Si vous êtes gestionnaire ou responsable d'entrepôt, vous savez faire attention à chaque détail. Savoir où se trouvent vos équipements à tout moment peut sembler mission impossible. Scanner le matériel peut prendre un temps fou. Et, cerise sur le gâteau, vos équipes emballent parfois les mauvais articles !
Grâce à la gestion d'entrepôt, vous pouvez relever ces défis et rendre le fonctionnement de votre entrepôt plus fluide et plus efficace.
Dans cet article, nous vous apprendrons à maîtriser la gestion d'entrepôt et, en plus de cela, à découvrir les secrets de la gestion d'une entreprise de location productive. Plus en détail, voici les sujets que nous allons aborder :
1. Qu'est-ce que la gestion d'entrepôt ?
2. Différence entre la gestion d'inventaire, des stocks et de l'entrepôt
3. Types d'entrepôts
4. 7 processus clés dans la gestion d'entrepôt
5. Comment optimiser vos processus d'entrepôt
6. Idées créatives pour "mettre des paillettes
7. Investir dans un système de gestion d'entrepôt
Comme vous pouvez le voir, nous avons du pain sur la planche. Mais, commençons par les bases.
Alors, qu'est-ce que la gestion d'entrepôt ?
La gestion d'entrepôt consiste essentiellement à contrôler, analyser et optimiser les activités de l'entrepôt. Pour vous faire une idée, pensez à l'aperçu de votre stockage, l'exécution des commandes et l'expédition de vos produits.
Que signifie donc une bonne gestion d'entrepôt ? Concrètement : vous et votre personnel savez à tout moment où se trouve votre matériel, dans quel état il est et quand, où et comment il doit être expédié. Génial, non?
Attendez… Quelle est la différence entre la gestion de l'inventaire, la gestion des stocks et la gestion d'entrepôt?
Bon, d'accord. À ce stade de votre carrière, vous avez probablement déjà entendu les termes gestion des stocks, gestion d'inventaire et gestion d'entrepôt. Mais, quelle est donc la différence entre les trois ?
La gestion d'inventaire consiste à superviser les commandes, le stockage et le suivi des marchandises dans un entrepôt. Elle concerne principalement le maintien optimal des niveaux de stocks, la réduction des pénuries et la minimisation des coûts.
D'un autre côté,
La gestion des stocks englobe la manutention et le contrôle des marchandises dans l'entrepôt, assurant un décompte précis des stocks, une organisation propre et une utilisation efficace de l'espace.
Combinez ces deux éléments et vous obtiendrez :
La gestion d'entrepôt, qui comprend la gestion des stocks et de l'inventaire tout en englobant des aspects opérationnels plus larges de l'entrepôt, tels que l'exécution, la préparation, l'emballage et l'expédition des commandes.
Maintenant que nous avons vu ce qu'était la gestion d'entrepôt, découvrons les différents types d'entrepôts.
Examinez les différents types d'entrepôts et évitez les coûts inutiles à l'avenir
Les entrepôts peuvent varier en taille, en agencement et en fonctionnalité selon les exigences spécifiques de votre secteur. Les types d'entrepôts les plus courants sont les suivants :
- Entrepôts publics: les entrepôts publics appartiennent aux pouvoirs publics et offrent un espace de stockage et des services à plusieurs entreprises sur la base d'une location (frais mensuels). Bien qu'ils ne soient souvent pas les plus performants sur le plan technologique, ils constituent l'option la plus abordable. Cela les rend parfaitement accessibles aux start-ups et aux petites entreprises.
- Entrepôts privés: les entrepôts privés sont détenus et exploités par des entreprises individuelles et offrent des installations de stockage dédiées adaptées à vos besoins spécifiques. Ce type d'entrepôt vous coûtera plus cher que les entrepôts publics, mais en contrepartie, vous aurez plus de contrôle sur la taille et l'agencement de l'entrepôt.
