Bei der Lagerverwaltung ist ein Auge für Details ein absolutes Muss. Es gilt, immer den Überblick darüber zu behalten, wo sich dein Material jeweils gerade befindet. Auch das Scannen von einzelnen Gegenständen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Und zu allem Überfluss wird manchmal auch noch das falsche Material eingepackt!
Mit einer effizienten Lagerverwaltung und einer zuverlässigen Lagerverwaltungssoftware kannst du diese Herausforderungen meistern und sorgst für einen reibungslosen Ablauf in deinem Lager.
In diesem Artikel erfährst du, wie du die Lagerverwaltung meistern und ein produktives Vermietungsgeschäft gewährleisten kannst. Wir werden die folgenden Themen behandeln:
1. Was ist Lagerverwaltung?
2. Was ist der Unterschied zwischen Inventarverwaltung, Bestandsmanagement und Lagerverwaltung?
3. Welche Arten von Lager gibt es?
4. Die wichtigsten Prozesse der Lagerverwaltung
5. Grundlegende Maßnahmen für die Optimierung der Lagerverwaltung
6. Schaffe Zufriedenheit in deinem Lager
7. Investiere in ein digitales Lagerverwaltungssystem
Wie du siehst, gibt es viel zu erklären. Aber fangen wir zunächst einmal mit den Grundlagen an.
Was ist Lagerverwaltung?
Im Grunde beschreibt die Lagerverwaltung – auch Lagermanagement genannt – die Kontrolle, Analyse und Optimierung aller Aktivitäten im Lager. Dabei geht es um die Nachverfolgung von Material, die Auftragsabwicklung und die Verpackung von Produkten.
Was ist also ein effizientes Lagermanagement und wie kann dir eine Lagerverwaltungssoftware dabei helfen? Konkret bedeutet es, dass sowohl du als auch deine Mitarbeiter jederzeit wissen, wo sich das Material befindet, in welchem Zustand es ist und wann, wo und wie die Items verpackt werden müssen. Hört sich gut an, oder?
Was ist der Unterschied zwischen Inventarverwaltung, Bestandsmanagement und Lagerverwaltung?
Den Begriff Lagerverwaltung hast du wahrscheinlich schon einmal gehört, aber auch die Begriffe „Inventarverwaltung“ und „Bestandsmanagement“ werden oft synonym verwendet. Was ist also der Unterschied zwischen diesen drei Begriffen?
Bei der Inventarverwaltung geht es um die Bestellung, Lagerung und Nachverfolgung von Waren im Lager. Der Schwerpunkt liegt auf der Aufrechterhaltung optimaler Lagerbestände, der Reduzierung von Fehlbeständen und der Minimierung von Lagerkosten.
Das sogenannte Bestandsmanagement umfasst hingegen den Umgang und die Kontrolle von Waren innerhalb des Lagers, um eine genaue Bestandszählung, eine ordnungsgemäße Organisation und eine effiziente Auslastung zu gewährleisten.
Die Lagerverwaltung ist eine Kombination der beiden vorherigen und schließt sowohl die Inventar- als auch die Bestandsverwaltung ein. Gleichzeitig umfasst die Lagerverwaltung umfänglichere Aspekte wie Auftragserfüllung, Kommissionierung, Verpackung und Versand.
Nachdem wir jetzt wissen, was Lagerverwaltung ist, ist es an der Zeit, sich die verschiedenen Arten von Lagern einmal genauer anzusehen.
Welche Arten von Lager gibt es?
Je nach den spezifischen Anforderungen deiner Branche kann ein Lager in Größe, Layout und Funktionalität variieren. Einige gängige Arten von Lagern sind:
- Öffentliche Lager: Öffentliche Lagerhäuser sind i.d.R. im Besitz der Behörden und bieten Lagerraum und Serviceleistungen für mehrere Unternehmen auf Mietbasis (monatliche Gebühren) an. Auch wenn sie im Hinblick auf die Technik oft nicht die fortschrittlichsten sind, sind öffentliche Lager die günstigste Option. Das macht sie ideal für Start-ups und kleine Unternehmen.
- Private Lager: Private Lagerhäuser gehören privaten Unternehmen und werden von diesen betrieben. Sie verfügen oft über spezielle Lagerräume, die auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten sind. Diese Lagerhäuser sind zwar oft teurer als öffentliche Lagerhäuser, bieten dir dafür aber mehr Spielraum in Bezug auf Größe und Layout.
