De Ultieme Gids voor Magazijnbeheer

Als magazijnbeheerder of eigenaar zijn details cruciaal. Het lijkt een onmogelijke opgave om áltijd te weten waar je materiaal zich bevindt. Het scannen van apparatuur is een tijdrovende klus. En soms worden de verkeerde items ingepakt en klaargezet!

Met goed magazijnbeheer ga je deze uitdagingen aan en zorg je voor soepele en efficiënte processen in je magazijn.

Met dit artikel heeft magazijnbeheer geen geheimen meer voor jou en heb jij alle tools om een productief verhuurbedrijf te runnen. Lees meer over de volgende onderwerpen:

1.  Wat is magazijnbeheer?
2.  Verschil tussen inventaris-, voorraad- en magazijnbeheer
3.  Soorten magazijnen
4.  7 belangrijke processen voor magazijnbeheer
5.  Hoe processen in een magazijn te optimaliseren
6.  Creatieve ideeën om magazijnbeheer
7.  Investeer in een magazijnbeheersysteem

Zoals je ziet zijn er veel aspecten om te belichten. Laten we beginnen met de basis.

Wat is magazijnbeheer?

In de kern betekent magazijnbeheer het controleren, analyseren en optimaliseren van je magazijnactiviteiten. Denk aan het overzicht over je opslag, orderverwerking en transport van je producten.

Hoe zijn de gevolgen van optimaal magazijnbeheer? Heel concreet: jij en je medewerkers weten altijd de locatie van materiaal, wat de huidige staat ervan is en wanneer, waar en hoe items vervoerd moeten worden. Klinkt goed, toch?

Maar wacht... wat is het verschil tussen inventarisbeheer, voorraadmanagement en magazijnbeheer?

Waarschijnlijk heb je de term magazijnbeheer al vaker gehoord, maar ook inventarisbeheer en voorraadmanagement zijn niet onbekend. Maar wat is het verschil tussen deze drie nu eigenlijk?

Inventarisbeheer gaat over het bestellen, opslaan en volgen van items in een magazijn. De focus ligt op het houden van optimale voorraadaantallen, tekorten verminderen en het minimaliseren van opslagkosten.

Aan de andere kant,

Gaat voorraadbeheer over de handeling en controle van materiaal in het magazijn, nauwkeurige voorraadtellingen en een goede organisatie en efficiënt gebruik van de ruimte.

Deze twee gecombineerd noemen we:

Magazijnbeheer. De combinatie van inventarisbeheer en voorraadmanagement plus alle operationele aspecten van een magazijn, zoals orderverwerking, orderpicken, verpakken en transport.

We weten nu wat magazijnbeheer inhoudt. Tijd om dieper in te gaan op de verschillende soorten magazijnen.

Kies het meest geschikte type magazijn en voorkom onnodige kosten in de toekomst

Magazijnen kunnen variëren in grootte, indeling en functionaliteit op basis van de specifieke vereisten van jouw niche. De meest voorkomende magazijnen zijn:

1. Openbare magazijnen: Openbare magazijnen zijn eigendom van de overheid en bieden opslagruimte en diensten aan meerdere bedrijven op huurbasis (maandelijkse kosten). Ze zijn vaak niet uitgerust met geavanceerde technologische opties, maar zijn wel het meest betaalbaar. Dit maakt ze perfect voor start-ups en kleine bedrijven.
2. Particuliere magazijnen: Particuliere magazijnen zijn eigendom van en worden geëxploiteerd door individuele bedrijven. Ze bieden speciale opslagfaciliteiten die zijn afgestemd op jouw specifieke wensen. Dit type magazijn is duurder dan een openbaar magazijn, maar in ruil daarvoor heb je meer controle over de grootte en indeling.
3. Douane-entrepots: Douane-entrepots hebben toestemming van de douane om geïmporteerde goederen op te slaan voordat ze worden vrijgegeven voor lokale distributie of wederuitvoer. Dit type magazijn is perfect voor bedrijven die over landsgrenzen heen actief zijn.
4. Koude opslagloodsen: Door de temperatuurgecontroleerde omgeving zijn koelhuizen ideaal voor bederfelijke goederen zoals voedsel, farmaceutische producten maar ook kunstwerken! Deze magazijnen kunnen producten koelen of invriezen.
5. Geconsolideerde magazijnen: Een geconsolideerd magazijn lijkt op een openbaar magazijn, maar dan in eigendom van een derde partij en biedt flexibele contracten in plaats van strikte maandelijkse kosten. Dit type magazijn verzamelt kleine zendingen van verschillende bronnen en transporteert ze samen als één grote zending. Qua kosten een goede oplossing voor kleine bedrijven met wisselende opslagbehoeften.

