Modernisiere dein Lager mit RFID: Kompletter Guide + Checkliste für die Umsetzung.

Es ist 7 Uhr morgens. Dein LKW fährt in 90 Minuten für den Festivalaufbau los. Du stehst im Lager mit einem Klemmbrett in der Hand und hakst 200 Scheinwerfer, 50 Moving Heads und Berge an Kabeln ab. Dann fragt jemand: „Haben wir die Backup-Controller eingepackt?“ Keine Ahnung — sie sind irgendwo in einem Flightcase vergraben, das sich bereits im LKW befindet.

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Kommt dir das bekannt vor? Genau so sieht es aus, wenn manuelles Tracking an seine Grenzen kommt.

Das Problem mit manuellem Tracking

Die meisten Eventfirmen tracken ihr Material noch mit Papierlisten, Excel oder Google Docs. Bei kleineren Aufträgen klappt das noch problemlos, doch bei großen Produktionen wird schnell klar, wo die Grenzen liegen.

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Manuelles Prüfen bedeutet: jedes Case öffnen, um zu kontrollieren, was drin ist. Wenn du ein bestimmtes Teil suchst, musst du Cases auspacken, bis du es findest. Und dann passieren Fehler: Teile werden als „eingepackt“ markiert, liegen aber noch im Lager. Oder Material geht verloren, ohne dass jemand weiß, wann oder wie es passiert ist.

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In stressigen Zeiten bewegt sich dein Team schnell, und manuelles Tracking kommt da einfach nicht hinterher. RFID ändert das, indem du alles auf einmal scannen kannst, sogar durch geschlossene Cases.

Wie funktioniert RFID?

RFID (Radio-Frequency Identification) nutzt kleine Tags, die an deinem Material befestigt werden. Jeder Tag enthält einen Chip, der kabellos mit einem Lesegerät kommuniziert. Du richtest das Lesegerät auf dein Material, und es erkennt jedes getaggte Teil in Reichweite, ohne einzelne Barcodes scannen oder Cases öffnen zu müssen.

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Das unterscheidet RFID von QR-Codes oder Barcodes:

• Scannen, ohne den Artikel zu sehen. RFID-Lesegeräte erfassen Tags auch durch Materialien hindurch. Du kannst also Material in geschlossenen Flightcases scannen, ohne sie zu öffnen. 
• Scannen durch gestapelte Cases. Sind deine Cases gestapelt? RFID liest auch die Tags im unteren Case, ohne dass du etwas bewegen musst, was die Vorbereitung deutlich schneller macht.
• Hunderte Teile in Sekunden scannen. Ein Lesegerät erkennt alles auf einen Schlag, ohne dass du jeden QR-Code einzeln scannen musst oder es zu Verzögerungen kommt.

Du musst den Barcode nicht sehen oder dich um beschädigte Labels sorgen. Einfach ausrichten und scannen. Also, wie setzt du das jetzt in deinem Lager um?

Checkliste für die RFID-Umsetzung

Die Einführung von RFID ist nicht kompliziert, braucht aber etwas Planung. Du musst dein Material taggen, dein Setup testen und dein Team mit dem neuen Prozess vertraut machen. Die meisten Firmen starten klein: Sie taggen erst eine Materialkategorie, testen das Ganze bei ein paar Aufträgen und bauen dann Schritt für Schritt aus.

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Hier ist eine praktische Checkliste für die Einführung von RFID in deinem Betrieb:

Warum AV- & Live-Event-Unternehmen auf RFID setzen

RFID spart Zeit. Unternehmen berichten von bis zu 40 % schnelleren Abläufen im Lager. Dein Team verbringt weniger Zeit mit Kontrollieren und mehr Zeit mit tatsächlichem Aufbau.

• Bessere Packgenauigkeit: Du weißt genau, was in jedem Case ist, bevor es das Lager verlässt. Wenn etwas fehlt, merkst du das sofort (nicht erst mitten im Aufbau).
• Schnellere Vorbereitung: Keine Cases mehr öffnen, um den Inhalt zu prüfen, und keine Stapel mehr anheben, um einzelne Teile zu kontrollieren. Dein Team kann komplette LKW-Ladungen in wenigen Minuten scannen.
• Weniger Materialverluste: RFID zeigt dir, wo sich Teile befinden, sodass Material viel seltener zwischen Aufträgen verschwindet. Und wenn doch mal etwas fehlt, weißt du genau, wann und wo es zuletzt gescannt wurde.
• Reibungsloseres Ein- und Ausladen: Du kannst sicherstellen, dass alles vollständig ist, bevor du den Veranstaltungsort verlässt. Keine bösen Überraschungen am nächsten Morgen.
• Echtzeit-Koordination: Alle sehen dieselben Daten. Wenn jemand ein Case scannt und etwas fehlt, weiß das ganze Team sofort Bescheid.

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Noch ein Hinweis zur Software-Integration: RFID funktioniert am besten, wenn es direkt an deine Materialverwaltung angebunden ist. Das Bestandsverwaltungssystem von Rentman unterstützt RFID, was bedeutet, dass deine Scans automatisch mit deiner Projektplanung und deinen Lagerabläufen synchronisiert werden. Weitere Informationen findest du auf Rentman's Produktseite zum Thema Bestand.

Lohnt sich RFID?

RFID ist am sinnvollsten, wenn Sie große Bestände und komplexe Produktionen verwalten. Wenn Sie Hunderte von Geräten handhaben, mehrere Aufträge gleichzeitig ausführen oder mit mehrtägigen Ereignissen zu tun haben, verändert RFID die Funktionsweise Ihres Lagers.

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Ihre Crew verbringt weniger Zeit mit der Überprüfung und mehr Zeit mit dem, was wirklich wichtig ist. Jeder hat genaue Informationen, wenn er sie benötigt. Und wenn der Truck um 7 Uhr morgens losfährt, weißt du genau, was drin ist.