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Comment rendre vos documents de location événementielle standards plus professionnels

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L'industrie de l'événementiel est compétitive. Quel que soit le domaine dans lequel vous vous spécialisez, plusieurs entreprises sont probablement en concurrence pour l’activité de votre client. Des fois, la perte d'un client peut être liée à une question de tarifs. D'autres fois, c'est une image non professionnelle et des services insatisfaisants qui incitent les clients à chercher ailleurs.

Que vous soyez en activité depuis peu ou depuis longtemps, vous savez probablement qu'avec des documents comme les devis et les factures, il n'y a pas de solution universelle ; il y a des clients qui veulent voir chaque détail d'un projet jusqu'au prix unitaire par câble et d'autres qui ont simplement besoin d'un bref résumé des équipements et de la main-d'œuvre planifiée avant de confirmer le projet.

Proposer une variété de modèles pour vos devis peut sembler être beaucoup de travail et d’investissement. Cependant, vous pouvez prendre quelques mesures simples pour vous assurer que vos documents soient clairs et facilement reconnus par vos clients. N'oubliez pas : le temps passé à configurer des documents à l'avance est en fait du temps que vous économiserez plus tard.

Dans ce guide nous vous présentons le contenu, les styles et les options numériques disponibles pour vos documents, ainsi que des conseils et astuces pour en tirer le meilleur parti.

 

 

Un contenu clair

Votre devis ne doit pas nécessairement être une liste d’articles et de prix associés. Peu importe la valeur des mots, cela peut, parfois, ne pas être suffisant. En fonction de la personne avec laquelle vous faites affaire, il y a quelques éléments à garder à l'esprit pour que votre offre soit la plus claire possible.

 

Dois-je utiliser des images ?

Si vous louez habituellement à d'autres professionnels de l'audiovisuel ou de l'événementiel, les photos ne sont probablement pas nécessaires. Après tout, vos homologues connaissent généralement déjà le matériel puisqu'ils travaillent avec tous les jours. Inclure des images pour chaque élément dans ces cas ne ferait qu'obstruer le document et n'aurait aucune valeur ajoutée. Si vous souhaitez utiliser des images, vous pouvez inclure des « impressions » du type d'événement que vous prévoyez en bas de votre document. Ces impressions aident à montrer vos compétences et ce dont vous êtes capable.

Cependant, si vous louez à des clients extérieurs à l'industrie (par exemple pour des locations de fêtes privées ou d’événements d'entreprise), l'utilisation d'images peut aider votre client à visualiser l'ensemble de la configuration. Par exemple, si vous organisez une fête privée, ça peut être intéressant d’inclure des images de la configuration des tables et des chaises.

 

Choisissez la bonne terminologie

L'expérience technique de votre client déterminera également la terminologie que vous utilisez dans vos documents. Étant donné que toutes les personnes avec lesquelles vous faites affaire ne sont pas issues de l'industrie, lors de la proposition d'offre ou de la facturation, il peut être préférable d'utiliser des termes génériques plutôt que techniques. En utilisant un langage plus simple, vous pouvez éliminer toute confusion auprès de vos clients.

Par exemple, au lieu d'indiquer que vous fournissez « 1 x Pioneer DJM900 NXS2 DJ Mixer, 1 x Pioneer CDJ2000 NXS2 Tabletop CD Player et 1 x Shure SM58 Microphone » sur un devis, dites à la place que vous fournissez un « DJ Kit ». Il s'agit d'un terme plus simple qui rend l’usage de ces équipements clair.

Bien entendu, cela n’est pas nécessaire lors de locations sèches (ou locations de comptoir) ou de sous-locations à des collègues issues de l'industrie. Dans ces cas, l'utilisation de termes techniques est importante. Nous vous recommandons donc d'ajouter plusieurs options de dénomination dans vos fiches produits pour vous permettre d’utiliser les noms techniques et génériques de vos équipements.

 

 

Une structure cohérente pour couvrir les bases

2 Consistent structure

Votre objectif ultime avec la plupart de vos documents est de communiquer ou d'obtenir l'approbation de votre client. Pour cette raison, il est important de créer des documents qui ont une structure claire et concise. Vos clients doivent être capables de numériser rapidement vos documents et de comprendre le service fourni sans avoir l'impression d'être submergé d'informations difficiles à digérer.

Assurez-vous que votre client ait une idée claire du service que vous lui apportez et que cela vaut la peine de travailler avec vous. Les informations qui facilitent leur décision doivent ressortir de votre document en un coup d'œil. Pour maximiser vos taux de réussite, nous pensons qu'un devis ou une facture doit être divisé en trois parties essentielles :

  • En-tête : Cette partie du devis est destinée à couvrir les informations de votre entreprise, les informations de votre client et les informations documentaires telles que les dates, les numéros et les versions.
  • Corps : Utilisez cette section pour fournir un planning, les services inclus et les produits fournis avec leurs coûts. Assurez-vous d'inclure ici également tous les coûts supplémentaires encourus tout au long du projet.
  • Somme : La dernière section doit inclure les tarifs totaux pour tous les services fournis. Ces totaux doivent également préciser les taxes applicables. Enfin, assurez-vous d'inclure également vos termes et conditions afin d’informer au mieux votre client sur le fonctionnement de votre entreprise.