- Zolllager: Zolllager sind von den Zollbehörden autorisiert, importierte Waren zu lagern, bevor sie für den lokalen Vertrieb oder die Wiederausfuhr freigegeben werden. Diese Art von Lager ist ideal für Unternehmen, die im grenzüberschreitenden Handel tätig sind.
- Kühllager: Ausgestattet mit einer temperaturkontrollierten Umgebung sind Kühlhäuser ideal für verderbliche Waren wie Lebensmittel, Arzneimittel, aber auch Kunstwerke. Solche Lagerhäuser können gekühlt oder tiefgekühlt werden.
- Sammellager: Ein Sammellager ähnelt einem öffentlichen Lager. Allerdings ist es im Besitz einer dritten Partei und bietet flexible Verträge anstelle von monatlichen Gebühren. Diese Art von Lager akzeptiert kleine Sendungen aus verschiedenen Bezugsquellen und wartet, bis es genug sind, um sie zu versenden. Daher sind Sammellager eine kostengünstige Lösung für kleine Unternehmen mit schwankendem Lagerbedarf.
Welches Lager für dich das richtige ist, hängt stark von der Art des Vermietungsgeschäfts ab. Hast du gerade erst angefangen? Dann wählst du am besten eine kostengünstige Option wie ein öffentliches Lager oder ein Sammellager. Transportierst du Ausrüstung, die empfindlich auf äußere Faktoren wie die Temperatur reagiert? Wähle dann ein Lager mit Temperaturkontrolle, um sicherzustellen, dass die Qualität deines Materials nicht beeinträchtigt wird. Wenn du etwa Filme lagern musst, empfiehlt Kodak eine Temperatur von 25 °C für Schwarz-Weiß-Filme und 10 °C für Farbfilme.
Nimm dir auf jeden Fall Zeit für die Auswahl und frage im Zweifelsfall andere Unternehmen um Tipps und Tricks. Ein Lagerumzug kann nämlich kostspielig und zeitaufwendig sein.
Sobald du deine Entscheidung getroffen und dein Lager eingerichtet hast, ist es an der Zeit, sich die Arbeitsprozesse im Lager einmal genauer anzusehen.
Die Basics: Die wichtigsten Prozesse der Lagerverwaltung
Bevor wir uns in die Einzelheiten des Lagermanagements vertiefen, ist es wichtig, zunächst die grundlegenden Prozesse zu verstehen. Um einen effizienten Betrieb zu gewährleisten, umfasst der Lagerverwaltungsprozess eine Reihe von Aktivitäten. Normalerweise sind das die folgenden Schritte:
Slotting
Bestimme zuerst den optimalen Lagerort für jedes Item anhand von Faktoren wie Bedarf, Größe, Gewicht und Zugänglichkeit. Bevor du deine Waren erhältst, solltest du dein Lager so organisieren, dass du den vorhandenen Platz möglichst effizient nutzt.
Wareneingang
Beim Eingang der Ware solltest du zunächst die Qualität und die Menge überprüfen. Führe diesen Schritt mit äußerster Sorgfalt durch, und schicke fälschlicherweise erhaltenes Material sofort zurück, um so keine Fehler in deinem Lagerprozess zu verursachen.
Warenlagerung
Dies ist der Prozess der Entgegennahme und Einlagerung von Material an den dafür vorgesehenen Lagerplätzen im Lager.
Lagerung
In den meisten Fällen muss das erhaltene Material für eine gewisse Zeit eingelagert werden, bevor es seine nächste Bestimmung erreicht. Deshalb muss das Material zunächst in deinen Lagerbestand aufgenommen werden. Denke gut über diesen Prozessschritt nach, da er sich auf die Platznutzung sowie die Bestandskontrolle auswirkt und die Bedarfsprognose erleichtert. Die Effizienz deines gesamten Lagers kann davon abhängen!
Unser Tipp: digitalisiere dein Inventar mit einer Lagerverwaltungssoftware! Durch die Implementierung eines passenden Tools erhältst du Echtzeiteinblicke in die Lagerbestände, automatisierst Prozesse und erstellst Berichte und Analysen.
Kommissionierung
Bereit, loszulegen? Sobald das Material versandfertig ist, ist es an der Zeit, es seinem Lagerort zu entnehmen und zu verpacken. Für diesen Vorgang sollte der Kommissionierer über eine detaillierte eine Packliste verfügen.
