Moderniseer je magazijn met RFID: complete handleiding + implementatiechecklist.

Het is 7 uur 's ochtends. De vrachtwagen vertrekt over 90 minuten naar een festival om op te bouwen. Je staat in het magazijn met een klembord en vinkt 200 fixtures, 50 moving heads en bergen kabels af. Dan vraagt iemand: "Zijn de reserve controllers ingepakt?" Dat weet je niet, want ze liggen begraven in een flightcase die al in de vrachtwagen staat.

‍

Klinkt dit bekend? Dit is wat er gebeurt als handmatige tracking zijn grenzen bereikt.

Het probleem met handmatige tracking

De meeste evenementenbedrijven houden materiaal bij met papieren lijsten, Excel of Google Docs. Het werkt voor kleine klussen, maar bij grotere producties ontstaan er problemen.

‍

Bij handmatige controle worden alle cases geopend om te controleren wat erin zit. Controleren of een bepaald item is ingepakt, betekent uitpakken totdat je het vindt. Dit is wanneer er fouten gemaakt worden: items worden als ingepakt gemarkeerd, maar blijven toch in het magazijn staan en materiaal raakt kwijt zonder dat er een registratie is van wat er is gebeurd.

‍

In drukke periodes handelt je team snel en kan handmatige tracking het tempo niet bijbenen. RFID verandert dat, doordat alles in één keer wordt gescand, zelfs gesloten cases.

Hoe werkt RFID?

RFID (Radio Frequency Identification) maakt gebruik van kleine tags die op je materiaal worden bevestigd. Elke tag bevat een chip die draadloos communiceert met een lezer. Richt de lezer op je materialen en deze identificeert elk getagd item binnen bereik, zonder dat je afzonderlijke barcodes scant of cases opent.

‍

Dit is wat RFID onderscheidt van QR-codes of barcodes:

• Onzichtbare items scannen. RFID-lezers detecteren tags door materialen heen. Dat betekent dat je materiaal in gesloten flightcases kan scannen zonder deze te openen. 
• Gestapelde cases scannen. Heb je cases opgestapeld? RFID kan tags in de onderste case lezen zonder dat er iets verplaatst hoeft te worden, waardoor de voorbereidingen sneller verlopen.
• Honderden items scannen in seconden. De lezer legt alles direct vast, zonder elke keer de QR-code te scannen of wachttijd tussen de scans.

‍

De streepjescode hoeft niet zichtbaar te zijn en je hoeft je geen zorgen te maken over beschadigde labels. Gewoon richten en scannen. Maar, hoe implementeer je dit in je magazijn?

Checklist voor RFID implementatie

Het implementeren van RFID is niet ingewikkeld, maar vraagt wel om planning. Je moet je materialen labelen, testen en ervoor zorgen dat je team vertrouwd raakt met het nieuwe proces. De meeste bedrijven beginnen klein door zich te richten op één materiaalcategorie, deze te testen tijdens een aantal opdrachten en vervolgens van daaruit uit te breiden.

‍

Dit is een praktische checklist voor het implementeren van RFID in jouw bedrijf:

Waarom AV- en live-evenementenproductiebedrijven kiezen voor RFID

RFID bespaart tijd. Bedrijven die RFID gebruiken, melden 40% snellere magazijnprocessen. Je team besteedt minder tijd aan verificatie en meer tijd aan het opbouwen.

‍

• Betere nauwkeurigheid tijdens inpakken: Je weet precies wat er in elke case zit voordat deze het magazijn verlaat. Als er iets ontbreekt, kom je daar meteen achter (niet halverwege de opbouw).
• Snellere voorbereiding: Je hoeft cases niet meer te openen om te controleren op inhoud of opgestapelde cases te verplaatsen om items te verifiëren. Medewerkers scannen binnen enkele minuten hele vrachtwagens.
• Minder materiaalverlies: RFID houdt bij waar items zich bevinden, waardoor de kans kleiner is dat materiaal tussen opdrachten door verdwijnt. Wanneer er toch iets kwijtraakt, weet jij precies wanneer en waar het voor het laatst is gescand
• Soepeler in- en uitladen: Controleer of alles geregeld is voordat je de locatie verlaat. Geen verrassing dat er de volgende ochtend tekorten zijn.
• Realtime coördinatie: Iedereen ziet dezelfde gegevens. Als iemand een case scant en er ontbreekt iets, is het hele team direct op de hoogte.

‍

Een korte opmerking over software-integratie: RFID werkt het beste wanneer deze is gekoppeld aan je materiaal management platform. Het voorraadbeheersysteem van Rentman ondersteunt RFID, wat betekent dat scans automatisch worden gesynchroniseerd met je projectplanning en magazijnworkflows. Bekijk Rentman's Inventarisproduct voor meer informatie.

Is RFID de moeite waard?

RFID is vooral zinvol als je grote voorraden en complexe producties beheert. Als je honderden items verwerkt, meerdere opdrachten tegelijkertijd uitvoert of meerdaagse evenementen produceert, verandert RFID de manier waarop je magazijn functioneert.

‍

Je team is minder tijd kwijt aan controles en houdt meer tijd over voor belangrijke zaken. Iedereen beschikt over accurate informatie wanneer dat nodig is. En als de vrachtwagen om 7 uur 's ochtends vertrekt, weet je precies wat erin zit.