Software voor AV- en eventproducties

Weet altijd hoeveel materiaal je op voorraad hebt, beheer je materiaalvoorraad op meerdere locaties en communiceer efficiënter met je personeel.

  • Bekijk de beschikbaarheid van je materiaal in real-time
  • Volg artikelen tussen meerdere voorraadlocaties en magazijnen
  • Beheer al je medewerkers en freelancers vanaf één platform en voorkom miscommunicatie
AV- en eventproducties

Door Rentman besparen we waarschijnlijk zo'n 30 tot 40% van onze tijd. Die tijd kunnen we investeren in taken met toegevoegde waarde die ons helpen om evenementen van hogere kwaliteit te leveren.

Andrew Mede-eigenaar van Renegade Events

Het hele planningsproces in de gaten houden

Eén platform voor je productie van begin tot einde

Vanaf het eerste telefoontje met je klant, tot het maken van een offerte, het plannen van materiaal, het inplannen van personeel, het pakken van de spullen en het registreren van de gewerkte uren na het evenement: Rentman helpt je om alle stappen naar een succesvol evenement te beheren in één gestroomlijnd proces.

  • Kopieer en plak niet langer informatie tussen verschillende systemen
  • Creëer een volledig overzicht van al je huidige en eerdere projecten
  • Zet terugkerende projecten om in templates om sneller te plannen
 
Krijg de informatie die jij nodig hebt

Krijg de informatie die jij nodig hebt

Veel verschillende mensen zoals account managers, materiaalplanners, personeelplanners en magazijnmedewerkers zijn betrokken bij de planning en uitvoering van evenementproducties. Rentman optimaliseert de informatiestroom voor je hele team met aanpasbare weergaven, filters en groeperingen – zodat iedereen zich kan blijven concentreren op zijn eigen werk.

  • Creëer gepersonaliseerde dashboards
  • Toon je evenementen in een kalender- of lijstweergave 
  • Synchroniseer je Rentman agenda met je eigen agenda
Houd in elke fase de controle

Houd in elke fase de controle

Rentman maakt het gemakkelijker om te zien welke acties je nog moet ondernemen om elk project op het juiste spoor te houden. Door verschillende iconen zie je direct welke projecten onopgeloste tekorten, onbevestigde offertes, openstaande facturen, ongeplande personeelsfuncties of openstaande taken hebben.

  • Zie in één oogopslag in welke fase elk project zich bevindt.
  • Stoplichtindicatoren tonen welke acties moeten worden ondernomen voor openstaande taken/werkzaamheden/..
 
Toegang tot projectbestanden van overal

Heb toegang tot projectbestanden vanaf overal

Van riders, plattegronden, stroomverdelingsschema's tot parkeervergunningen: er zijn meestal heel wat bestanden nodig voor een succesvolle productie. Met bestandsbeheer in Rentman kan iedereen bestanden uploaden en delen om ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die hij/zij nodig heeft.

  • Voeg bestanden toe aan een project en synchroniseer ze met je lokale server, Dropbox of Google Drive
  • Beheer de toegangsrechten per bestand
  • Open bestanden onderweg via de mobiele app
 
Beheer de toegang van gebruikers tot informatie

Beheer de toegang van gebruikers tot informatie

Wanneer meerdere personen betrokken zijn bij de planning wil je misschien niet dat ze allemaal toegang hebben tot dezelfde informatie. Met gedetailleerde gebruikersrechten houd je de controle over welke informatie elke gebruiker te zien krijgt.

  • Geef per bestand aan of het gevoelige informatie bevat
  • Voorkom dat mensen per ongeluk informatie verwijderen
  • Verberg financiële informatie voor andere gebruikers
Beheer wijzigingen

Raak niet in de stress door (last-minute) wijzigingen

Wijzigingen zullen altijd gebeuren - daarom hebben wij een systeem ontwikkeld dat je helpt om op een efficiënte manier flexibel te blijven. Met alle tijdsschema's op een centrale plek hoef je slechts op één plek wijzigingen aan te brengen en alle gekoppelde personeels- en/of materiaalschema's worden automatisch bijgewerkt.