Verpacken
Das kommissionierte Material muss anschließend sicher für den Versand verpackt werden. Hierbei ist auf eine genaue Etikettierung und Dokumentation zu achten.
Versand
Der Versand des verpackten Materials an den vorgesehenen Bestimmungsort muss koordiniert werden. Wenn dein Unternehmen den Versand nicht mit eigenen Fahrzeugen abwickelt, musst du einen geeigneten Spediteur – z. B. UPS, DHL oder FedEx – auswählen.
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Damit diese Lagerprozesse jeden Tag reibungslos ablaufen, solltest du bei jedem Schritt Maßnahmen zur Sicherheit, Qualität und Effizienz zu beachten. Neugierig, wie das aussieht? Dann lies weiter!
6 grundlegende Maßnahmen für die Optimierung der Lagerverwaltung
Jetzt, wo wir wissen, aus welchen Prozessschritten das Lagermanagement typischerweise besteht, sollten wir uns einmal genauer ansehen, wie wir dafür sorgen können, dass diese so reibungslos wie möglich ablaufen.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Umsetzung der folgenden Strategien, um deine Prozesse zu rationalisieren und die Lagerverwaltung zu verbessern. So führst du ein effizientes Lager:
- Maximiere und optimiere den Platz: Schöpfe den verfügbaren Platz bestmöglich aus, indem du jeden Zentimeter in deinem Lager belegst. Dazu solltest du in geeignete Lagerungssysteme investieren. Verzichte auf breite und niedrige Regale und verwende stattdessen vertikale Lagerungslösungen.
- Behalte wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) im Auge: Ermittle und überwache – zum Beispiel mithilfe einer Lagerverwaltungssoftware – relevante KPIs, wie z. B. die Auftragserfüllungsrate, den Lagerumschlag und die Genauigkeit bei der Kommissionierung. Durch eine regelmäßige Analyse dieser Kennzahlen kannst du verbesserungswürdige Bereiche identifizieren und datengestützte Entscheidungen treffen.
- Verwende Kennzeichnungssysteme: Implementiere ein umfassendes Kennzeichnungssystem – einschließlich Text und Farben – für Bestände, Lagerorte und Sendungen. Eindeutig gekennzeichnetes Material und ausgewiesene Lagerbereiche reduzieren Kommissionierfehler und sparen wertvolle Zeit bei der Auftragsabwicklung.
- Richte dich nach deinen Kunden: Berücksichtige die Bedürfnisse und Vorlieben deiner Kunden, wenn du das Layout deines Lagers entwirfst. Gruppiere Items, die häufig zusammen gemietet werden, um eine schnellere Kommissionierung und Verpackung zu ermöglichen. Wenn die beliebtesten Artikel an leicht zugänglichen Stellen platziert werden, brauchen deine Mitarbeiter weniger Zeit für die Abwicklung der Bestellung.
- Gewährleiste eine schnelle Vorbereitung: Durch die Einführung effizienter Kommissionier- und Verpackungsstrategien, etwa Wave- oder Batch-Kommissionierung, kannst du Fehler verhindern und den Zeitaufwand für jede Bestellung verringern. Erwäge zudem den Einsatz von Barcode-Scannern und RFID, um Geschwindigkeit und Genauigkeit weiter zu optimieren.
- Erwäge eine Auslagerung an 3PL: Du musst nicht zwingend alles selber machen! Ein 3PL-Anbieter (Third-Party Logistics) bietet eine Reihe von Dienstleistungen in den Bereichen Lagerung, Vertrieb und Auftragsabwicklung an. Nutze die Infrastruktur und Technologie eines Experten, um dein Lager noch effizienter zu betreiben.
Nun ist dein Lager allen Anforderungen gewachsen. Aber Ergebnisse lassen sich nicht nur durch eine gute Vorbereitung und Labels erzielen...