Het kiezen van het juiste type magazijn hangt sterk af van jouw type verhuurbedrijf. Ben je pas net gestart? Kies dan de goedkopere opties zoals een openbaar of geconsolideerd magazijn.

Is jouw apparatuur gevoelig voor externe factoren, zoals temperatuur? Kies voor een opslagmagazijn met temperatuurregeling om te voorkomen dat de kwaliteit van je apparatuur verloren gaat. Dit geldt bijvoorbeeld voor filmrollen, waarbij Kodak temperaturen van 25°C voor zwart-witfilm en 10°C voor kleurenfilm aanraadt.

Neem de tijd om het juiste type te kiezen. Neem ook eens contact op met andere bedrijven voor advies. Het aanpassen / verhuizen van een magazijn is namelijk kostbaar en tijdrovend.

Heb je een keuze gemaakt en is je magazijn ingericht? Dan is de volgende stap om de processen binnen het magazijn eens onder de loep te nemen!

De belangrijkste processen voor magazijnbeheer als basis

De eerste stap is om de basisprocessen binnen een magazijn te kennen en begrijpen. Het totale magazijnproces bestaat uit een aantal activiteiten om efficiënt te kunnen werken. Van begin tot eind ziet dat er zo uit:

Inrichten

Bepaal de optimale opslaglocatie voor elk item op basis van factoren zoals vraag, grootte, gewicht en toegankelijkheid. In dit proces organiseer je jouw magazijn voordat je goederen ontvangt, zodat je zo efficiënt mogelijk gebruik kan maken van de beschikbare ruimte.

Goederen ontvangen

Bij het ontvangen van items controleer je eerst de kwaliteit en de juiste hoeveelheid. Doe dit zorgvuldig, zodat verkeerde items niet in je magazijninventaris terecht komen en fouten veroorzaken verderop in het proces.

‍

Materiaal wegzetten

Dit is het proces van het ontvangen en wegzetten van goederen op hun aangewezen opslaglocatie in het magazijn.

‍

Voorraadopslag

Meestal worden de ontvangen artikelen een tijdje opgeslagen voordat ze naar hun (tijdelijke) eigenaar worden verzonden. Daarom komen ze in je magazijninventaris terecht, voordat ze verzameld worden. Dit is een van de meest strategische stappen, omdat het een grote invloed heeft op het ruimtegebruik, voorraadbeheer en de forecast. Het bepaalt de efficiëntie in je magazijn!

Ons advies: digitaliseer je inventaris. Door voorraadbeheersoftware te gebruiken, verkrijg je real-time inzicht in je voorraadaantallen, automatiseer je processen en geneer je nauwkeurige rapporten en analyses.

‍

Order picking

Klaar voor transport? Wanneer een item verstuurd kan worden, haal je dit item op uit de voorraadlocatie en pak je het in. De orderpicker heeft een pakbon nodig om dit proces goed te doorlopen.

‍

Orders inpakken

Het inpakken van de verzamelde artikelen en voorzien van de juiste documentatie en etiketten.

‍

Orders versturen

Coördinatie van de zending naar de juiste bestemming. Je kan hiervoor met eigen transportmiddelen werken, maar ook met externe vervoerders zoals UPS, DHL of FedEx.