  • Update tijdschema's voor materiaal en personeel met een paar klikken
  • Verplaats complete projecten met één klik
  • Ontvang real-time meldingen wanneer wijzigingen plaatsvinden
 
Eenvoudig materiaal inhuren

Los eenvoudig materiaaltekorten op

Je hebt het materiaal dat je nodig hebt voor AV- en evenementenproducties niet altijd in je voorraad. Reserveer materiaal voor de juiste projecten en los tekorten met alternatieven of inhuur op. Rentman maakt inhuur efficiënter, door tekorten van verschillende projecten in één overzicht te combineren en deze eenvoudig om te zetten in inhuurverzoeken als je geen alternatieven hebt.

  • Wijs materiaal aan projecten toe door middel van ons efficiënte reserveringssysteem
  • Creëer of hergebruik inhuuropdrachten om tekorten op te lossen
  • Stuur inhuurverzoeken in een handomdraai naar andere Rentman gebruikers
Houd winsten en kosten in de gaten

Weet waar je kosten kunt besparen en dus de winst kunt verhogen

Houd de kosten en inkomsten bij voor je materiaal, personeel, transport, onvoorziene uitgaven en verzekering. Bij elke stap van je project zie je de oorspronkelijk geschatte kosten, wat je gepland had, en hoeveel je uiteindelijk hebt uitgegeven.

  • Creër overzicht over alle kosten binnen een project en de verdeling per categorie
  • Kijk of je schattingen kloppen
  • Maak betere schattingen voor toekomstige projecten door nacalculatie achteraf
Beheer prijzen en kortingen

Beheer prijzen en kortingen

Flexibele prijs- en kortingsopties helpen je de juiste prijzen voor je services te berekenen. Wanneer je met een klant een vaste prijs afspreekt, kun je de projectprijs vastzetten. Eventuele bijkomende kosten worden automatisch als korting berekend en je beslist zelf of je extra's in rekening wilt brengen.

  • Zet projectprijzen vast
  • Houd extra kosten als kortingen bij
  • Beheer kortingen volgens je voorkeuren
 
Eenvoudiger plannen met templates

Plan eenvoudiger door het gebruik van templates

Producties hebben vaak vergelijkbare setups. Verwerk je terugkerende activiteiten in templates, zodat je de succesvolle setups kunt herhalen en het handmatige werk tot een minimum kunt beperken.

  • Zet workflows en services om in herbruikbare templates
  • Zorg ervoor dat er geen stappen worden vergeten of overgeslagen
  • Creëer consistentie in je projecten
Creër opvallende offertes

Creër opvallende offertes

Je verkoopt een beleving aan je klanten. Dus overtuig hen met je offerte door visuals toe te voegen en unieke ontwerpen te maken. Verrijk je offertes met afbeeldingen om je klant een voorproefje te geven van wat hij kan verwachten.

  • Voeg je huisstijl toe aan documenten
  • Pas documenten naar wens aan met onze drag-and-drop template editor
  • Gebruik CSS en HTML om offertes in detail aan te passen
  • Maak verschillende templates voor verschillende doeleinden
  • Voeg digitaal ondertekenen toe aan je offertes
Flexibele facturatie

Flexibele facturatie

Stel je voorkeur in voor de manier van factureren en kies de beste optie voor elk project. Splits facturen voor grotere evenementen op in meerdere delen. Houd bij wat al gefactureerd is en welke facturen nog verstuurd moeten worden.

  • Bekijk alle projecten die gefactureerd moeten worden in één overzicht
  • Combineer meerdere opdrachten in één factuur
  • Exporteer facturen (automatisch) naar je boekhoudsoftware
Categoriseer je jobs

Maak statistieken inzichtelijk en eenvoudig

Met de verschillende activiteiten die bij elke productie komen kijken, is het gemakkelijk om de cijfers uit het oog te verliezen. Daarom brengt Rentman orde in de chaos. Verdeel en categoriseer je projecten om te zien welke diensten het meeste geld opbrengen en waar de meeste potentie zit.

  • Creëer inzichtelijke overzichten van jouw statistieken door middel van handige dashboards
  • Maak rapporten en splits ze op per projecttype
  • Richt je op winstgevende evenementen en begrijp hoe je andere winstgevender kunt maken
Logboek van wijzigingen

Blijf op de hoogte van wijzigingen en wie ze heeft aangebracht

Wanneer je producties plant met meerdere mensen, wil je een zekere controle houden over wijzigingen en waarom ze zijn gemaakt. Rentman houdt voor elk project een logboek bij van alle wijzigingen en wie deze heeft aangebracht. Zo kun je zien wie een project heeft geannuleerd, materiaal heeft verwijderd, of tijdschema's heeft gewijzigd.

