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Tipps für attraktive, professionelle Dokumente

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Die Veranstaltungsbranche ist eine wettbewerbsintensive Branche. Egal, auf welchen Veranstaltungsbereich man sich spezialisiert hat, Konkurrenz gibt es immer. Natürlich ist der Verlust eines Kunden oft speziell auf den Preis zurückzuführen, jedoch kann er auch an einem unprofessionellen Image und unübersichtlichen Dienstleistungen liegen.

Unabhängig davon, ob du erst seit Kurzem oder bereits seit langer Zeit im Geschäft bist, weißt du wahrscheinlich, dass es bei Dokumenten wie Angeboten und Rechnungen keine "Einheitsgröße" gibt. Auf der einen Seite gibt es Kunden, die jedes einzelne Detail eines Projekts bis zum Stückpreis pro Kabel sehen wollen, auf der anderen Seite gibt es aber auch solche, die einfach nur eine kurze Zusammenfassung von Material und Arbeitsaufwand benötigen, bevor sie das Projekt bestätigen.

Es mag wie eine Menge Arbeit erscheinen, eine Vielzahl von Layouts für deine Angebote zu entwerfen, und es erfordert sicherlich etwas Aufwand, jedoch gibt es ein paar grundlegende Schritte, die du unternehmen kannst, um sicherzustellen, dass deine Dokumente insgesamt überzeugend sind und von deinem Kunden leicht akzeptiert werden. Jede Zeit, die du im Voraus für die Einrichtung von Dokumenten aufwendest, ist in Wirklichkeit Zeit, die du später sparst.

Wir führen dich durch Inhalt, Stil und digitale Optionen, die für deine Dokumente zur Verfügung stehen, und zeigen dir Tipps und Tricks, wie du diese am besten nutzen kannst.

 

 

Stelle sicher, dass der Inhalt deutlich ist

Dein Angebot kann mehr sein als eine Liste von Einzelposten und den dazugehörigen Preisen. Ganz gleich, wie sehr du dich bemühst, dein Angebot mithilfe von Text zu vermitteln, manchmal reicht das einfach nicht aus. Je nachdem, mit wem du Geschäfte machst, gibt es ein paar Dinge zu beachten, damit dein Angebot so aussagekräfitg wie möglich ist.

 

Sollte ich Bilder benutzen?

Wenn du an andere VT-Verleiher- oder Veranstaltungsprofis vermietest, dann sind Bilder wahrscheinlich nicht notwendig - vor allem nicht Zeile für Zeile. Schließlich kennen Veranstaltungsprofis das Material, das sie mieten meist bereits, da sie täglich damit arbeiten. Bilder zu jedem Artikel hinzuzufügen würde das Dokument in diesen Fällen nur überladen und keinen Mehrwert bringen. Wenn du Bilder verwenden möchtest, kannst du am besten Impressionen von der Art der Veranstaltung, die du durchführen wirst, am Ende deines Dokuments einfügen. Diese Eindrücke zeigen deinem Kunden, wie solch eine Veranstaltung aussehen könnte und was du zu bieten hast.

Wenn du häufig an Kunden außerhalb der Branche vermietest (z.B. bei Partyvermietungen oder Firmenveranstaltungen), können Bilder deinem Kunden helfen, die gesamte Veranstaltung zu visualisieren. Wenn du beispielsweise eine Party veranstaltest, möchtest du wahrscheinlich Bilder vom Aufbau der Tische und Stühle, der Tischdekoration, der Vorhänge usw. einfügen. Hier wäre es jedoch wenig sinnvoll jeden einzelnen Stuhl, jedes Messer und jede Gabel aufzulisten - Eindrücke sind hier besser geeignet.

 

Wähle deine Sprache

Der technische Hintergrund deines Kunden bestimmt auch die Terminologie, die du in deinen Dokumenten verwendest. Da nicht jeder, mit dem du geschäftlich zu tun hast, aus der Branche kommt, solltest du bei Angeboten oder Rechnungen an diese Art von Kunden lieber allgemeine als technische Begriffe verwenden. Wenn du in diesen Fällen einfachere Sprache verwendest, kannst du jegliche Unklarheiten vermeiden.

Auf deinem Angebot solltest du zum Beispiel nicht angeben, dass du "1 x Pioneer DJM900 NXS2 DJ-Mixer, 1 x Pioneer CDJ2000 NXS2 Tabletop-CD-Player und 1 x Shure SM58-Mikrofon" liefern wirst, sondern stattdessen dass du ein "DJ-Set" anbietest. Dies ist ein einfacherer Begriff, der deutlich macht, was du anbietest.

