Tout ce que vous devez savoir sur la gestion du personnel
Vous cherchez à réduire les coûts liés au personnel, à accroître votre efficacité, à automatiser les processus et à booster le moral des troupes ? Effectivement, de nombreuses organisations sont à la recherche d'une solution à tout cela. Elles l'ont trouvée en adoptant une nouvelle gestion du personnel.
Alors, qu'est-ce que la gestion du personnel ? Elle est souvent définie comme un ensemble de processus. Cependant, cette définition n’en explique pas clairement le concept ou les avantages. Et comment créer un bon système de gestion du personnel ? Comment cette gestion peut-elle aider votre entreprise à se développer tout en réduisant les coûts ?
Cet article répondra à toutes ces questions et bien d'autres encore. Voici ce que nous allons passer en revue :
1. Qu'est-ce que la gestion du personnel ?
2. Comment fonctionne la gestion du personnel ?
3. Cas pratiques de gestion du personnel
3. Comment Rentman pour gérer votre personnel ?
Qu'est-ce que la gestion du personnel ?
La gestion du personnel (également connue sous le nom de WFM) est plus qu'un simple suivi du temps et des activités de vos employé·e·s. Il s'agit plutôt d'une stratégie qui aide les entreprises organisatrices d'évènements à optimiser leurs effectifs et à s'assurer qu'elles disposent à tout moment du nombre adéquat de personnes possédant les compétences requises.
Comment fonctionne la gestion du personnel ?
Le meilleur système de WFM est celui qui trouve l’équilibre parfait entre la quantité de travail requise et la quantité de personnel nécessaire pour gérer ce travail. Trouver cet équilibre ne se fait pas du jour au lendemain, mais vous pouvez prendre certaines mesures pour mettre en œuvre une stratégie de gestion du personnel.
Pour utiliser votre personnel de la manière la plus efficace possible, commencez par définir clairement les objectifs de votre entreprise, son public cible et son secteur d'activité.
Avec cette idée claire de vos objectifs et des types de clients ciblés, analysez votre main-d'œuvre actuelle. Votre réseau de personnel interne et de freelances répond-il à tous les besoins de votre clientèle ? Par ailleurs, avez-vous trop de freelances spécialisés dans un domaine et pas assez dans un autre ?
Utilisez ces réponses pour déterminer le type de personnes dont vous avez besoin pour répondre à ces besoins et créez un programme d'embauche pour remédier aux pénuries ou aux excédents potentiels.
Ces étapes constituent la base d'une bonne stratégie de gestion du personnel.
Cependant, la collecte de ces données et leur saisie manuelle dans une feuille Excel demandent beaucoup de temps. Les logiciels de gestion du personnel peuvent accélérer ces processus en rassemblant toutes ces données pour vous et en vous aidant à créer des calendriers, à définir les besoins en personnel et à établir des prévisions.
Pour quoi la gestion du personnel est-elle utilisée ?
Chaque entreprise a des priorités différentes. Mais la plupart, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité, partagent généralement le souhait d’être plus efficaces et plus productives que la concurrence.
La bonne nouvelle est qu’il existe de multiples façons d’y parvenir grâce à la gestion du personnel.
Voici les fonctions clés d’une bonne stratégie de gestion du personnel.
Résoudre les pénuries de personnel
Le fait de ne pas disposer des bonnes personnes pour un évènement peut nuire à la réputation de votre entreprise et générer du stress et du travail de dernière minute.
Un système de gestion du personnel vous permet d'éviter la crainte de perdre potentiellement un client ou de ne pas être en mesure de répondre à ses demandes en anticipant vos besoins en matière de main-d'œuvre. Cela vous permet de remédier de manière proactive aux pénuries de personnel et d’embaucher le nombre adéquat de personnes ayant les compétences recherchées avant qu’une catastrophe ne survienne.
Comment ? En analysant l'historique de données de votre entreprise, les tendances saisonnières et la demande du marché, un système de WFM vous permet de prédire quand et où ces pénuries pourraient survenir.
Optimiser la planification de vos équipes
La création manuelle d'un calendrier dans Excel et sa mise à jour au fur et à mesure que le champ d'application varie ou que la disponibilité d'un freelance change demandent beaucoup de temps.
C'est pourquoi il vous faut un système qui prend en compte des variables telles que les vacances, la disponibilité, la charge de travail et les absences pour créer un planning qui convienne à l'ensemble de l'équipe.
Le logiciel de gestion du personnel utilise les informations saisies à propos des évènements et les données du personnel, telles que leur disponibilité, pour créer des plannings adaptés aux besoins de la clientèle. Cela signifie que vous pouvez créer un emploi du temps en quelques minutes et avoir la certitude de ne pas être en sous-effectif pendant les périodes critiques ou en sureffectif lorsque l'activité ralentit.