  • Volg alle wijzigingen die binnen projecten zijn gemaakt
  • Bekijk welke gebruiker welke wijziging heeft aangebracht
  • Herstel grote fouten door back-ups terug te zetten
Beheer je materiaal in meerdere magazijnen en opslaglocaties

Beheer je materiaal in meerdere magazijnen en opslaglocaties

Het plannen van materiaal wordt een stuk complexer wanneer je materiaal op verschillende plaatsen is opgeslagen. Rentman voorkomt alle problemen, door producties te kunnen plannen vanuit meerdere opslaglocaties. Of je materiaal nu in een trailer staat, op tour is, of opgeslagen staat in een zaal: je hebt zelf in de hand vanuit waar materiaal geboekt kan worden.

  • Plan het uitlenen van materiaal en transfers tussen magazijnen gemakkelijk
  • Wijs materiaal toe aan opslaglocaties en verwijder het uit je beschikbare inventaris
  • Bekijk in een tijdlijnweergave waar je materiaal op elk moment is opgeslagen of gepland
Meer ervaren over meerdere voorraadlocaties
Maak een onderscheid tussen wat je plant en wat je berekent

Maak een onderscheid tussen wat je plant en wat je berekent

Maak onderscheid tussen de planning van je services en de financiële planning. Bijvoorbeeld wanneer je reserve-materiaal meeneemt, maar dit niet aan je klant wil doorberekenen.

  • Splits projecten op in subprojecten voor verschillende podia of tourlocaties
  • Reserveer extra materialen en neem deze mee zonder de financiën van het project te beïnvloeden
CAD-ontwerpen importeren in projecten

CAD-ontwerpen importeren in projecten

Gebruik je software zoals Vectorworks, AutoCAD, of WYSIWYG voor je producties? Importeer materiaallijsten uit deze softwaretools, match ze met je database en bekijk meteen het benodigde materiaal in je projectplanning.

  • Importeer designs van alle CAD-ontwerpsoftware met export-functionaliteit
  • Materiaal automatisch groeperen in standaard categorieën; licht, geluid, kabels, enz.
  • Bespaar tijd op handmatige invoer
Maak planningen en communiceer met je personeel

Maak planningen en communiceer met je personeel

Gebruik drag-and-drop functies om planningen te maken en te bepalen wat er gedaan moet worden. Vul diensten eenvoudig op basis van de beschikbaarheid van werknemers, opleiding en kosten.

Iemand uitnodigen is heel eenvoudig: Selecteer een functie, vind de juiste persoon en stuur een verzoek.

  • Vraag beschikbaarheid op
  • Verstuur uitnodigingen in batches
  • Houd gewerkte uren bij
  • Deel bestanden en werkinstructies
Ontdek meer over de personeelsplanning

Plan je volledige evenementenproductie in één software

Houd een overzicht over het hele project

Eén centrale plek voor elke stap in je projectplanning. Behoud het overzicht over de kosten en wijzig projecten op een flexibele manier via tijdschema’s. Bespaar daarnaast tijd met templates en een slimme interface.

  • Maak gebruik van een geïntegreerde CRM
  • Importeer materiaal vanuit designsoftware
  • Heb overzicht van wat er gedaan moet worden
  • Maak overtuigende offertes
  • Houd bij wat er is geoffreerd nadat de planning is afgerond
  • Laat klanten online tekenen
  • Houd budgetten bij met geschatte kosten, geplande kosten en gerealiseerde kosten
Accountmanager

Los de puzzel zo efficiënt mogelijk op

Bepaal hoe resources het beste worden toegewezen en houd eenvoudig zicht op alle (unieke) materiaalen. In het geval van tekorten aan eigen materiaal kun je materiaal inhuren en toewijzen aan je projecten.

  • Bekijk tekorten van verschillende projecten in één overzicht
  • Los tekorten op de meest rendabele manier op
  • Maak en hergebruik inhuuropdrachten
  • Gebruik opslaglocaties om materiaal te scheiden
  • Optimaliseer je materiaal-puzzel met behulp van de materiaaltijdlijn
  • Stuur inhuuraanvragen rechtstreeks naar andere Rentman gebruikers
  • Houd het overzicht over kosten en budgetten van inhuuropdrachten
  • Pas de planning aan voor veranderingen in de behoeftes, reparaties, kwijtgeraakte items, vroege en vertraagde retouren
Materiaalplanner

Weet altijd wie er beschikbaar is

Met verschillende weergaven kunnen planners elke stap van het planningsproces in de gaten houden. Bekijk de beschikbaarheid, filter medewerkers op basis van de benodigde vaardigheden of expertise, en wijs geschikte medewerkers toe aan functies.

