Ya sea en temporada alta, en un periodo de menor actividad o simplemente en fase de crecimiento, tus habilidades de gestión del equipo se ponen a prueba constantemente. No hay nada como lidiar con un almacén abarrotado con miles de piezas de equipo y clientes con altas expectativas. ¿Sientes la presión? Siempre hay tiempo para encarrilarse. Siempre hay tiempo para encarrilarse. 

Con más de 10 años de experiencia en el sector de los eventos en directo, incluyendo la gestión de su propia empresa de alquiler, el trabajo como técnico audiovisual autónomo y el uso de Rentman desde 2013, Arjan Immeker ha tenido que hacer frente a numerosos desafíos. Ahora, como especialista en dominios en Rentman, ayuda a dar forma a la plataforma basándose en las necesidades reales del sector. Por eso, nos reunimos con él para documentar los principales retos en la gestión del equipo y crear esta práctica lista de preguntas frecuentes que te servirá de inspiración.

1. ¿Cuál es el plazo ideal para planificar el equipo?

Arjan hizo hincapié en la regla de oro de AV a la hora de planificar los plazos: empezar pronto y estar siempre un paso por delante. 

Es importante comenzar a planificar el equipo al menos entre cuatro y seis semanas antes de cualquier evento, especialmente en periodos de gran actividad, como la temporada de festivales de verano o los ciclos de conferencias corporativas. El plazo de entrega ampliado no solo te ayuda con la disponibilidad del equipo, sino que también ofrece un margen para realizar pruebas exhaustivas y actuar con agilidad si surgen imprevistos antes del momento decisivo. Y siempre hay sorpresas.

Consejo adicional: no planifiques lo que el cliente te pide; planifica lo que necesita. A veces, los clientes no saben exactamente qué convertidor específico van a necesitar, o se olvidan de que puede aparecer un micrófono o presentador adicional. Por eso, es mejor añadir desde el principio artículos básicos de repuesto, como adaptadores y cables adicionales. Así, podrás evitar problemas de última hora y garantizar un resultado satisfactorio.

2. ¿Cómo puedo asegurarme de que mi equipo esté siempre en perfectas condiciones?

El mantenimiento regular es tu garantía. Prueba todo y mantén una planificación coherente. Arjan propuso una lista de verificación en función del calendario para no perder el rumbo:

Consejo adicional: ¡y no te olvides de tener un as en la manga! Es decir, tener equipo extra listo, configuraciones alternativas preparadas y procedimientos claros para cuando las cosas no salgan bien durante los eventos.

3. ¿Cuáles son los mejores procedimientos para gestionar las reparaciones del equipo?

El personal es tu primera línea de defensa para las reparaciones. Fórmalos para que sepan manipular correctamente el equipo y llevar a cabo reparaciones básicas. Una buena preparación evita daños desde el principio y ahorra tener que recurrir a costosos servicios de reparación por problemas sencillos.

La clave es desarrollar primero la capacidad interna y luego contar con apoyo externo cuando sea necesario.

Consejo adicional: ten un plan B si los talleres de reparación están muy ocupados. Ten siempre a mano una lista de distintos contactos de servicios de reparaciones, para no depender de uno solo. Haz un seguimiento de qué equipo se avería y cuándo. Si el mismo equipo sigue fallando, deja de malgastar el dinero. Simplemente, reemplázalo.

4. ¿Cómo gestiono eficazmente los subalquileres?

Si necesitas equipo adicional, ya sea porque estás esperando una reparación o porque estás planificando una instalación más grande, los subalquileres pueden ayudarte a no perder el ritmo. Lo que Arjan recomienda:

1. Haz los cálculos. Compara los costes de alquiler con los beneficios potenciales, incluyendo el transporte y la instalación, además de la frecuencia con la que alquilas el mismo equipo. Comprar podría resultar más rentable.
2. No renuncies a la calidad. Una vez que lo tengas, revísalo todo. Trabaja siempre con empresas reconocidas con las que puedas generar confianza. 
3. Detalla las responsabilidades. Asegúrate de que quede claro quién es responsable de las reparaciones, los planes de contingencia o los cambios de última hora. Siempre hay que dejarlo por escrito, ya sea por tu parte, por parte de la empresa de alquiler o por parte del cliente.

5. ¿Qué otras tecnologías puedo utilizar para gestionar mi equipo?

La tecnología RFID encabeza la lista de tecnologías emergentes de Arjan. Resuelve problemas reales de visibilidad. Al manipular un gran volumen de existencias o equipo valioso en múltiples eventos, los profesionales audiovisuales necesitan saber exactamente dónde se encuentra todo. Y eso es, precisamente, lo que hace la RFID: ofrece una visión general completa del inventario en un instante. 

Otra gran ventaja del uso de la tecnología RFID es la prevención de pérdidas, ya que permite llevar un registro de cuándo y dónde se escaneó por última vez cada artículo. De esta manera, resulta fácil crear un registro de recuperación o procesos para evitar que vuelva a suceder.

Conclusión

La gestión del equipo no tiene por qué ser abrumadora. Con un poco de planificación y los sistemas adecuados, puedes anticiparte a los problemas habituales y garantizar que tus eventos se desarrollen sin contratiempos.

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