De evenementenbranche is competitief, dat weten wij allemaal. Ongeacht je specialiteiten zijn er waarschijnlijk meerdere bedrijven die strijden om jouw klanten. Het verliezen van een klant heeft veelal te maken met de prijs. Maar soms kan ook een onprofessioneel beeld of verwarrende service klanten ertoe aanzetten om ergens anders te zoeken. Je offertes en andere documenten kunnen hier het verschil maken.
Of je nu veel of weinig ervaring hebt, je weet dat er met documenten zoals offertes en facturen geen "one size fits all" bestaat. Aan de ene kant heb je klanten die elk detail van een project tot op de eenheidsprijs per kabel willen zien. Aan de andere kant heb je degenen die aan een korte samenvatting van materialen en functies genoeg hebben voordat het project wordt bevestigd.
Het bedenken van verschillende ontwerpen voor je offertes lijkt misschien veel werk en vereist zeker enige toewijding. Er zijn echter een paar stappen die je kunt nemen om ervoor te zorgen dat je documenten duidelijk zijn en eerder in de smaak vallen bij je verschillende klanten. De tijd die je besteedt aan het opstellen van documenten is tijd die je later bespaart.
We nemen je mee door de inhoud, stijl en opties die beschikbaar zijn voor je documenten, samen met tips en trucs om er het meeste uit te halen.
Stem de inhoud af op je soort klanten
Je offerte hoeft niet alleen een lijst met materialen en prijzen te zijn. Hoe hard je ook probeert om waarde over te brengen met woorden, soms is dat niet voldoende. Afbeeldingen kunnen in veel gevallen meer doen dan woorden. Je kunt afbeeldingen op verschillende manieren gebruiken. Hoe je ze het beste kunt toepassen hangt echter af van het soort klant waar je mee te maken hebt.
Wees specifiek voor kenners
Verhuur je aan mede-AV-bedrijven, dan zijn afbeeldingen vaak van minder waarde en wil je vooral specifiek zijn in de exacte materialen die aan je klant verhuurt. Zo weet je zeker dat zij tijdens de productie niet voor verrassingen komen te staan. Afbeeldingen voor ieder item zullen je offerte er alleen maar minder overzichtelijk van maken. Indien je toch afbeeldingen wilt gebruiken, kunnen impressies van het type event je klanten een beter beeld geven wat jouw bedrijf kan realiseren.
Wees beschrijvend voor niet-AV klanten
Voor klanten die zich niet in de AV-wereld bevinden wil je vaak juist minder specifiek zijn op je offerte, bijvoorbeeld voor (bedrijfs)feesten. Een "Shure SLX 24B58 K51" zal de klant dan meer verwarren dan wanneer je een "draadloze microfoon" vermeldt. In Rentman heb je hiervoor meerdere opties. We adviseren je om verschillende namen voor je materialen toe te voegen, zowel technische als generieke namen. Hoewel je de technische term waarschijnlijk alleen op interne documenten zoals paklijsten zult gebruiken, is het aan te raden om de algemene namen op documenten zoals offertes te gebruiken om verwarring te voorkomen.
Je hoeft op je offertes niet altijd alle losse materialen te vermelden, maar kunt deze verpakken in groepen die voor je klant beter te begrijpen zijn, zoals een DJ-set. Met een begeleidend verhaal en afbeeldingen van een volledige set-up geef je de klant een goed beeld van wat hij/zij kan verwachten zonder dat zij zich druk hoeven te maken over de technische kant. In Rentman kun je eenvoudig teksten/opmerkingen voor materialen of sets toevoegen, voor zowel extern (klantgericht) en intern gebruik (collega’s en freelancers).
Zorg voor een duidelijke structuur
Klanten moeten je documenten snel kunnen scannen en de service direct kunnen begrijpen zonder het gevoel te hebben dat ze een roman lezen. Daarvoor is een heldere en beknopte structuur erg belangrijk.
Zorg ervoor dat je klant een goed idee krijgt van de waarde die je kunt bieden. Informatie die hun beslissing eenvoudiger maakt, moet in één oogopslag gevonden kunnen worden. Om het succes te vergroten raden we aan je offertes en facturen in drie delen te splitsen:
- Header: Dit deel van de offerte is bedoeld voor je bedrijfsinformatie, de informatie van je klant en voor documentinformatie zoals datums, nummers en versies.
- Hoofdtekst: Gebruik dit gedeelte om een tijdlijn te geven, de specifieke aangeboden diensten en materialen die worden geleverd, samen met de bijbehorende kosten. Hier worden ook eventuele extra kosten die tijdens het project worden gemaakt opgenomen.
