Si eres gerente o gerente de almacén, debes ser un profesional de los detalles. Saber dónde está tus equipos en todo momento parece imposible. Escanear equipos requiere mucho tiempo. ¡Y como cereza del pastel, a veces tu personal se puede equivocar al embalar los artículos!
Con la gestión de almacenes, podrás hacer frente a estos retos y conseguir que tu almacén funcione de forma más fluida y eficaz.
En este artículo, te enseñaremos a dominar la gestión de almacenes y, con ello, a desvelar los secretos para dirigir un negocio de alquiler productivo. Más concretamente, estos son los temas que trataremos:
1. ¿Qué es la gestión de almacén?
2. Diferencia entre gestión de existencias, inventario y almacén
3. Tipos de almacenes
4. 7 procesos clave de la gestión de almacenes
5. Cómo optimizar los procesos de tu almacén
6. Ideas creativas para " animar " el almacén
7. Invertir en un sistema de gestión de almacenes
Como puedes ver, tenemos mucho terreno que cubrir. Pero primero, comencemos con lo básico.
¿Qué es la gestión de almacén?
En esencia, la gestión de almacenes significa controlar, analizar y optimizar las actividades de tu almacén. Piensa en supervisar tu almacenamiento, cumplimiento de pedidos y envío de tus productos.
Entonces, ¿qué significa tener la gestión de tu almacén bajo control? En términos concretos: Tú y tus empleados saben dónde está todos sus equipos en todo momento, cuáles son sus condiciones actuales y cuándo, dónde y cómo hay que enviar los artículos. Suena genial, ¿verdad?
Espera… ¿Cuál es la diferencia entre gestión de inventario, gestión de existencias y gestión de almacenes?
Bien, a estas alturas de tu carrera, probablemente hayas oído hablar del término gestión de almacenes, pero también de gestión de inventarios y gestión de existencias. Entonces, ¿cuál es la diferencia entre estos tres?
La gestión de inventario implica la supervisión de los pedidos, el almacenamiento y el seguimiento de las mercancías dentro de un almacén. Se centra en mantener niveles óptimos de inventario, reducir las faltas de existencias y minimizar los costos de mantenimiento.
Por otro lado,
La gestión de existencias abarca la manipulación y el control de las mercancías dentro del almacén, garantizando un recuento exacto de las existencias, una organización adecuada y una utilización eficiente del espacio.
Combina estos dos y obtendrás:
Gestión de almacenes, que implica la gestión de inventarios y la gestión de existencias, al tiempo que abarca aspectos operativos más amplios del almacén, como la realización de pedidos, la preparación de pedidos, el embalaje y el envío.
Ahora que ya sabemos qué es la gestión de almacenes, vamos a profundizar en los distintos tipos de almacenes.
Considera los diferentes tipos de almacenes entre los que elegir y evita gastos innecesarios en el futuro
Los almacenes pueden variar en tamaño, distribución y funcionalidad en función de los requisitos específicos de tu sector. Some common types of warehouses include:
- Almacenes públicos: Los almacenes públicos son propiedad del gobierno y ofrecen espacio y servicios de almacenamiento a múltiples empresas en régimen de alquiler (cuotas mensuales). Aunque no suelen ser los más avanzados tecnológicamente, son la opción más asequible. Esto las hace perfectamente accesibles para las start-ups y las pequeñas empresas.
- Almacenes privados: Los almacenes privados son propiedad y están gestionados por empresas individuales, y ofrecen instalaciones de almacenamiento dedicadas y adaptadas a tus necesidades específicas. Este tipo de almacén te costará más que los almacenes públicos, pero a cambio te dará más control sobre el tamaño y el diseño.
- Almacenes aduaneros: Los almacenes aduaneros están autorizados por las autoridades aduaneras para almacenar mercancías importadas antes de que sean despachadas para su distribución local o reexportación. Este tipo de almacén es perfecto para las empresas que se dedican al comercio internacional.
- Almacenes refrigerados: ¡Equipados con entornos de temperatura controlada, los almacenes refrigerados son ideales para productos perecederos como alimentos, productos farmacéuticos y también obras de arte! Estos almacenes pueden ser refrigerados o congelados.
- Almacenes consolidados: Un almacén consolidado se asemeja a un almacén público, aunque es propiedad de un tercero y ofrece contratos flexibles en lugar de estrictas cuotas mensuales. Este tipo de almacén recibe pequeños envíos de diversas fuentes y espera hasta que se hacen grandes antes de enviarlos. Así, ofrecen una solución rentable para pequeñas empresas con necesidades de almacenamiento variables.
La elección del almacén adecuado dependerá en gran medida del tipo de negocio de alquiler que tú y tu equipo tengan en marcha. ¿Acabas de empezar el negocio? Elige un almacén de bajo costo, como los públicos o los consolidados. ¿Necesitas enviar equipos analógicos? Elige un almacén refrigerado para asegurarte de que la calidad de tu lámina no se echa a perder.