Schaffe Zufriedenheit in deinem Lager
Das Geschäft kommt langsam in Schwung, es gehen regelmäßig Aufträge ein, und dein Team hat alle Hände voll zu tun. Aber wie kannst du sicherstellen, dass die Effizienz deines Lagers langfristig erhalten bleibt? Ergreife nicht nur Maßnahmen, um deine Lagerverwaltung zu optimieren, sondern auch, um die Stimmung in deinem Team aufrechtzuerhalten, etwa indem du:
- Bunte Arbeitsplätze erstellst: Lege bestimmte Farben für verschiedene Bereiche oder Arten von Arbeitsplätzen im Lager fest. So könnten etwa die Farbe Gelb für Empfangs- und Kontrollstationen, Blau für Verpackungs- und Versandstationen, Orange für Bereiche der Qualitätskontrolle usw. verwendet werden. So kannst du die Stimmung mit fröhlichen Farben auflockern und sorgst dafür, dass das Lager immer gut organisiert ist.
- Die Arbeitskleidung personalisierst: Biete deinem Team individuelle Aufnäher oder Abzeichen, die sie an ihrer Arbeitskleidung (z. B. Sicherheitsjacken) anbringen können. Diese Aufnäher können ihre Namen, Spitznamen oder sogar Symbole enthalten, die ihre Interessen oder Hobbys repräsentieren. So schaffst du ein Gefühl der Zugehörigkeit und Individualität und vermittelst deinem Team Wertschätzung und Anerkennung.
- Einen Kummerkasten einrichtest: Ermutige deine Mitarbeiter dazu, (anonym) ihre Ideen und Vorschläge zur Verbesserung der Lagerabläufe zu teilen. Dies kann entweder in einem physischen Kummerkasten am Arbeitsplatz oder auf einer digitalen Plattform geschehen. Prüfe die eingereichten Vorschläge regelmäßig und belohne Mitarbeiter, deren Vorschläge umgesetzt werden. So kannst du deine Mitarbeiter nicht nur einbeziehen, sondern zeigst auch, dass ihre Meinung geschätzt wird. Dies fördert die Motivation und die Freude, am nächsten Tag zur Arbeit zu erscheinen.
- Meilensteine und Errungenschaften feierst: Würdige sowohl kleine als auch große Meilensteine, wie das Erreichen von Geschäftszielen oder individuellen Verkaufszielen. Organisiere regelmäßige Partys oder bitte deine Mitarbeiter, ihre Lieblingsleckereien oder Snacks mitzubringen, wenn sie einen Erfolg erzielt haben. Erfolge zu feiern schaffen ein positives und motivierendes Arbeitsumfeld und zeigt zudem deine Wertschätzung für die harte Arbeit deines Teams.
Eine weitere wichtige Möglichkeit, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, besteht darin, Schlechtes so weit wie möglich zu eliminieren. Mit anderen Worten: Frustrationen im Lager vermeiden, wie etwa das versehentliche Einplanen von defektem Material. Glücklicherweise gibt es eine einfache Lösung: die Einführung eines Lagerverwaltungssystems beziehungsweise einer Lagerverwaltungssoftware.
Investiere in ein digitales Lagerverwaltungssystem
Die Verwaltung eines Lagers ist eine umfangreiche Aufgabe, weshalb die Einführung eines Lagerverwaltungssystems – oder LVS – zahlreiche Vorteile mit sich bringen kann. Mit einem Lagerverwaltungssystem kannst du die Bestandsverwaltung, eine Aufgabe, die wir nur allzu gerne abgeben, automatisieren und rationalisieren.
Deshalb haben wir eine Software entwickelt, mit der du deine Lagerverwaltung vereinfachen kannst. Mit Rentman kannst du:
- Materialdatenbanken erstellen und dein Lager digitalisieren. So kannst du mithilfe von Seriennummern zu jedem Item detaillierte Informationen abspeichern.
- Digitale Packlisten verwenden, um sicherzustellen, dass die richtigen Materialien das Lager verlassen und in die richtigen Hände gelangen.
- Prüfungsergebnisse importieren und verwalten, um bisherige Prüfungen des Materials und Reparaturen auf Seriennummernebene zu überwachen.
- Auf die Material-Zeitleiste zugreifen und eine Schnellsuche durchführen, um jederzeit den Überblick zu behalten, was du derzeit auf Lager hast.
- Berichte erstellen, um bessere Kaufentscheidungen treffen zu können und die Materialzumietungen zu reduzieren.
Durch all diese Funktionen erhält dein Team volle Flexibilität und die Wahrscheinlichkeit für Fehler wird reduziert. So hast du mehr Zeit, um dich um dein Geschäft zu kümmern und bessere Kaufentscheidungen zu treffen!