Veiller à respecter le droit du travail local
Un suivi précis des heures de travail et de la présence des employé·e·s ne sert pas uniquement à payer votre personnel. C’est également un point crucial pour le respect de la loi. Le non-respect des lois de travail de la région, du pays ou des autorités locales peut entraîner des amendes et des poursuites judiciaires de la part employé·e·s.
Utilisez les outils de WFM pour garder un registre numérique en cas d'audits, en plus d'organiser et de suivre l'éligibilité des employé·e·s, les exigences en matière d'heures supplémentaires et les congés.
Combler facilement le manque de main-d'œuvre
En soi, la gestion du personnel est utilisée pour gérer les quantités d'effectifs et garantir que votre entreprise dispose à tout moment du nombre adéquat d’employé·e·s possédant les compétences nécessaires. Toutefois, pendant les périodes critiques ou en cas de pénurie soudaine de personnel, vous pouvez faire appel à des agences de recrutement externes pour répondre à vos besoins.
Les systèmes de WFM intègrent facilement le personnel temporaire dans votre configuration et vos plannings existants.
Comment ? En simplifiant le processus d'intégration et en synchronisant les plannings du personnel temporaire avec ceux du personnel existant. Cela garantit le bon déroulement des opérations sans renoncer à l'efficacité.
Mieux gérer les équipes en distanciel (assurer l’efficacité du travail à distance)
La plupart des membres de votre équipe et de vos freelances ne travaillent probablement pas sur place. Certains ne sont peut-être même pas dans le pays lorsque vous créez le planning d'un évènement. Et envoyer des e-mails pour connaître leur disponibilité et confirmer leur présence prend un temps considérable.
Un logiciel de WFM permet aux équipes et aux freelances d'accéder à leurs plannings à distance, de mettre à jour leurs disponibilités et de communiquer avec leur responsable d'équipe ou de projet de n'importe où et à tout moment. Ainsi, les responsables de projet et les freelances n'ont pas besoin de rester au bureau pour faire le point après les heures de travail.
Cela vous garantit de disposer de la main-d’œuvre dont vous avez besoin pour un évènement et assure que tout le monde soit au courant des exigences et des attentes.
Améliorer votre marge bénéficiaire
Pour la plupart des entreprises, la main-d’œuvre constitue la dépense la plus importante. Par conséquent, une fois que vous aurez armé votre équipe d'excellence et un réseau d'employé·e·s qualifié·e·s, vous dépenserez moins de ressources et d'argent pour recruter du personnel en dernière minute.
Au lieu de cela, optimisez le déploiement de votre personnel, équilibrez la charge de travail de chacun·e et intégrez la planification de la main-d'œuvre dans votre budget.
En gérant efficacement les ressources en matière de personnel, votre entreprise pourra maîtriser ses coûts. Cette meilleure maîtrise se traduira directement par une amélioration des marges bénéficiaires.
Mieux gérer vos coûts d’équipe et de main d’œuvre
La gestion du personnel ne consiste pas seulement à créer des plannings ou à suivre les heures effectuées. Il s'agit de planifier de manière stratégique et d'allouer intelligemment les ressources, tout en veillant à ce que vous restiez en conformité avec la législation du travail en vigueur. Parce que cela a un impact direct sur vos résultats.
Un logiciel de gestion des effectifs, tel que Rentman, vous permet d'optimiser vos processus de planification et de garantir le bon fonctionnement de l'ensemble de votre entreprise.
FAQ
Frequently asked questions
Workforce management (WFM) is the strategy businesses use to ensure every employee is in the right place, doing the right job, at the right time. It's about efficiently forecasting labor needs, easily assigning tasks, tracking who's present while ensuring companies remain compliant with constantly changing workplace laws and regulations.
For example, if you operate an event or party equipment rental, the wedding season will be busy for you. You’ll need experienced staff to handle complex setups like tents and lighting, while simultaneously assigning other employees to manage customer inquiries and administrative tasks. However, outside of these few months, you might have very little work. Workforce management enables timely temporary hires to ensure you can meet customer demands while ensuring you keep labor costs lower during slower months.
Workforce management software is like a digital assistant for your business. It will simplify and automate tasks such as scheduling or organizing assignments while enabling remote collaboration and labor deployment.
Workforce planning means having the right skilled people in the right places when needed to achieve your company goals and given assignments.There are six key elements to workforce planning: strategic direction, workforce analysis, supply analysis, demand analysis, gap analysis, solution implementation
Workforce management (WFM) and human resources (HR) are two separate terms that are often used interchangeably. Workforce management is a strategy that often uses a tool or software to help businesses better manage their team of employees. Human resources refers to the overall management of people and their well-being within a company.
Workforce management is a subset of HR that focuses on one aspect of a company’s workforce. HR is a broader term that encompasses many activities related to managing your employees and their well-being.
Workforce management involves multiple skills such as planning, scheduling, forecasting, and monitoring each employee’s activities to optimize your company’s efficiency.
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