- Samenvatting: Het overzicht van de totaalprijzen voor de geleverde diensten volgen na de hoofdtekst. In deze totalen worden ook eventuele belastingen vermeld. Zorg er ten slotte voor dat je ook je algemene voorwaarden opneemt, zodat je klant weet waar hij/zij voor tekent.
De opmaak van documenten
Voeg je logo en bedrijfsinformatie toe
Hoewel de daadwerkelijke inhoud van je documenten een grote rol speelt bij de communicatie met klanten, kan een goed ontwerp ook wonderen doen.
De beste manier om te beginnen is door briefpapier te maken dat je voor alle documenten kunt gebruiken. Het briefpapier vormt de achtergrond van je documenten. Het bestaat over het algemeen uit een kop- en voettekst met het bedrijfslogo, naam en adres, samen met kleuren van je huisstijl. Een goed briefpapier straalt professionaliteit uit, of het nu gaat om een offerte, contract, factuur of zelfs een pakbon.
We raden je aan om briefpapier vanuit een template te ontwerpen met software zoals Microsoft Word, Adobe Illustrator, of Canva. Microsoft Word heeft in de meeste versies standaard papierformaten en je kunt je logo, bedrijfsinformatie en huisstijl direct op de juiste plek op de pagina toevoegen.
Houd regelmaat in je opmaak
Natuurlijk is het belangrijk om je logo en merkkleuren op je briefpapier te hebben, maar je moet er ook voor zorgen dat je merkidentiteit consistent is in alle documenten. Zorg dat je gekozen lettertype en kleuren in je briefpapier overeenkomen met de opmaak van het document. (Hoewel we hopen dat je niet de voorkeur geeft aan Comic Sans 😨)
In Rentman kun je je eigen stijlen creëren en ze met één klik toepassen op alle soorten documenten. Dit maakt het makkelijk om je huisstijl en opmaak consistent te houden in je documenten. Als je hulp nodig hebt om je opmaak goed te krijgen, bieden we een service waar we je tegen betaling kunnen helpen bij het opstellen van je documenten in Rentman. Neem contact op met ons support team voor meer informatie.
Laat je klanten digitaal tekenen en betalen
De inhoud en opmaak van documenten zijn natuurlijk belangrijke aspecten. Maar het is ook de moeite waard om naar opties te kijken waarmee je klanten jouw service nog gemakkelijker kunnen bevestigen of betalen.
Digitale handtekeningen en online betalingen zijn hiervoor handige tools. Deze kunnen de manier waarop klanten offertes accepteren en facturen betalen vereenvoudigen en versnellen. Door tools te gebruiken die de meeste van je klanten al kennen van online winkelen, vergroot je de kans om offertes ondertekend en facturen op tijd betaald te krijgen.
Niet alleen verhoog je hiermee de snelheid, maar je automatiseert ook gelijk enkele processen. Kopieën van ondertekende documenten kunnen bijvoorbeeld automatisch worden opgeslagen en als bevestiging naar klanten worden gestuurd. Bij online betalingen worden je facturen automatisch gemarkeerd als betaald. Dit maakt tijd vrij om je op belangrijkere dingen te concentreren.
Met Rentman kun je eenvoudig de optie voor digitale handtekeningen aan je documenten toevoegen en de stijl hiervan laten matchen met jouw merk. Je kunt ook Stripe of Mollie gebruiken om meerdere betalingsopties aan te bieden.
Maak templates voor elke gelegenheid
Het kan voorkomen dat er meer of minder informatie nodig is in bepaalde documenten, en je wilt geen tijd verspillen door elke keer aanpassingen te moeten maken. Sommige klanten willen bijvoorbeeld elk afzonderlijk item zien, terwijl anderen juist graag een algemeen overzicht van de geleverde producten en services zien. Dit kun je in Rentman oplossen door verschillende templates op te stellen. Dit is vooral handig wanneer je bedrijf verschillende soorten evenementen organiseert, zoals: bedrijfsevenementen, feesten, concerten, enz.
In Rentman heb je een lijst met beschikbare templates voor verschillende documenten en kun je ook je eigen templates maken.
Professionaliseer je documenten met Rentman
Rentman is op maat gemaakte software die je helpt bij het plannen van materialen, personeel en transport voor verschillende soorten evenementen. Rentman helpt niet alleen bij het volgen van je voorraad, maar je kunt ook documenten maken en aanpassen, zoals offertes, facturen, pakbonnen, inhuuraanvragen en planningen. Start vandaag gratis met een 30 dagen proefperiode van Rentman.