas Planung und den richtigen Tools lassen sich viele typische Probleme frühzeitig vermeiden und deine Events laufen reibungslos.

Mit einer passenden Lösung zur Materialplanung behältst du jederzeit den Überblick – egal, wie viele Projekte gleichzeitig anstehen. Warum also nicht einfach Rentman ausprobieren? Die ersten 30 Tage sind kostenlos.