Als magazijnbeheerder of eigenaar zijn details cruciaal. Het lijkt een onmogelijke opgave om áltijd te weten waar je materiaal zich bevindt. Het scannen van apparatuur is een tijdrovende klus. En soms worden de verkeerde items ingepakt en klaargezet!
Met goed magazijnbeheer ga je deze uitdagingen aan en zorg je voor soepele en efficiënte processen in je magazijn.
Met dit artikel heeft magazijnbeheer geen geheimen meer voor jou en heb jij alle tools om een productief verhuurbedrijf te runnen. Lees meer over de volgende onderwerpen:
1. Wat is magazijnbeheer?
2. Verschil tussen inventaris-, voorraad- en magazijnbeheer
3. Soorten magazijnen
4. 7 belangrijke processen voor magazijnbeheer
5. Hoe processen in een magazijn te optimaliseren
6. Creatieve ideeën om magazijnbeheer
7. Investeer in een magazijnbeheersysteem
Zoals je ziet zijn er veel aspecten om te belichten. Laten we beginnen met de basis.
Wat is magazijnbeheer?
In de kern betekent magazijnbeheer het controleren, analyseren en optimaliseren van je magazijnactiviteiten. Denk aan het overzicht over je opslag, orderverwerking en transport van je producten.
Hoe zijn de gevolgen van optimaal magazijnbeheer? Heel concreet: jij en je medewerkers weten altijd de locatie van materiaal, wat de huidige staat ervan is en wanneer, waar en hoe items vervoerd moeten worden. Klinkt goed, toch?
Maar wacht... wat is het verschil tussen inventarisbeheer, voorraadmanagement en magazijnbeheer?
Waarschijnlijk heb je de term magazijnbeheer al vaker gehoord, maar ook inventarisbeheer en voorraadmanagement zijn niet onbekend. Maar wat is het verschil tussen deze drie nu eigenlijk?
Inventarisbeheer gaat over het bestellen, opslaan en volgen van items in een magazijn. De focus ligt op het houden van optimale voorraadaantallen, tekorten verminderen en het minimaliseren van opslagkosten.
Aan de andere kant,
Gaat voorraadbeheer over de handeling en controle van materiaal in het magazijn, nauwkeurige voorraadtellingen en een goede organisatie en efficiënt gebruik van de ruimte.
Deze twee gecombineerd noemen we:
Magazijnbeheer. De combinatie van inventarisbeheer en voorraadmanagement plus alle operationele aspecten van een magazijn, zoals orderverwerking, orderpicken, verpakken en transport.
We weten nu wat magazijnbeheer inhoudt. Tijd om dieper in te gaan op de verschillende soorten magazijnen.
Kies het meest geschikte type magazijn en voorkom onnodige kosten in de toekomst
Magazijnen kunnen variëren in grootte, indeling en functionaliteit op basis van de specifieke vereisten van jouw niche. De meest voorkomende magazijnen zijn:
- Openbare magazijnen: Openbare magazijnen zijn eigendom van de overheid en bieden opslagruimte en diensten aan meerdere bedrijven op huurbasis (maandelijkse kosten). Ze zijn vaak niet uitgerust met geavanceerde technologische opties, maar zijn wel het meest betaalbaar. Dit maakt ze perfect voor start-ups en kleine bedrijven.
- Particuliere magazijnen: Particuliere magazijnen zijn eigendom van en worden geëxploiteerd door individuele bedrijven. Ze bieden speciale opslagfaciliteiten die zijn afgestemd op jouw specifieke wensen. Dit type magazijn is duurder dan een openbaar magazijn, maar in ruil daarvoor heb je meer controle over de grootte en indeling.
- Douane-entrepots: Douane-entrepots hebben toestemming van de douane om geïmporteerde goederen op te slaan voordat ze worden vrijgegeven voor lokale distributie of wederuitvoer. Dit type magazijn is perfect voor bedrijven die over landsgrenzen heen actief zijn.
- Koude opslagloodsen: Door de temperatuurgecontroleerde omgeving zijn koelhuizen ideaal voor bederfelijke goederen zoals voedsel, farmaceutische producten maar ook kunstwerken! Deze magazijnen kunnen producten koelen of invriezen.
- Geconsolideerde magazijnen: Een geconsolideerd magazijn lijkt op een openbaar magazijn, maar dan in eigendom van een derde partij en biedt flexibele contracten in plaats van strikte maandelijkse kosten. Dit type magazijn verzamelt kleine zendingen van verschillende bronnen en transporteert ze samen als één grote zending. Qua kosten een goede oplossing voor kleine bedrijven met wisselende opslagbehoeften.
Het kiezen van het juiste type magazijn hangt sterk af van jouw type verhuurbedrijf. Ben je pas net gestart? Kies dan de goedkopere opties zoals een openbaar of geconsolideerd magazijn.