- Entrepôts sous douane: les entrepôts sous douane sont autorisés par les autorités douanières à stocker les marchandises importées avant qu'elles ne soient libérées pour une distribution locale ou une réexportation. Ce type d'entrepôt est parfait pour les entreprises qui font du commerce transfrontalier.
- Entrepôts frigorifiques: équipés d'environnements à température contrôlée, les entrepôts frigorifiques sont idéaux pour les denrées périssables comme les denrées alimentaires, les produits pharmaceutiques, mais aussi les œuvres d'art ! Ces entrepôts peuvent être réfrigérés ou congelés.
- Entrepôts de consolidation: un entrepôt de consolidation s'apparente à un entrepôt public, mais il appartient à un tiers et propose des contrats flexibles plutôt que des frais mensuels stricts. Ce type de stockage réceptionne de petites expéditions de diverses sources et attend qu'elles soient en quantité suffisante pour les expédier. Ainsi, ils fournissent une solution rentable pour les petites entreprises ayant des besoins de stockage fluctuants.
Le choix du bon entrepôt dépendra fortement du type d'entreprise de location que vous et votre équipe exploitez. Votre entreprise fait ses débuts ? Choisissez un entrepôt peu coûteux, comme un entrepôt public ou un entrepôt de consolidation. Besoin d'expédier du matériel analogique ? Choisissez un entrepôt frigorifique pour vous assurer que la qualité de vos pellicules ne se détériore pas.
Quoi qu'il en soit, donnez-vous le temps de choisir le bon entrepôt ou contactez d'autres entreprises pour obtenir des conseils, car le déménagement d'entrepôts peut être coûteux et fastidieux.
Une fois que vous aurez pris votre décision et mis en place votre entrepôt, il sera temps de commencer à réfléchir aux processus !
Maîtrisez les bases : processus clés dans la gestion d'entrepôt
Avant de plonger davantage dans les tenants et les aboutissants de la gestion d'entrepôt, il est important de comprendre les processus de base. Les processus de gestion d'entrepôt impliquent une série d'activités pour assurer des opérations efficaces. En règle générale, ces étapes comprennent, du début à la fin:
L'attribution de l'emplacement
Il s'agit de déterminer l'emplacement de stockage optimal pour chaque article en fonction de facteurs tels que la demande, la taille, le poids et l'accessibilité. Lors de cette étape, vous organisez votre entrepôt pour maximiser l'espace et l'efficacité, avant de recevoir vos marchandises.
La réception des marchandises
Lors de la réception des articles, la première étape consiste à vérifier la qualité et la quantité. Abordez cette étape avec le plus grand soin, car les articles erronés dans votre inventaire d'entrepôt peuvent être immédiatement réexpédiés, ce qui évitera de causer d'autres erreurs dans les processus d'entrepôt au fil du temps.
Le rangement des marchandises
Le processus de réception et de placement des marchandises dans leur emplacement de stockage désigné dans l'entrepôt.
Le stockage de l'inventaire
La plupart du temps, les articles reçus doivent être stockés pendant un certain temps avant d'être expédiés à leur propriétaire (temporaire). Ils doivent donc être placés dans l'inventaire de l'entrepôt avant d'être prélevés. Il s'agit de l'une des étapes les plus stratégiques. En effet, elle a un impact sur l'utilisation de l'espace, le contrôle des stocks et facilite la prévision de la demande. Cela peut avoir un effet positif ou négatif sur l'efficacité globale de votre entrepôt!
Nous vous conseillons donc de numériser votre inventaire. La mise en œuvre d'un logiciel de gestion des stocks vous permet d'avoir une visibilité en temps réel sur les niveaux de stock, d'automatiser les processus et de générer des rapports et des analyses détaillées.
La préparation des commandes
L'heure est venue de mettre les voiles? Lorsque l'article est prêt à être expédié, il est temps de le retirer du lieu de stockage et de l'emballer. Pour ce faire, le préparateur de commandes doit recevoir un bon de préparation.
L'emballage des commandes
Cette étape consiste à emballer les articles prélevés en toute sécurité pour l'expédition tout en veillant à l'exactitude de l'étiquetage et de la documentation.