  • Heb snel inzicht in beschikbare medewerkers
  • Stuur uitnodigingen voor specifieke jobs of tijdsperiodes
  • Filter op personeel, vaardigheden of certificaten
  • Houd de gewerkte uren bij met urenregistratie
  • Voer gemakkelijk wijzigingen door en communiceer dit alleen naar de betreffende crew
  • Werk digitale callsheets in real-time bij
  • Werk samen met meerdere planners aan hetzelfde rooster
  • Houd je roosters tijdelijk verborgen voor je personeel
Personeelsplanner

Weet altijd waar je voorraad zich bevindt

Met Rentman heb je altijd een compleet overzicht over waar jouw voorraad zich bevindt. Door te zien welke materialen al gescand en gepakt zijn verbeter je de samenwerking van jouw team in het magazijn.

  • Werk met digitale en geprinte pakbonnen
  • Bekijk in real-time wat collega’s al gepakt hebben
  • Houd bij of verwachte retouren al binnen zijn
  • Splits pakbonnen per afdeling
  • Ga overzichtelijk te werk met ondersteuning voor meerdere magazijnen en voorraadlocaties
  • Scan gemakkelijk met je telefoon
Magazijn

Meer functionaliteiten

Accessoires toevoegen
Nooit meer een kabel vergeten! Voeg accessoires toe aan je materiaal en ze zullen worden getoond op je pakbonnen.
API
Gebruik onze publieke API om Rentman met andere software (bijv. Salesforce or SAP) te verbinden.
Gepersonaliseerde velden
Maak extra invoervelden aan om aanvullende informatie toe te voegen aan je database (bijv. aan contacten of materiaal).
Backups per uur
Dankzij backups per uur kun je je hele planning terugdraaien naar een eerder moment en zo eenvoudig fouten verbeteren.
Efficiënte paklijsten
Pak je materiaal zo efficiënt mogelijk door je materiaallijst te sorteren op de locatie in je magazijn.
Personaliseer offertes
Personaliseer je documenten zoals offertes zodat deze passen bij je huisstijl en opvallen.
Kopieer en plak materiaal tussen projecten
Bespaar tijd bij het maken van een nieuw project, omdat je materiaalgroepen of functies makkelijk kunt kopiëren en plakken tussen projecten.
Ondersteuning voor meerdere talen
Rentman is beschikbaar in verschillende talen en wij bieden support in 5 verschillende talen.
Snel zoeken
Bekijk snel de beschikbaarheid van materiaal en je voorraadniveau's met behulp van de snel zoeken functie.

Waarom Rentman handig is voor het beheren van jouw AV- of eventproducties

Start gratis
  • Houd iedereen op één lijn

    Centraliseer je communicatie met Rentman en beheer je medewerkers vanaf één platform. Verstuur eenvoudig job updates, roosterwijzigingen of werkuitnodigingen en besteed ondertussen minder tijd aan communicatie.

  • Gemaakt voor jouw branche

    Begonnen als een AV productie bedrijf, kennen wij de ins en outs van de industrie. We weten wat er mis kan gaan en wat belangrijk is bij het plannen van een evenementproductie.

  • Beheer elke stap vanaf één platform

    In plaats van meerdere tools te gebruiken om een evenement te plannen, heb je er nu nog maar één nodig. Communiceren met je team, het juiste transport toewijzen, beschadigde materialen aanmelden of offertes maken en betalingen beheren kan allemaal gemakkelijk binnen Rentman.

Meer informatie

Productupdates
Bij Rentman streven we ernaar om onze software voortdurend te verbeteren en nieuwe functies toe te voegen.
Webinars
Bekijk onze opgenomen webinars om een idee ervan te krijgen hoe Rentman je kan helpen om efficiënter te werken.
Rentman Blog
Bekijk een van onze laatste blog posts: Een virtuele event-productiegids voor AV- en eventbedrijven!

Controleer de beschikbaarheid van je AV-apparatuur en weet altijd hoeveel er beschikbaar is