Cómo convertir tus documentos de alquiler de eventos de básicos a fantásticos | Blog de Rentman
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Cómo convertir tus documentos de alquiler de eventos de básicos a fantásticos

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La industria de los eventos es ciertamente competitiva. No importa en qué área de eventos te especialices, probablemente tengas varias compañías compitiendo por el negocio de tu cliente. Por supuesto, a menudo perder un cliente puede reducirse específicamente al precio. Sin embargo, otras veces es una imagen poco profesional y servicios confusos los que incitan a los clientes a buscar en otros lugares. 

Ya sea que lleves poco tiempo trabajando en tu negocio o seas todo un profesional por varios años, probablemente sabrás que con documentos como cotizaciones y facturas no hay "una talla única para todos". Por un lado, hay clientes que quieren ver todos los detalles de un proyecto hasta el precio unitario por cable. Por otro lado, están los que simplemente necesitan un breve resumen de los equipos y la mano de obra antes de confirmar el proyecto. 

Hacer una variedad de diseños para tus cotizaciones puede parecer mucho trabajo y ciertamente requerirá algo de dedicación. Sin embargo, hay algunos pasos básicos que puedes seguir para asegurarte de que los documentos sean en general profesionales, claros y fácilmente aceptados por tus clientes. Recuerda: cualquier tiempo dedicado a la creación de documentos con antelación es en realidad tiempo que ahorrarás más adelante. 

Te guiaremos y enseñaremos sobre como manejar tu contenido, el estilo y las opciones digitales disponibles para tus documentos junto con consejos y trucos para sacar su máximo provecho.

 

 

Asegúrate de que tu contenido sea claro

Tu cotización no tiene que ser sólo una lista de artículos de línea y sus precios asociados. No importa lo mucho que intentes comunicar tu valor agregado con palabras escritas, a veces puede no ser suficiente. Dependiendo de con quién estás haciendo negocios, hay un par de cosas a tener en cuenta para ayudar a que tu oferta sea lo más clara posible. 

 

¿Debería usar imágenes? 

Si normalmente alquilas a otros profesionales de AV o de eventos en vivo, entonces las fotos probablemente no son necesarias. Después de todo, los profesionales de eventos normalmente ya conocen el equipo que alquilan ya que trabajan con ellos todos los días. Incluir fotos para cada artículo en estos casos sólo obstruiría el documento y no añadiría un valor agregado. Si deseas utilizar imágenes, puedes incluir "impresiones" del tipo de evento que hará en la parte inferior de tu documento. Estas impresiones ayudan a mostrar tus habilidades y de lo que eres capaz. 

Sin embargo, si a menudo alquilas a clientes fuera de la industria (por ejemplo, alquiler de fiestas o eventos corporativos), el uso de imágenes puede ayudar a tu cliente a tener una mejor idea de lo que ofreces. Por ejemplo, al organizar una fiesta, probablemente quieras incluir imágenes de la disposición de las mesas y sillas, de los lugares, de las cortinas, etc. La lista de cada silla, cuchillo y tenedor individual no tendrá el mismo valor para tu cliente. 

 

Elige tu terminología 

Los antecedentes técnicos de tu cliente también determinarán la terminología que utilices en tus documentos. Dado que no todas las personas con las que se hacen negocios serán de la industria, al cotizar o facturar a este tipo de clientes, tal vez sea mejor utilizar términos genéricos en lugar de técnicos. Esto significa que usando un lenguaje sencillo, puedes eliminar cualquier confusión sobre lo que realmente estás proporcionando a tus clientes. 

Por ejemplo, en lugar de indicar que ofreceras un "1 x Mezclador para DJ Pioneer DJM900 NXS2, 1 x Reproductor de CD de mesa Pioneer CDJ2000 NXS2 y 1 x Micrófono SM58 de Shure" en una cotización, puedes decir en su lugar que ofreces un "Kit para DJ". Este es un término más simple que explica el servicio que realizarán esos equipos. 

Por supuesto, esto no es necesario cuando subcontratas o subalquilas a colegas de la industria. En esos casos, el uso de términos técnicos es importante. Recomendamos que se añadan diferentes opciones de nombres a los registros de los equipos para hacer un seguimiento tanto de los nombres técnicos como de los genéricos de los equipos. 

 

 

Mantén una estructura consistente para cubrir lo básico

2 Consistent structure

Tu objetivo final con la mayoría de tus documentos de cara al cliente es comunicarse con él u obtener aprobación/pago. Por eso es importante crear documentos que tengan una estructura clara y concisa. Tus clientes deben ser capaces de escanear rápidamente tus documentos y entender directamente el servicio prestado sin sentirse como si estuvieran leyendo una novela.

Asegúrate de que tu cliente se haga una idea del valor que puedes proporcionar y que vale la pena pagar. La información que facilita la decisión debe resaltar de la página en un solo vistazo. Para maximizar la probabilidad de éxito creemos que una cotización o factura debe dividirse en tres partes esenciales:

  • Cabecera: Esta parte de la cotización está destinada a cubrir la información de tu empresa, la información de tu cliente y la información de los documentos como fechas, números y versiones.
  • Cuerpo: Utiliza esta sección para proporcionar un calendario, los servicios específicos que se ofrecen y los productos que se suministran junto con sus costos asociados. Asegúrate de incluir también aquí cualquier costo adicional que se produzca a lo largo del proyecto.
  • Resumen: El resumen debe incluir los totales de los precios de todos los servicios prestados. Estos totales deben especificar también los impuestos aplicables. Por último, asegúrate de incluir también tus términos y condiciones para que tu cliente sepa todo lo que puede esperar al hacer negocios contigo.