L'expédition des commandes
Il s'agit là de coordonner l'expédition des articles emballés vers la destination prévue. À moins que votre entreprise n'expédie ses marchandises avec ses propres véhicules, cela implique souvent la sélection d'un transporteur, tel qu'UPS, DHL ou FedEx.
Souhaitez-vous conserver une copie visuelle de ces illustrations ?
Pour que ces processus d'entreposage se déroulent sans encombre au quotidien, il est judicieux de prendre des mesures en matière de sécurité, de qualité et d'efficacité à chaque étape. Envie d'en découvrir un peu plus ? Poursuivez votre lecture !
Mettez en place ces 6 actions fondamentales pour l'optimisation d'entrepôt
Très bien, vous savez maintenant quels processus inclure à votre gestion d'entrepôt. Mais, comment faire en sorte que chaque étape se déroule le mieux possible ?
En mettant en œuvre les stratégies clés suivantes, vous rationaliserez les processus et améliorerez la gestion des stocks. Voici comment gérer efficacement un entrepôt :
- Maximiser et optimiser l'espace : tirez le meilleur parti de votre entrepôt en utilisant chaque cm² disponible. Cela signifie investir dans des systèmes de stockage appropriés. Alors, essayez de vous abstenir d'utiliser de basses étagères encombrantes. Utilisez plutôt des solutions de stockage verticales.
- Suivre les indicateurs de performance clés (KPI): identifiez et surveillez les KPI pertinents, tels que le taux d'exécution de commandes, la rotation des stocks et la précision de préparation. L'analyse régulière de ces paramètres vous permettra d'identifier les domaines à améliorer et de prendre des décisions basées sur des données fiables.
- Utiliser des systèmes d'étiquetage : mettez en place un système d'étiquetage complet – incluant texte et couleurs – pour les stocks, les lieux de stockage et les expéditions. Des articles clairement étiquetés et des zones de stockage désignées permettent de réduire les erreurs de prélèvement et de gagner un temps précieux lors de l'exécution des commandes.
- Organiser l'entrepôt en fonction des clients : tenez compte des besoins et des préférences de vos clients lorsque vous concevez l'agencement de votre entrepôt. Regroupez les articles fréquemment achetés ensemble pour rendre la préparation et l'emballage plus faciles et plus rapides. Vous réduirez le temps nécessaire à l'exécution des commandes en plaçant les articles les plus demandés dans des endroits facilement accessibles à votre personnel.
- Assurer une préparation rapide : en mettant en place des stratégies de préparation et d'emballage efficaces, telles que la préparation par vague ou par lots, vous minimiserez les erreurs et réduirez le temps passé sur chaque commande. Pensez également à utiliser des lecteurs de codes-barres et de RFID pour gagner en rapidité et en précision.
- Sous-traiter à des 3PL : plus besoin de faire votre one-man-show ! En référence à la logistique tierce partie, un fournisseur 3PL offre une gamme de services liés au stockage de l'inventaire, à la distribution et à l'exécution des commandes. En faisant appel à un expert, vous pouvez utiliser ses infrastructures et sa technologie pour gérer votre entrepôt de manière plus efficace.
En mettant en œuvre ces étapes dans différentes disciplines, votre entrepôt sera prêt à relever tous les défis. Cependant, on ne doit pas toujours la réussite à des préparatifs ou à des étiquettes…
Pour aller plus loin : améliorez la satisfaction au travail dans votre entrepôt
Voici venu le moment de constater que votre entreprise commence à décoller, car les commandes arrivent régulièrement et votre équipe est bien occupée. Mais, comment vous assurer que l'efficacité de votre entrepôt se maintiendra dans le temps ? En rendant le tout plus fun, évidemment !