Dies ist natürlich bei Dry-hire oder oder bei der Vermietung an Kollegen aus der Branche nicht nötig. Hier ist die Verwendung von Fachbegriffen besser geeignet. Wir empfehlen daher, mehrere Namensoptionen zu deinen Materialien hinzuzufügen, um sowohl die technischen als auch die allgemeinen Namen auf deinen Dokumenten verwenden zu können, sodass du einem breiten Publikum problemlos Angebote und Rechnungen unterbreiten kannst.

 

 

Bleibe bei einer einheitlichen Struktur, um die Grundlagen abzudecken

2 Consistent structure

Dein letztendliches Ziel bei den meisten deiner kundenorientierten Dokumente ist es, mit deinem Kunden zu kommunizieren oder die Zustimmung bzw. Bezahlung von ihm zu erhalten. Aus diesem Grund ist es wichtig, Dokumente zu erstellen, die eine klare und übersichtliche Struktur haben. Deine Kunden müssen in der Lage sein, deine Dokumente schnell zu überfliegen und den angebotenen Service direkt zu verstehen, ohne das Gefühl zu haben, ein Buch zu lesen.

Stelle sicher, dass dein Kunde eine gute Vorstellung davon bekommt, was du bieten kannst und dass es sich lohnt, dafür zu bezahlen. Informationen, die ihm die Entscheidung erleichtern, müssen ihm sofort ins Auge springen. Um deine Erfolgsquoten zu maximieren, empfehlen wir dir, deine Angebote und Rechnungen in drei wesentliche Teile zu unterteilen:

  • Kopfzeile: Dieser Teil des Angebots sollte deine Firmeninformationen, die Angaben deines Kunden und Dokumentinformationen wie Daten, Nummern und Versionen abdecken.
  • Korpus: Nutze diesen Abschnitt für einen Zeitplan, die spezifischen angebotenen Dienstleistungen und Produkte sowie die damit verbundenen Kosten. Achte darauf, alle zusätzlichen Kosten, die während des Projekts anfallen, ebenfalls hier anzugeben.
  • Zusammenfassung: Die Zusammenfassung sollte die Gesamtpreise für alle Dienstleistungen enthalten. Diese Summen sollten auch alle anfallenden Steuern angeben. Und schließlich ist es auch empfehlenswert deine Geschäftsbedingungen anzuhängen, damit dein Kunde weiß, was er von der Zusammenarbeit mit dir erwarten kann.

 

 

Gestalte deine Dokumente

3 Style your documents

Füge dein Logo und Firmeninformationen hinzu

Auch wenn der eigentliche Inhalt deiner Dokumente eine große Rolle in der Kommunikation mit deinem Kunden spielt, solltest du nicht vergessen, dem erstellten Dokument ein professionelles Layout und Erscheinungsbild zu geben.

Am besten beginnst du mit der Erstellung deines Briefpapiers, das den Hintergrund für all deine Dokumente formt. Ein Briefpapier besteht in der Regel aus einer Kopf- und Fußzeile mit Firmenlogo, Namen und Adresse sowie einer Reihe von Farben aus deinem Branding. Das Hinzufügen eines Briefpapiers zu deinen Dokumenten, egal ob es sich um ein Angebot, einen Vertrag, eine Rechnung oder sogar eine Packliste handelt, vermittelt demjenigen, der es liest, Professionalität.

Wir empfehlen dir, dein Briefpapier mit einer Software wie Microsoft Word, Adobe Illustrator oder Canva zu gestalten. Microsoft Word hat in den meisten Versionen Standard-Papierformate und du kannst dein Logo, deine Firmeninformationen und dein Firmendesign direkt an der richtigen Stelle auf der Seite einfügen. Das Hinzufügen eines Briefpapiers zu deinen Dokumenten ist in Rentman der erste Schritt, um deine Dokumente persönlich zu gestalten.

 

Halte deine Formatierung konsistent

Natürlich ist es wichtig, dass dein Logo und die Farben deiner Marke auf deinem Briefpapier zu sehen sind, jedoch musst du auch sicherstellen, dass deine Markenidentität in deinen Dokumenten konsistent ist. Indem du die Dinge konsistent hältst, vermittelst du wieder einmal Professionalität. Genau wie die Elemente, die du in deinem Briefkopf verwendet hast, sollten auch die Schriftarten und Farben in deinen Dokumenten stimmig sein. Wenn du eine bestimmte Schriftart benutzt, dann halte dich daran! (Natürlich hoffen wir, dass diese nicht Comic Sans ist 😨)

In den meisten Programmen hast du die Möglichkeit, Stilvorlagen anzuwenden, anstatt Schriften, Schriftgrößen und Farben manuell anzupassen. In Microsoft Word und Google Docs kannst du auswählen, ob Text ein Absatz, ein Titel oder eine Überschrift ist, um sicherzustellen, dass die richtigen Formate angewendet werden. In Rentman kannst du deinen eigenen Stil erstellen und mit einem Klick auf alle Arten von Dokumenten anwenden. Auf diese Weise kannst du einfach sicherstellen, dass dein Branding und deine Formatierung in all deinen Dokumenten konsistent sind. Wenn du Unterstützung bei der richtigen Formatierung benötigst, bieten wir gegen Gebühr einen Service für das Bearbeiten deiner Dokumente in Rentman an. Wende dich für weitere Informationen an unser Support-Team.