Sea lo que sea, date tiempo para elegir el adecuado, o pide consejo a otras empresas, ya que el traslado de almacenes puede ser costoso y llevar mucho tiempo.
¡Una vez tomada la decisión y hayas establecido tu almacén, es hora de empezar a pensar en los procesos que tienen lugar en él!
Lo básico: procesos clave de la gestión de almacenes
Antes de profundizar en los detalles de la gestión de almacenes, es importante comprender primero los procesos básicos. El proceso de gestión de almacenes implica una serie de actividades para garantizar la eficacia de las operaciones. Normalmente, estos pasos incluyen de principio a fin:
Localización:
Determinación de la localización óptima de almacenamiento para cada artículo en función de factores como la demanda, el tamaño, el peso y la accesibilidad. En este proceso, organizas tu almacén para maximizar el espacio y la eficiencia, antes de recibir tus mercancías.
Recibir la mercancía:
Al recibir los artículos, el primer paso es comprobar la calidad y la cantidad correcta. Sigue este paso con mucho cuidado, ya que los artículos erróneos en tu inventario de almacén pueden ser devueltos inmediatamente y no causar más errores en el proceso de almacén a lo largo del camino.
Manipulación de mercancías:
Proceso de recepción y colocación de las mercancías en sus localizaciones designadas dentro del almacén.
Almacenamiento de inventario:
la mayoría de las veces, los artículos recibidos deben almacenarse durante un tiempo antes de enviarse a su propietario (temporal). Por lo tanto, necesitan ser puestos en tu inventario de almacén antes de ser recogidos. Esta debería ser una de tus acciones más estratégicas, ya que repercute en la utilización del espacio, el control de las existencias y facilita la previsión de la demanda. ¡Esto puede romper o hacer que la eficiencia general de tu almacén!
Entonces, nuestro consejo sería digitalizar tu inventario. Al implantar un software de gestión de inventarios, obtendrás visibilidad en tiempo real de los niveles de existencias, automatizará los procesos y generará informes y análisis precisos.
Recogida de pedidos:
¿Hora de zarpar? Cuando el artículo esté listo para ser enviado, es hora de recogerlo del lugar de almacenamiento y empacarlo. Para este proceso, el encargado de la recogida deberá recibir un albarán.
Embalaje de pedidos:
Embalar los artículos seleccionados de forma segura para transportarlos, garantizando al mismo tiempo un etiquetado y una documentación precisos.
Envío de pedidos:
Coordinar el envío de artículos embalados al destino previsto. A menos que tu empresa realice envíos con sus propios vehículos, esto a menudo implica la selección de un transportista, como UPS, DHL o FedEx.
¿Quieres conservar una copia visual de estas ilustraciones?
Para que estos procesos de almacén funcionen sin problemas todos los días, es inteligente tomar medidas de seguridad, calidad y eficiencia en cada paso del camino. ¿Tienes curiosidad por saber cómo es? ¡Lectura rápida!
Toma estas 6 acciones fundamentales para la optimización del almacén
Muy bien, ahora ya sabes qué procesos deben conformar la gestión de tu almacén. Pero, ¿cómo podemos hacer que estos funcionen de la mejor manera posible?
Si pones en práctica las siguientes estrategias clave, agilizarás los procesos y mejorarás la gestión del inventario. Aquí está cómo ejecutar un almacén eficiente:
- Maximización y optimización del espacio: Aprovecha al máximo tu almacén utilizando cada centímetro de espacio disponible. Esto significa invertir en sistemas de almacenamiento adecuados, así que intenta abstenerte de usar estanterías anchas y bajas y utiliza en su lugar soluciones de almacenamiento vertical.
- Seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI): identifica y supervisa los KPI relevantes, como el índice de cumplimiento de pedidos, la rotación de inventario y la precisión de la preparación de pedidos. El análisis periódico de estas métricas le permitirá identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos.
- Utiliza sistemas de etiquetado: Implementa un sistema integral de etiquetado -incluyendo texto y colores- para el inventario, las localizaciones de almacenamiento y los envíos. Los artículos claramente etiquetados y las zonas de almacenamiento designadas reducen los errores de picking y ahorran un tiempo valioso durante la realización de los pedidos.
- Organiza en función de tus clientes: Ten en cuenta las necesidades y preferencias de tus clientes a la hora de diseñar la distribución de tu almacén. Agrupa los artículos que se compran juntos con frecuencia para facilitar la preparación de pedidos y el embalaje. Reducirá el tiempo necesario para la realización de pedidos si colocas los artículos más populares en localizaciones de fácil acceso para sus empleados.