Is jouw apparatuur gevoelig voor externe factoren, zoals temperatuur? Kies voor een opslagmagazijn met temperatuurregeling om te voorkomen dat de kwaliteit van je apparatuur verloren gaat. Dit geldt bijvoorbeeld voor filmrollen, waarbij Kodak temperaturen van 25°C voor zwart-witfilm en 10°C voor kleurenfilm aanraadt.
Neem de tijd om het juiste type te kiezen. Neem ook eens contact op met andere bedrijven voor advies. Het aanpassen / verhuizen van een magazijn is namelijk kostbaar en tijdrovend.
Heb je een keuze gemaakt en is je magazijn ingericht? Dan is de volgende stap om de processen binnen het magazijn eens onder de loep te nemen!
Inrichten
Bepaal de optimale opslaglocatie voor elk item op basis van factoren zoals vraag, grootte, gewicht en toegankelijkheid. In dit proces organiseer je jouw magazijn voordat je goederen ontvangt, zodat je zo efficiënt mogelijk gebruik kan maken van de beschikbare ruimte.
Goederen ontvangen
Bij het ontvangen van items controleer je eerst de kwaliteit en de juiste hoeveelheid. Doe dit zorgvuldig, zodat verkeerde items niet in je magazijninventaris terecht komen en fouten veroorzaken verderop in het proces.
Materiaal wegzetten
Dit is het proces van het ontvangen en wegzetten van goederen op hun aangewezen opslaglocatie in het magazijn.
Voorraadopslag
Meestal worden de ontvangen artikelen een tijdje opgeslagen voordat ze naar hun (tijdelijke) eigenaar worden verzonden. Daarom komen ze in je magazijninventaris terecht, voordat ze verzameld worden. Dit is een van de meest strategische stappen, omdat het een grote invloed heeft op het ruimtegebruik, voorraadbeheer en de forecast. Het bepaalt de efficiëntie in je magazijn!
Ons advies: digitaliseer je inventaris. Door voorraadbeheersoftware te gebruiken, verkrijg je real-time inzicht in je voorraadaantallen, automatiseer je processen en geneer je nauwkeurige rapporten en analyses.
Order picking
Klaar voor transport? Wanneer een item verstuurd kan worden, haal je dit item op uit de voorraadlocatie en pak je het in. De orderpicker heeft een pakbon nodig om dit proces goed te doorlopen.
Orders inpakken
Het inpakken van de verzamelde artikelen en voorzien van de juiste documentatie en etiketten.
Orders versturen
Coördinatie van de zending naar de juiste bestemming. Je kan hiervoor met eigen transportmiddelen werken, maar ook met externe vervoerders zoals UPS, DHL of FedEx.
Wil je een kopie van deze illustraties bewaren?
Neem bij elke stap maatregelen op gebied van veiligheid, kwaliteit en efficiëntie en zorg dat deze processen iedere dag weer soepel verlopen. Benieuwd naar hoe dat eruit ziet? Lees dan vooral verder!
6 Fundamentele acties voor magazijnoptimalisatie
In het vorige hoofdstuk hebben we je alles verteld over de processen die bij magazijnbeheer komen kijken. Maar hoe laat je deze zo soepel mogelijk verlopen?
Door het toepassen van de volgende strategieën, stroomlijn je jouw processen en verbeter je jouw algehele inventarisbeheer. Zo draait jouw magazijn efficiënt:
- Maximaliseren en optimaliseren van ruimte: Benut je magazijn optimaal door elke centimeter beschikbare ruimte te gebruiken. Investeer in de juiste opbergsystemen. Probeer hierbij brede en lage rekken te vermijden en gebruik in plaats daarvan verticale opbergoplossingen.
- Key Performance Indicators (KPI's) bijhouden: Identificeer en bewaak relevante KPI's, zoals de uitvoersnelheid van orders, voorraadrotatie en de nauwkeurigheid van orderpicking. Door deze statistieken regelmatig te analyseren, kun je verbeterpunten identificeren en datagedreven beslissingen nemen.
- Gebruik labelsystemen: Maak gebruik van een uitgebreid labelsysteem - inclusief tekst en kleuren - voor inventaris, opslaglocaties en verzendingen. Duidelijk gelabelde items en aangewezen opslaggebieden verminderen fouten bij het verzamelen van items en besparen kostbare tijd tijdens het afhandelen van orders.
- Organiseer op basis van klantbehoeften: Houd rekening met de behoeften en voorkeuren van je klanten bij het ontwerpen van de indeling van je magazijn. Groepeer artikelen die vaak samen worden gekocht om ze sneller te kunnen verzamelen en verpakken. Het verkort de tijd voor het afhandelen van bestellingen als je de populairste artikelen op gemakkelijk toegankelijke locaties opslaat.
- Zorg voor een snelle voorbereiding: Door een efficiënte verzamel- en verpakkingsstrategie te hanteren, zoals wave picking of batch picking, minimaliseer je fouten en verkort je de tijd die aan elke order wordt besteed. Een optie is om barcodescanners en RFID te gebruiken om snelheid en nauwkeurigheid te verbeteren.
