Vous cherchez à réduire les coûts liés au personnel, à accroître votre efficacité, à automatiser les processus et à booster le moral des troupes ? Effectivement, de nombreuses organisations sont à la recherche d'une solution à tout cela. Elles l'ont trouvée en adoptant une nouvelle gestion du personnel.
Alors, qu'est-ce que la gestion du personnel ? Elle est souvent définie comme un ensemble de processus. Cependant, cette définition n’en explique pas clairement le concept ou les avantages. Et comment créer un bon système de gestion du personnel ? Comment cette gestion peut-elle aider votre entreprise à se développer tout en réduisant les coûts ?
Cet article répondra à toutes ces questions et bien d'autres encore. Voici ce que nous allons passer en revue :
Qu'est-ce que la gestion du personnel ?
La gestion du personnel (également connue sous le nom de WFM) est plus qu'un simple suivi du temps et des activités de vos employé·e·s. Il s'agit plutôt d'une stratégie qui aide les entreprises organisatrices d'évènements à optimiser leurs effectifs et à s'assurer qu'elles disposent à tout moment du nombre adéquat de personnes possédant les compétences requises.
Comment fonctionne la gestion du personnel ?
Le meilleur système de WFM est celui qui trouve l’équilibre parfait entre la quantité de travail requise et la quantité de personnel nécessaire pour gérer ce travail. Trouver cet équilibre ne se fait pas du jour au lendemain, mais vous pouvez prendre certaines mesures pour mettre en œuvre une stratégie de gestion du personnel.
Pour utiliser votre personnel de la manière la plus efficace possible, commencez par définir clairement les objectifs de votre entreprise, son public cible et son secteur d'activité.
Avec cette idée claire de vos objectifs et des types de clients ciblés, analysez votre main-d'œuvre actuelle. Votre réseau de personnel interne et de freelances répond-il à tous les besoins de votre clientèle ? Par ailleurs, avez-vous trop de freelances spécialisés dans un domaine et pas assez dans un autre ?
Utilisez ces réponses pour déterminer le type de personnes dont vous avez besoin pour répondre à ces besoins et créez un programme d'embauche pour remédier aux pénuries ou aux excédents potentiels.
Ces étapes constituent la base d'une bonne stratégie de gestion du personnel.
Cependant, la collecte de ces données et leur saisie manuelle dans une feuille Excel demandent beaucoup de temps. Les logiciels de gestion du personnel peuvent accélérer ces processus en rassemblant toutes ces données pour vous et en vous aidant à créer des calendriers, à définir les besoins en personnel et à établir des prévisions.
Pour quoi la gestion du personnel est-elle utilisée ?
Chaque entreprise a des priorités différentes. Mais la plupart, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité, partagent généralement le souhait d’être plus efficaces et plus productives que la concurrence.
La bonne nouvelle est qu’il existe de multiples façons d’y parvenir grâce à la gestion du personnel.
Voici les fonctions clés d’une bonne stratégie de gestion du personnel.
Résoudre les pénuries de personnel
Le fait de ne pas disposer des bonnes personnes pour un évènement peut nuire à la réputation de votre entreprise et générer du stress et du travail de dernière minute.
Un système de gestion du personnel vous permet d'éviter la crainte de perdre potentiellement un client ou de ne pas être en mesure de répondre à ses demandes en anticipant vos besoins en matière de main-d'œuvre. Cela vous permet de remédier de manière proactive aux pénuries de personnel et d’embaucher le nombre adéquat de personnes ayant les compétences recherchées avant qu’une catastrophe ne survienne.
Comment ? En analysant l'historique de données de votre entreprise, les tendances saisonnières et la demande du marché, un système de WFM vous permet de prédire quand et où ces pénuries pourraient survenir.
Optimiser la planification de vos équipes
La création manuelle d'un calendrier dans Excel et sa mise à jour au fur et à mesure que le champ d'application varie ou que la disponibilité d'un freelance change demandent beaucoup de temps.
C'est pourquoi il vous faut un système qui prend en compte des variables telles que les vacances, la disponibilité, la charge de travail et les absences pour créer un planning qui convienne à l'ensemble de l'équipe.
Le logiciel de gestion du personnel utilise les informations saisies à propos des évènements et les données du personnel, telles que leur disponibilité, pour créer des plannings adaptés aux besoins de la clientèle. Cela signifie que vous pouvez créer un emploi du temps en quelques minutes et avoir la certitude de ne pas être en sous-effectif pendant les périodes critiques ou en sureffectif lorsque l'activité ralentit.
Veiller à respecter le droit du travail local
Un suivi précis des heures de travail et de la présence des employé·e·s ne sert pas uniquement à payer votre personnel. C’est également un point crucial pour le respect de la loi. Le non-respect des lois de travail de la région, du pays ou des autorités locales peut entraîner des amendes et des poursuites judiciaires de la part employé·e·s.
Utilisez les outils de WFM pour garder un registre numérique en cas d'audits, en plus d'organiser et de suivre l'éligibilité des employé·e·s, les exigences en matière d'heures supplémentaires et les congés.
Combler facilement le manque de main-d'œuvre
En soi, la gestion du personnel est utilisée pour gérer les quantités d'effectifs et garantir que votre entreprise dispose à tout moment du nombre adéquat d’employé·e·s possédant les compétences nécessaires. Toutefois, pendant les périodes critiques ou en cas de pénurie soudaine de personnel, vous pouvez faire appel à des agences de recrutement externes pour répondre à vos besoins.