- Asegura una preparación rápida: Al aplicar estrategias eficaces de preparación de pedidos y embalaje, como la preparación por olas o por lotes, minimizarás los errores y reducirás el tiempo dedicado a cada pedido. También considera optar por usar lectores de códigos de barras y RFID para mejorar la velocidad y la precisión.
- Subcontratar a un tercero: ¡Ya no es necesario un espectáculo en solitario! En referencia a la logística de terceros, un proveedor tercero ofrece una gama de servicios relacionados con el almacenamiento de inventario, la distribución y la realización de pedidos. Al aprovechar a un experto, puede usar su infraestructura y tecnología para administrar tu almacén de manera más eficiente.
Aplicando estos pasos desde distintas disciplinas, tu almacén estará preparado para afrontar diversos retos. Sin embargo, no todos los éxitos provienen de preparaciones o etiquetas…
Ir más allá: trasladar la satisfacción laboral al almacén
Tu negocio empieza a despegar y los pedidos llegan con regularidad, lo que mantiene ocupado a tu equipo. Pero, ¿cómo asegurarse de que la eficiencia de tu almacén dure mucho tiempo? Por supuesto, aportando diversión al juego.
Una de las claves del éxito empresarial es la satisfacción de los empleados. Ante todo, es importante que tu equipo conozca los detalles de las operaciones del almacén y que esté familiarizado con el software de gestión de almacenes. Después, puedes mantener el espíritu alto a diario, por ejemplo:
- Crear puestos de trabajo de colores: Designe colores específicos para diferentes áreas o tipos de puestos de trabajo dentro del almacén. Por ejemplo, puedes asignar el color amarillo a los puestos de recepción e inspección, el azul a los de embalaje y expedición, el naranja a las zonas de control de calidad, etc. De este modo, levantarás el ánimo utilizando colores alegres y aumentarás las posibilidades de que el almacén esté siempre correctamente organizado.
- Personalizando ropa de trabajo: Ofrece a los miembros de tu personal parches o insignias personalizados que puedan colocar en sus equipos de trabajo, como las chaquetas de seguridad. ¡Estos parches pueden incluir sus nombres, apodos o incluso símbolos que representen sus intereses o aficiones! De este modo, crearás un sentimiento de pertenencia e individualidad entre los miembros de tu equipo, haciendo que se sientan valorados y apreciados.
- Crear un buzón de sugerencias: Anima a tus empleados a compartir (de forma anónima) sus ideas y sugerencias para mejorar las operaciones del almacén, ya sea en un buzón de sugerencias físico o en una plataforma digital. Revisa periódicamente las propuestas y reconocer y recompensar a los empleados cuyas sugerencias se pongan en práctica. Esto no sólo fomenta el compromiso de los empleados, sino que también demuestra que se valoran sus opiniones, lo que les da más motivación y entusiasmo para presentarse a trabajar al día siguiente.
- Celebración de hitos y logros: ¡Invierte en el arte de celebrar! Reconoce tanto los pequeños como los grandes logros, como la consecución de objetivos empresariales o la consecución de objetivos de ventas individuales. Considera organizar fiestas o pedirles a las personas que traigan sus golosinas o refrigerios favoritos después de los éxitos. ¡Las celebraciones crean un ambiente de trabajo positivo y motivador, y demuestran tu agradecimiento por el duro trabajo de tu equipo!
Otra forma importante de crear satisfacción en los empleados es eliminar las cosas malas. En otras palabras: resolver las frustraciones más comunes del almacén, como la planificación accidental de equipos averiados. ¡Por suerte, hay una solución fácil: implantar un sistema de gestión de almacenes!
Digitalízate: Invierte en un sistema de gestión de almacenes
Gestionar un almacén es una tarea que lo abarca todo, por lo que implantar un sistema de gestión de almacenes (SGA) podrá suponer numerosos beneficios. Un SGA puede automatizar y agilizar la gestión de inventarios, con la que todos estamos demasiado familiarizados.
Por ello, hemos creado un software que simplifica tu gestión de almacén. Con Rentman, puedes:
- Crear bases de datos de equipos y digitalizar tu almacén, lo que te permite almacenar información detallada de cada artículo, basada en su número de serie.
- Utilizar listas de embalaje digitales para garantizar que el material correcto sale del almacén y llega a las manos adecuadas.
- Importar y gestionar los resultados de las inspecciones, lo que te permite realizar un seguimiento de las inspecciones y reparaciones anteriores de cada elemento del engranaje, hasta el nivel del número de serie.
- Accede a la cronología de equipos y realiza búsquedas rápidas para saber qué tienes en existencias en cada momento.
- Generar informes para respaldar mejores decisiones de compra, reduciendo la necesidad de subalquilar equipos con frecuencia.
Con todas estas funcionalidades, tu personal tendrá plena autonomía y reducirá el número de errores que comete. ¡Esto te deja más tiempo para trabajar en tu negocio y tomar mejores decisiones de compra!
