Moderniza tu almacén con RFID: guía completa + lista de control para la implementación

Son las 7 a.m. Tu camión sale en 90 minutos para el montaje del festival. Estás en el almacén con un portapapeles, revisando 200 accesorios, 50 cabezas móviles y montones de cables. Entonces alguien pregunta: «¿Hemos metido los controladores de repuesto en el embalaje?». No lo sabes porque están guardados en una caja de transporte que ya está en el camión.

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¿Te suena? Esto es lo que ocurre cuando el seguimiento manual alcanza sus límites.

El problema del seguimiento manual

La mayoría de las empresas de organización de eventos llevan un control del equipo con listas impresas, Excel o Google Docs. Funciona para encargos pequeños, pero las producciones más grandes ponen de manifiesto los problemas.

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La comprobación manual implica abrir caja por caja para verificar lo que hay dentro. Confirmar que un artículo específico está empaquetado significa desempaquetar hasta encontrarlo. Y entonces se cometen errores, los artículos se marcan como empaquetados, pero siguen en el almacén, y el equipo desaparece sin que quede constancia de lo sucedido.

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Durante los periodos de mayor actividad, tu personal trabaja a un ritmo acelerado y el seguimiento manual no puede seguir el ritmo. La tecnología RFID cambia esta situación al escanear todo de una vez, incluso a través de cajas cerradas.

¿Cómo funciona la tecnología RFID?

La identificación por radiofrecuencia (RFID) utiliza pequeñas etiquetas que se colocan en el equipo. Cada etiqueta incluye un chip que se comunica de forma inalámbrica con un lector. Apunta al lector hacia tu equipo y este identificará todos los artículos etiquetados que se encuentren dentro de su alcance sin necesidad de escanear códigos de barras individuales ni abrir cajas.

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Esto es lo que diferencia a la tecnología RFID de los códigos QR o los códigos de barras:

• Escanea sin ver el artículo. Los lectores RFID detectan las etiquetas a través de los materiales. Esto significa que puedes escanear el equipo dentro de las cajas de transporte cerradas sin necesidad de abrirlas.
• Escanea entre las cajas apiladas. ¿Tienes cajas apiladas? La tecnología RFID puede leer las etiquetas en la parte inferior de la caja sin mover nada, lo que agiliza la preparación.
• Escanea cientos de artículos en segundos. El lector lo captura todo al instante, sin la necesidad de escanear cada código QR ni esperar entre escaneos.

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No es necesario ver el código de barras ni preocuparse por las etiquetas dañadas. Apunta y escanea. Entonces, ¿cómo se implementa esto en el almacén?

Lista de control para la implementación de RFID

Implementar la tecnología RFID no es complicado, pero requiere planificación. Tendrás que etiquetar el equipo, probar la configuración y hacer que tu personal se sienta cómodo con el nuevo proceso. La mayoría de las empresas comienzan poco a poco, etiquetando una categoría de equipos, probándola en unos pocos encargos y, a partir de ahí, van creciendo.

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Aquí te presentamos una lista de verificación práctica para implementar la RFID en tus operaciones:

¿Por qué las empresas de producción de eventos en directo y audiovisuales están optando por la RFID?

RFID ahorra tiempo. Las empresas que utilizan la tecnología RFID registran un aumento del 40 % en la rapidez de las operaciones de almacén. Tu personal dedica menos tiempo a la verificación y más tiempo a la configuración.

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• Mayor precisión en el embalaje: sabrás exactamente lo que contiene cada caja antes de que salga del almacén. Si falta algo, lo encontrarás inmediatamente (no a mitad del proceso de configuración).
• Preparación más rápida: ya no es necesario abrir cajas para comprobar su contenido ni levantar pilas para verificar los artículos. Tu personal puede escanear cargas completas de camiones en cuestión de minutos.
• Menos pérdidas de equipos: la tecnología RFID rastrea la ubicación de los artículos, por lo que es menos probable que los equipos desaparezcan entre un trabajo y otro. Cuando algo se pierde, sabes cuándo y dónde se escaneó por última vez.
• Cargas y cargas más fluidas: confirma que todo está en orden antes de abandonar el lugar. Sin escaseces inesperadas a la mañana siguiente
• Coordinación en tiempo real: todos ven los mismos datos. Si alguien escanea una caja y falta algún artículo, todo el personal lo sabrá de inmediato.

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Una breve nota sobre la integración del programa: la tecnología RFID funciona mejor cuando estás conectado a tu plataforma de gestión de equipos. El sistema de gestión de inventario de Rentman incluye compatibilidad con RFID, lo que significa que los escaneos se sincronizan automáticamente con la planificación de proyectos y los flujos de trabajo del almacén. Para más información, consulta los productos del inventario de Rentman.

¿Vale la pena utilizar RFID?

La tecnología RFID resulta más útil cuando gestionas grandes inventarios y producciones complejas. Si gestionas cientos de equipos, te encargas de múltiples trabajos al mismo tiempo o lidias con eventos de varios días, la tecnología RFID cambia la forma en que funciona tu almacén.

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El personal dedica menos tiempo a comprobar y más tiempo a lo que realmente importa. Todos disponen de información precisa cuando la necesitan. Y cuando el camión sale a las 7 a. m., sabes exactamente lo que hay dentro.