 

 

Dale estilo a tus documentos

3 Style your documents
Añade tu logo e información de la compañía

Aunque el contenido real de tus documentos juega un papel importante en la comunicación con tu cliente, no debes olvidarte de añadir un diseño e imagen profesional al documento que vas a enviar.

La mejor manera de empezar es creando un papel con membrete para incluirlo en todos tus documentos. Un membrete normalmente consiste de un encabezado y un pie de página con el logo de tu compañía, nombre y dirección junto con un conjunto de colores de tu marca. Al añadir un membrete a tus documentos, no importa si se trata de una cotización, contrato, factura o incluso listas de empaque, comunica profesionalismo a quien lo lea.

Recomendamos que diseñes tu membrete usando algún software como Microsoft Word, Adobe Illustrator o Canva. Microsoft Word tiene tamaños de papel estándar en la mayoría de las versiones y puedes introducir tu logotipo, información de la empresa y diseños de identidad corporativa directamente en el lugar correcto de la página. Añadir un membrete a tus documentos es la primera forma en que Rentman aborda el estilo de tus documentos.

 

Mantén un formato consistente

Por supuesto que es importante tener el logo y los colores de tu marca en el membrete, pero también hay que asegurarse de que la identidad de la marca sea consistente en todos los documentos. Manteniendo las cosas consistentes, estás comunicando profesionalismo una vez más. Al igual que los elementos que usaste en tu membrete, tus fuentes y colores deben estar presentes en todos tus documentos. ¡Si prefieres una fuente determinada , entonces aférrate a ella! (Aunque, ciertamente esperamos que no prefieras comic sans)

En la mayoría de los programas, tienes opciones para aplicar estilos en lugar de ajustar manualmente las fuentes, los tamaños de las fuentes y los colores. En Microsoft Word y Google Docs, puedes seleccionar si el texto es un párrafo, un título o un encabezamiento para asegurarte de que se apliquen los estilos correctos. En Rentman, puedes crear tus propios estilos y aplicarlos con un solo clic a todo tipo de documentos. Esto hace que sea fácil asegurarse de que la marca y el formato sean consistentes en todos los documentos. Si necesitas ayuda para dar con el formato adecuado, tenemos un servicio de edición de documentos donde podemos ayudarte a crear tus documentos en Rentman por una tarifa. Contacta con el equipo de apoyo de Rentman para más información.

 

 

Permite a tus clientes firmar y pagar digitalmente

4 Sign digitally

El contenido y la marca son, por supuesto, los aspectos más importantes de tus documentos. Sin embargo, también vale la pena buscar opciones que ayuden a que tus clientes aprueben o paguen por tus servicios aún más fácil.

Las herramientas digitales más comunes e importantes que se usan para implementar dichas opciones son las firmas electrónicas y los pagos digitales. Esto puede simplificar y acelerar la forma en que tus clientes aceptan las cotizaciones y pagan sus facturas. Al utilizar herramientas a la que la mayoría de tus clientes ya están acostumbrados gracias a las compras en línea, puedes aumentar tus posibilidades de obtener esa cotización firmada y tus facturas pagadas a tiempo.

Los beneficios de realizar estas interacciones en línea:

  • Simplicidad: El mayor beneficio de las firmas electrónicas o los pagos en línea es que son extremadamente fáciles de usar.
  • Velocidad: Al usar firmas y pagos electrónicos puedes acelerar enormemente el tiempo de entrega de los mismos. A la persona a la que se le ha enviado el documento va a poder firmar o pagar desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo siempre que haya una conexión a Internet activa.
  • Automatización: Cuando se llevan a cabo estos procesos en línea, más partes del proceso pueden automatizarse. Por ejemplo, las copias de las firmas digitales pueden guardarse automáticamente y enviarse a los clientes como un recibo. Con los pagos en línea, tus facturas se marcan automáticamente como pagadas. Esto ahorra tu tiempo y te permite concentrarte en cosas más importantes.

En Rentman, puedes ofrecer fácilmente firmas electrónicas en tus documentos y darle estilo a los enlaces para estar en línea con tu marca. También puedes usar Stripe o Mollie para proporcionar múltiples opciones de pago. Stripe, por ejemplo, acepta pagos en más de 135 monedas.

 

 

Crear plantillas reutilizables para todas las ocasiones

5 Document tempaltes

Puede haber ocasiones en las que se necesite más o menos información en tus documentos y no quieras perder tiempo haciendo ajustes una y otra vez. Por ejemplo, algunos clientes podrían querer ver cada uno de los artículos de la línea, mientras que otros están de acuerdo con un resumen general de todos los productos y servicios proporcionados. Además de eso, tú mismo sabrás mejor qué clientes requieren cierta información más que otros.

Para ayudar con esto, es aconsejable establecer una variedad de plantillas de documentos reutilizables que se puedan rellenar automáticamente con información básica del proyecto cada vez. Esto es particularmente útil si tu negocio ofrece una variedad de eventos como: corporativos, fiestas, conciertos, etc. Los eventos corporativos pueden requerir información más detallada que los eventos de fiestas. En Rentman, puedes encontrar una biblioteca de plantillas de documentos para varios procesos y también crear y personalizar los tuyos.

 

 

Usa a Rentman para llevar tus documentos al siguiente nivel

Rentman es un software hecho a la medida que te ayuda a planificar tus equipos, empleados y el transporte para una variedad de eventos. Rentman no sólo ayuda a rastrear tus recursos, sino que también puede crear y personalizar documentos como cotizaciones, facturas, listados de empaques, solicitudes de subalquiler y horarios de los empleados. Empieza una prueba gratuita de 30 días de Rentman para llevar tus documentos y la planificación al siguiente nivel.

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