En entreprise, l'une des clés du succès est la satisfaction des employé·e·s. Avant tout, il est important que votre équipe connaisse les tenants et les aboutissants des opérations d'entrepôt et qu'elle soit familiarisée avec le logiciel de gestion de l'entrepôt. Ensuite, voici quelques idées pour maintenir le moral des troupes au beau fixe au quotidien :
- Créer des postes de travail colorés : désignez des couleurs spécifiques pour différentes zones ou différents postes au sein de l'entrepôt. Par exemple, vous pourriez attribuer le jaune aux postes de réception et d'inspection, le bleu aux postes d'emballage et d'expédition, l'orange aux zones de contrôle qualité, etc. De cette façon, vous améliorerez l'ambiance de travail en utilisant des couleurs gaies et vous augmenterez les chances que l'entrepôt soit toujours bien organisé.
- Personnaliser le matériel de travail : fournissez aux membres de votre personnel des écussons ou des badges personnalisés qu'ils peuvent attacher à leur équipement de travail ou leurs gilets de sécurité. Ces écussons peuvent inclure leur nom, surnom ou même des symboles qui représentent leurs intérêts ou leurs loisirs ! Ce faisant, vous créerez un sentiment d'appartenance et de singularité parmi les membres de votre équipe, ce qui leur permettra de se sentir valorisés et appréciés.
- Créer une boîte à idées : encouragez vos employé·e·s à partager (anonymement) leurs idées et suggestions pour améliorer les opérations de l'entrepôt, que ce soit dans une boîte à idées physique ou sur une plateforme numérique. Consultez régulièrement les propositions, puis reconnaissez et récompensez les employé·e·s dont les suggestions sont concrétisées. Cela favorise non seulement l'implication des employé·e·s, mais démontre également que leurs opinions sont appréciées, ce qui leur donne plus de motivation et d'enthousiasme pour se présenter au travail chaque jour.
- Fêter les étapes importantes et les réussites : misez sur l'art de célébrer ! Reconnaissez les petites et les grandes étapes, comme la réalisation des objectifs de l'entreprise ou des objectifs de vente individuels. Envisagez d'organiser des fêtes ou de demander aux gens d'apporter des gâteaux maison ou leurs snacks préférés à chaque étape importante. De telles célébrations créent un environnement de travail positif et motivant, et démontrent que vous savez apprécier les efforts de votre équipe !
Un autre moyen de créer de la satisfaction chez les employé·e·s consiste à éliminer les aspects négatifs. En d'autres termes, il s'agit de s'attaquer aux sources de frustration les plus courantes en entrepôt, comme la planification accidentelle de matériel cassé. Heureusement, il existe une solution simple : la mise en place d'un système de gestion d'entrepôt !
Passez au numérique : investissez dans un système de gestion d'entrepôt
La gestion d'un entrepôt est une vaste tâche, c'est pourquoi la mise en œuvre d'un système de gestion d'entrepôt (WMS) apportera de nombreux avantages. Un WMS peut automatiser et rationaliser la gestion de l'inventaire, une tâche que nous connaissons toutes et tous trop bien.
Nous avons donc créé un logiciel qui simplifie votre gestion d'entrepôt. Avec Rentman, vous pouvez :
- Créer des bases de données de matériel et numériser votre entrepôt, ce qui vous permet de stocker des informations détaillées pour chaque article, sur la base du numéro de série.
- Utiliser des listes de colisage numériques pour vous assurer que le bon matériel quitte l'entrepôt et arrive entre de bonnes mains.
- Importer et gérer les résultats d'inspection, ce qui vous permet de suivre les inspections et les réparations passées pour chaque équipement, à partir du numéro de série.
- Accéder à la chronologie des équipements et effectuer des recherches rapides pour savoir ce que vous avez en stock à tout moment.
- Générer des rapports pour prendre de meilleures décisions d'achat, réduisant ainsi la nécessité de sous-louer fréquemment du matériel.
Grâce à toutes ces fonctionnalités, votre équipe sera totalement autonome et réduira le nombre d'erreurs commises. Cela vous laissera plus de temps pour vous consacrer à votre entreprise et pour prendre de meilleures décisions d'achat !