- Uitbesteden aan 3PL: Je hoeft het niet alleen te doen! Een externe logistieke partij zoals een 3PL-leverancier biedt diensten aan met betrekking tot voorraadopslag, distributie en orderverwerking. Door een expert in te schakelen, maak je slim gebruik van hun infrastructuur en technologie om jouw magazijn efficiënter te beheren.
Door deze stappen uit verschillende disciplines in te zetten, ben jij klaar om de uitdagingen van magazijnbeheer aan te gaan. Maar met voorbereiding of labels alleen, ben je er nog niet...
Zet een stapje extra: breng werkplezier naar het magazijn
Je bedrijf begint lekker te lopen, er komen bestellingen binnen waar je team mee aan de slag gaat. Hoe zorg je nu voor duurzame efficiëntie in je magazijn? Door leuke elementen in te brengen natuurlijk!
Een van de sleutels tot bedrijfssucces is medewerkerstevredenheid. Ten eerste is het belangrijk dat je team alle ins en outs van het magazijn kent en dat ze vertrouwd zijn met de magazijnbeheersoftware. Daarna kun je de stemming er dagelijks inhouden door bijvoorbeeld:
- Gekleurde werkplekken maken: Gebruik specifieke kleuren voor verschillende gebieden of typen werkplekken in het magazijn. Geef ontvangst- en inspectiestations bijvoorbeeld de kleur geel, blauw aan verpakkings- en verzendingsstations, oranje aan kwaliteitscontrolegebieden, enzovoort. Door vrolijke kleuren te gebruiken, verhoog je het werkplezier én zorg je voor een duidelijk georganiseerd magazijn.
- Gepersonaliseerde werkkleding: Geef je teamleden gepersonaliseerde items om op werkkleding te bevestigen, bijvoorbeeld aan een veiligheidsvest. Deze items kunnen bijvoorbeeld een naam, bijnaam of symbool bevatten waarmee interesses of hobby's kenbaar gemaakt worden! Hierdoor creëer je een gevoel van verbondenheid en persoonlijkheid onder teamleden, wat leidt tot waardering.
- Maak een ideeënbus: Moedig medewerkers aan om (anoniem) ideeën en suggesties voor verbetering binnen het magazijn te delen. Dit kan middels een fysieke ideëenbus of digitaal platform. Bekijk de inzendingen regelmatig en erken en beloon werknemers wanneer een suggestie of idee doorgevoerd wordt. Dit bevordert niet alleen de betrokkenheid van werknemers, maar laat ook zien dat je hun mening waardeert, waardoor ze gemotiveerder en enthousiaster zijn om aan het werk te gaan.
- Mijlpalen en prestaties vieren: Investeer in de kunst van het vieren! Dit geldt voor zowel kleine als grote mijlpalen, zoals het bereiken van bedrijfsdoelen of het behalen van individuele verkoopdoelen. Iets vieren kan door feestjes te organiseren of mensen te vragen om hun favoriete traktatie of snack mee te nemen bij een succes. Dit soort vieringen zorgen voor een positieve en motiverende werkomgeving en tonen jouw waardering voor het harde werk van je team!
Een andere heel belangrijke manier om werknemerstevredenheid hoog te houden is door vervelende ervaringen weg te halen. Met andere woorden: het oplossen van de meest voorkomende magazijnfrustraties, zoals het per ongeluk inplannen van kapotte apparatuur. Gelukkig is de oplossing hiervoor simpel: gebruik een Magazijnbeheersysteem!
Investeer in een digitaal Magazijnbeheersysteem
Bij het beheren van een magazijn komt heel veel kijken, dus het implementeren van een magazijnbeheersysteem zal tal van voordelen met zich meebrengen. Het automatiseren en stroomlijnen van voorraadbeheer is iets waar wij maar al te bekend mee zijn.
Daarom hebben we software gemaakt die jouw magazijnbeheer makkelijk maakt. Met Rentman kun je:
- Een materialendatabases maken en je magazijn digitaliseren. Hiermee sla je gedetailleerde informatie op voor elk item op basis van het serienummer.
- Gebruik digitale paklijsten om ervoor te zorgen dat de juiste spullen het magazijn verlaten en op de juiste plek terecht komen.
- Importeer en beheer inspectieresultaten, zodat je inspecties en reparaties kunt bijhouden voor elk item, tot op serienummerniveau.
- Gebruik een materiaaltijdlijn en voer snelle zoekopdrachten uit om op elk moment te weten wat je op voorraad hebt.
- Genereer rapporten om betere aankoopbeslissingen te maken, zodat er minder vaak apparatuur hoeft te worden onderverhuurd.
Deze functionaliteiten geven je personeel volledige autonomie en worden fouten geminimaliseerd. Zo blijft er meer tijd over om aan je bedrijf te werken en betere aankoopbeslissingen te nemen!