Les systèmes de WFM intègrent facilement le personnel temporaire dans votre configuration et vos plannings existants.
Comment ? En simplifiant le processus d'intégration et en synchronisant les plannings du personnel temporaire avec ceux du personnel existant. Cela garantit le bon déroulement des opérations sans renoncer à l'efficacité.
Mieux gérer les équipes en distanciel (assurer l’efficacité du travail à distance)
La plupart des membres de votre équipe et de vos freelances ne travaillent probablement pas sur place. Certains ne sont peut-être même pas dans le pays lorsque vous créez le planning d'un évènement. Et envoyer des e-mails pour connaître leur disponibilité et confirmer leur présence prend un temps considérable.
Un logiciel de WFM permet aux équipes et aux freelances d'accéder à leurs plannings à distance, de mettre à jour leurs disponibilités et de communiquer avec leur responsable d'équipe ou de projet de n'importe où et à tout moment. Ainsi, les responsables de projet et les freelances n'ont pas besoin de rester au bureau pour faire le point après les heures de travail.
Cela vous garantit de disposer de la main-d’œuvre dont vous avez besoin pour un évènement et assure que tout le monde soit au courant des exigences et des attentes.
Améliorer votre marge bénéficiaire
Pour la plupart des entreprises, la main-d’œuvre constitue la dépense la plus importante. Par conséquent, une fois que vous aurez armé votre équipe d'excellence et un réseau d'employé·e·s qualifié·e·s, vous dépenserez moins de ressources et d'argent pour recruter du personnel en dernière minute.
Au lieu de cela, optimisez le déploiement de votre personnel, équilibrez la charge de travail de chacun·e et intégrez la planification de la main-d'œuvre dans votre budget.
En gérant efficacement les ressources en matière de personnel, votre entreprise pourra maîtriser ses coûts. Cette meilleure maîtrise se traduira directement par une amélioration des marges bénéficiaires.
Mieux gérer vos coûts d’équipe et de main d’œuvre
La gestion du personnel ne consiste pas seulement à créer des plannings ou à suivre les heures effectuées. Il s'agit de planifier de manière stratégique et d'allouer intelligemment les ressources, tout en veillant à ce que vous restiez en conformité avec la législation du travail en vigueur. Parce que cela a un impact direct sur vos résultats.
Un logiciel de gestion des effectifs, tel que Rentman, vous permet d'optimiser vos processus de planification et de garantir le bon fonctionnement de l'ensemble de votre entreprise.
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Quel est le rôle principal du WFM ?La gestion du personnel (WFM, pour Workforce Management, en anglais) est la stratégie utilisée par les entreprises pour garantir que chaque employé·e soit au bon endroit, sur la bonne mission et au bon moment. Il s'agit de prévoir efficacement les besoins en matière de main-d'œuvre, d'attribuer facilement les tâches, de suivre les personnes présentes tout en veillant à ce que les entreprises restent en conformité avec les lois et réglementations sur le lieu de travail qui évoluent constamment.
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Un exemple de gestion du personnel ?Par exemple, si vous gérez une entreprise de location de matériel pour des évènements ou des fêtes, la saison des mariages sera bien chargée pour vous. Vous aurez besoin de personnel expérimenté pour gérer des configurations complexes, comme des tentes et de l'éclairage, tout en affectant simultanément d'autres employé·e·s à la gestion des demandes des clients et des tâches administratives. En revanche, en dehors de ces quelques mois, vous risquez de n'avoir que très peu de travail. La gestion du personnel permet d'embaucher du personnel temporaire en temps voulu afin de répondre aux demandes des clients tout en réduisant les coûts de main-d'œuvre pendant les mois les plus calmes.
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Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion du personnel ?Un logiciel de gestion du personnel est une sorte d'assistant numérique pour votre entreprise. Il simplifiera et automatisera les tâches telles que la planification ou l'organisation des missions, tout en permettant une collaboration à distance et un déploiement de la main-d'œuvre.
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Quels sont les éléments de la planification du personnel ?La planification du personnel implique de disposer des bonnes personnes au bon endroit, lorsque cela est nécessaire, pour atteindre les objectifs de votre entreprise et remplir les missions confiées. La planification du personnel comporte six éléments clés : direction stratégique, analyse des effectifs, analyse de l'offre, analyse de la demande, analyse des lacunes, mise en œuvre de solutions.
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Quelle est la différence entre le WFM et les RH ?La gestion du personnel (WFM) et les ressources humaines (RH) sont deux termes distincts qui sont souvent utilisés pour parler de l'un ou de l'autre. La gestion du personnel est une stratégie qui utilise souvent un outil ou un logiciel pour aider les entreprises à mieux gérer leurs effectifs. Les ressources humaines font référence à la gestion globale des personnes et de leur bien-être au sein d'une entreprise.
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La gestion du personnel fait-elle partie des RH ?La gestion du personnel est un sous-ensemble des ressources humaines qui se concentre sur un aspect du personnel d'une entreprise. Les RH sont un terme plus large qui englobe de nombreuses activités liées à la gestion de vos employé·e·s et de leur bien-être.
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Quelles sont les compétences en matière de WFM ?La gestion du personnel implique de multiples compétences, telles que la planification, la mise en place de plannings, l'étblissement de prévisions et le suivi des activités de chaque employé·e afin d'optimiser l'efficacité de votre entreprise.