 

 

Lasse deine Kunden digital unterschreiben und online bezahlen

4 Sign digitally

Dein Inhalt und dein Branding sind die wichtigsten Aspekte deiner Dokumente. Es lohnt sich jedoch auch nach Optionen zu suchen, die deinen Kunden helfen, deine Dienstleistungen noch einfacher zu akzeptieren oder zu bezahlen.

Die gängigsten und wichtigsten digitalen Werkzeuge zur Umsetzung ist die digitale Unterschrift und online Bezahlungen. Diese vereinfachen und beschleunigen, wie deine Kunden Angebote akzeptieren und ihre Rechnungen bezahlen. Durch den Einsatz von Zahlungsmitteln, die die meisten deiner Kunden bereits vom Online-Shopping gewohnt sind, kannst du deine Chancen erhöhen, dass Angebote rechtzeitig unterschrieben und Rechnungen pünktlich bezahlt werden.

Die Vorteile von digitalen Unterschriften und online Bezahlungen:

  • Einfachheit: Der größte Vorteil von digitalen Unterschriften oder online Zahlungen ist, dass sie sehr einfach zu benutzen sind.
  • Schnelligkeit: Durch die Verwendung von digitalen Signaturen und Zahlungen kannst du die Bearbeitungszeit erheblich beschleunigen. Die Partei, an die du das Dokument schickst, kann von überall und auf jedem Gerät unterschreiben oder bezahlen, solange eine aktive Internetverbindung besteht.
  • Automatisierung: Wenn du diese Prozesse online durchführst, können weitere Teile des Prozesses automatisiert werden. Beispielsweise können Kopien von digitalen Unterschriften automatisch gespeichert und als Beleg an den Kunden gesendet werden. Bei Online-Zahlungen werden deine Rechnungen automatisch als bezahlt gekennzeichnet. So hast du mehr Zeit, dich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren.

Bei Rentman kannst du auf einfache Weise das digitale Unterschreiben deiner Dokumente anbieten und Links so gestalten, dass sie zu deinem Branding passen. Du kannst auch Stripe oder Mollie verwenden und deinen Kunden so eine Vielzahl von Zahlungsoptionen anbieten.

 

 

Erstelle wiederverwendbare Vorlagen für alle Gelegenheiten

5 Document tempaltes

Es mag Gelegenheiten geben, bei denen mehr oder weniger Informationen in deinen Dokumenten benötigt werden und du keine Zeit damit verschwenden willst, jedes Mal Anpassungen vorzunehmen. Zum Beispiel möchten einige Kunden vielleicht jede einzelne Position sehen, während andere mit einer allgemeinen Zusammenfassung aller angebotenen Produkte und Dienstleistungen auskommen. Darüber hinaus weißt du selbst am besten, welche Kunden bestimmte Informationen mehr benötigen als andere.

Um dir dabei zu helfen, ist es ratsam, eine Vielzahl von wiederverwendbaren Dokumentvorlagen einzurichten, die du jedes Mal automatisch mit grundlegenden Projektinformationen füllen kannst. Dies ist besonders nützlich, wenn dein Unternehmen viele verschiedene Veranstaltungen anbietet, wie z.B.: Firmenveranstaltungen, Partys, Konzerte usw. Bei Firmenveranstaltungen sind unter Umständen detailliertere Informationen erforderlich als bei Partys. In Rentman gibt es eine Bibliothek von Dokumentvorlagen für verschiedene Prozesse. Außerdem kannst du eigene erstellen und anpassen.

 

 

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Rentman ist eine spezielle Software, die dich bei der Planung von Material, Personal und Transport für eine Vielzahl von Veranstaltungen unterstützt. Rentman hilft dir sowohl bei der Verwaltung deiner Ressourcen, als auch bei der Erstellung und Anpassung von Dokumenten wie Angeboten, Rechnungen, Packlisten, Zumietanfragen und Zeitplänen. Starte eine kostenlose 30-tägige Testversion von Rentman, um deine Dokumente und deine Planung zu optimieren.

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