Of het nu hoogseizoen is, een rustige periode of de productie net op gang komt: materiaalbeheer wordt voortdurend op de proef gesteld. Van jongleren in een druk magazijn met duizenden items tot klanten met hoge verwachtingen. Voel je de druk? Het is nooit te laat om de goede weg in te slaan. 

Met meer dan 10 jaar ervaring in de live-evenementenindustrie, waar hij onder andere een eigen verhuurbedrijf runde, als freelance AV-technicus werkte en al sinds 2013 Rentman gebruikt, heeft Arjan Immeker de nodige uitdagingen gezien. Hij is nu domeinspecialist bij Rentman en geeft het platform vorm op basis van behoeften van de sector. Daarom zijn we met hem gaan zitten om de meest voorkomende uitdagingen op het gebied van materiaalbeheer in kaart te brengen. Hieruit hebben we een praktische FAQ samengesteld, waar jij inspiratie uit kan halen.

1. Wat is het ideale planningsschema voor materiaal?

Arjan benadrukt de gouden regel van AV met betrekking tot het plannen van tijdlijnen: begin op tijd, zodat je altijd een stap voor loopt. 

Begin minstens 4-6 weken voor een evenement met het plannen van het materiaal, vooral tijdens drukke periodes zoals het zomerfestivalseizoen of bedrijfsconferenties. De langere doorlooptijd zorgt er niet alleen voor dat materiaal beschikbaar is, maar geeft u ook ruimte om grondig te testen en flexibel te zijn als er zich vóór de start van het evenement verrassingen voordoen. En verrassingen zijn er altijd.

Bonustip: Plan niet wat de klant vraagt; plan wat ze nodig hebben. Klanten weten niet altijd precies welke specifieke converter ze nodig hebben, of ze vergeten dat er nog een extra microfoon of presentator bijkomt. Het is daarom verstandig om vanaf het begin reserveonderdelen zoals reserve adapters en extra kabels toe te voegen. Zo voorkom je last minute problemen en bent je verzekerd van een succesvol resultaat.

2. Hoe zorg ik ervoor dat mijn materiaal in topconditie blijft?

Regelmatig onderhoud is je verzekeringspolis. Test alles en houd je aan een consistent schema. Arjan stelt een op tijd gebaseerde checklist voor:

Bonustip: Vergeet niet om een back-up van je werk te maken! Dat betekent dat er extra materiaal klaar moet staan, alternatieve opstellingen moeten worden voorbereid en dat er duidelijke procedures moeten zijn voor het geval er tijdens een evenement iets misgaat.

3. Wat zijn de beste werkwijzen voor het repareren van materiaal?

Je medewerkers zijn je eerste verdedigingslinie bij reparaties. Train ze in het correct omgaan met materialen en het uitvoeren van eenvoudige reparaties. Een goede training voorkomt schade en voorkomt dat je dure reparatiediensten in moet schakelen voor eenvoudige problemen.

Het belangrijkste is om eerst interne capaciteit op te bouwen en externe ondersteuning in te schakelen wanneer dat nodig is.

Bonustip: Maak een plan voor als het druk wordt in reparatiewerkplaatsen. Zorg dat je altijd een back-up reparatiepartner bij de hand hebt, zodat je niet afhankelijk bent van één enkele bron. Houd daarnaast bij welke items kapot gaat en wanneer. Als hetzelfde item steeds kapotgaat, stop dan met het verspillen van geld aan reparaties. Vervang het item dan gewoon.

4. Hoe beheer ik inhuur effectief?

Als je toch extra materiaal nodig hebt, bijvoorbeeld omdat je op een reparatie wacht of omdat je een grotere opstelling nodig hebt, biedt inhuur een oplossing. Dit raadt Arjan aan:

1. Maak de rekensom. Vergelijk de inhuurkosten met de potentiële opbrengsten, inclusief transport en installatie, en hoe vaak je dezelfde item inhuurt. Aanschaf kan voordeliger zijn.
2. Doe geen concessies aan kwaliteit. Controleer alles bij ontvangst. Werk altijd samen met gerenommeerde bedrijven, met wie je een vertrouwensband kunt opbouwen. ‍
3. Leg verantwoordelijkheden vast. Zorg ervoor dat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor reparaties, back-up plannen en last minute wijzigingen. Zorg dat je dit altijd schriftelijk vastlegt, ongeacht of het om jezelf, het verhuurbedrijf of de klant gaat.

5. Welke andere technologieën kan ik gebruiken om mijn materiaal te beheren?

RFID staat bovenaan Arjans lijstje van opkomende technologieën. Het lost zichtbaarheidsproblemen op. Bij het verwerken van grote hoeveelheden voorraad of waardevolle materialen tijdens meerdere evenementen moeten AV-professionals precies weten waar alles zich bevindt. En dat is precies wat RFID doet: het geeft je een compleet overzicht van je voorraad in een handomdraai. 

Een ander groot voordeel van RFID is het voorkomen van verlies. Je houdt namelijk bij wanneer en waar elk item voor het laatst is gescand. Hierdoor maak je eenvoudig een hersteltraject of zet processen op om te voorkomen dat het nogmaals gebeurt.

Conclusie

Materiaalbeheer hoeft niet overweldigend te zijn. Met een beetje planning en de juiste systemen blijf je veelvoorkomende problemen voor en zorg je dat je evenementen soepel verlopen.

En met het juiste product voor materiaalplanning pak je elk project dat op je pad komt moeiteloos aan. Waarom probeer je Rentman niet eens zelf? De eerste 30 dagen zijn gratis.