 

 

Du style

3 Style your documents
Ajoutez votre logo et les informations de votre entreprise

Bien que le contenu de vos documents joue un rôle important dans la communication avec votre client, vous ne devez pas oublier d'ajouter une conception et une image professionnelles au document que vous allez envoyer.

La meilleure façon de commencer est de créer un papier à lettre à inclure dans tous vos documents. Un papier à lettre se compose généralement d'un en-tête et d'un pied de page avec le logo, le nom et l'adresse de votre entreprise ainsi que l’ensemble des couleurs de votre image de marque. L'ajout d'un papier à lettre à vos documents, qu'il s'agisse d'un devis, d'un contrat, d'une facture ou même d'un bon de préparation, communique le professionnalisme à celui qui le lit.

Nous vous recommandons de concevoir votre papier à lettre à l'aide de logiciels tels que Microsoft Word, Adobe Illustrator ou Canva. Microsoft Word propose des formats de papier à lettre standard dans la plupart des versions et vous pouvez y insérer votre logo et les informations de votre entreprise directement au bon endroit sur la page. Ajouter un papier à lettre à vos documents est ensuite facile dans Rentman.

 

Gardez une mise en forme cohérente

Bien sûr, il est important d'avoir votre logo et les couleurs de votre entreprise sur votre papier à lettre, mais vous devez également vous assurer que votre identité de marque est cohérente dans tous vos documents. En gardant les choses cohérentes, vous communiquez à nouveau votre professionnalisme. Tout comme les éléments que vous avez utilisés dans votre papier à lettre, vos polices de caractère et couleurs doivent être présentes dans tous vos documents. Si vous préférez une certaine police de caractère, respectez-la !

Dans la plupart des logiciels, vous disposez d'options pour “appliquer des styles” au lieu d'ajuster manuellement les polices, les tailles de polices et les couleurs. Dans Microsoft Word et Google Docs, vous pouvez sélectionner si le texte est un paragraphe, un titre ou un en-tête pour vous assurer que les bons styles soient appliqués. Dans Rentman, vous pouvez créer vos propres styles et les appliquer en un seul clic à tous les types de documents. Cela permet de garantir la cohérence de votre image de marque et de la mise en forme dans tous vos documents. Si vous avez besoin d'aide, nous pouvons vous aider à créer vos documents dans Rentman moyennant des frais. Contactez l'équipe d'assistance Rentman pour plus d'informations.

 

 

Le paiement et la signature numérique

4 Sign digitally

Votre contenu et votre image de marque sont bien entendu les aspects les plus importants de vos documents. Cependant, nous vous conseillons également d'examiner les options qui facilitent le paiement ou la signature de vos clients.

Les outils numériques les plus courants et les plus importants à mettre en œuvre sont les signatures électroniques et les paiements numériques. Ceux-ci peuvent à la fois simplifier et accélérer la manière dont vos clients acceptent les devis et règlent leurs factures. En utilisant des outils auxquels la plupart de vos clients sont déjà habitués grâce à l'achat en ligne, vous pouvez augmenter vos chances d'obtenir ce devis signé et vos factures payées à temps.

Les avantages d’adopter ces interactions en ligne :

  • Simplicité : Le principal avantage des signatures électroniques ou des paiements en ligne est qu'ils sont extrêmement faciles à utiliser.
  • Rapidité : En utilisant les signatures et les paiements en ligne, vous pouvez considérablement accélérer le délai d'exécution de ces derniers. La personne ou l’entreprise à laquelle vous avez envoyé le document peut signer ou payer depuis n'importe où et sur n'importe quel appareil tant qu'il y a une connexion Internet active.
  • Automatisation : Lorsque vous mettez ces processus en ligne, d'autres parties du processus peuvent devenir automatisées. Par exemple, des copies de signatures numériques peuvent être automatiquement enregistrées et envoyées aux clients sous forme de reçu. Avec les paiements en ligne, vos factures sont automatiquement marquées comme payées. Cela vous libère du temps pour vous concentrer sur d’autres tâches.

Chez Rentman, vous pouvez facilement proposer des signatures électroniques pour vos documents et personnaliser l’aspect de ces fonctionnalités pour qu'elles correspondent à l’image de votre entreprise. Vous pouvez également utiliser Stripe ou Mollie pour offrir une multitude d'options de paiement. Stripe, par exemple, accepte les paiements dans plus de 135 devises.

 

 

Des modèles réutilisables pour toutes les occasions

5 Document tempaltes

Dans certains cas, il est nécessaire d’afficher plus ou moins d'informations dans vos documents, mais faire des ajustements à chaque fois serait une perte de temps. Par exemple, certains clients souhaiteront peut-être voir chacun des articles en détails, tandis que d’autres acceptent un résumé général de tous les produits et services fournis.

Pour vous aider, il est conseillé de configurer une variété de modèles de documents réutilisables que vous pouvez remplir automatiquement avec les informations de base du projet à chaque fois. Ceci est particulièrement utile si votre entreprise sert une variété d'événements tels que : entreprise, festival, concerts, etc. Les festivals peuvent nécessiter des informations plus détaillées que les événements d’entreprise. Dans Rentman, vous pouvez trouver une bibliothèque de modèles de documents adaptés à divers cas de figure et également créer et personnaliser les vôtres.

 

 

Rentman amène vos documents au niveau supérieur

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