Personeelsplanningssoftware voor de evenementenindustrie

Een van grootste uitdagingen bij het plannen van personeel voor evenementen is de communicatie met je medewerkers. Besteed je veel tijd om beschikbaarheden op te vragen en de juiste informatie naar je personeel te sturen?

Met Rentman kun je tot 70% van je tijd besparen die je anders aan je personeelsplanning en de bijhorende communicatie kwijt bent.

  • Beheer elke stap van je planningsproces
  • Voorkom miscommunicatie met je medewerkers
  • Automatiseer tijdsintensieve taken
Crew Planning hero-NL

Met Rentman heeft iedereen toegang tot dat wat ze nodig hebben. Hierdoor heeft iedereen op ieder moment de juiste informatie.

Addie van den Berg Eigenaar, Ocean Entertainment

Invite Crew-NL

Stroomlijn communicatie met medewerkers en freelancers

Steeds bellen en appen is verleden tijd! Je medewerkers en freelancer hebben toegang tot gratis basisaccounts die kunnen worden gebruikt om planningen te bekijken en taken, bestanden en berichten te beheren. 

  • Communiceer met je medewerkers in de mobiele Rentman app
  • Synchroniseer je planning met Google, Microsoft en Apple calendars
  • Stuur e-mails en call sheets
  • Beheer toegang tot informatie per gebruiker
Stay on top of last-minute changes-NL

Blijf op de hoogte van last-minute wijzigingen

Of de locatie nu verandert, de starttijd wordt verplaatst of iedereen in pak verwacht wordt — met Rentman beheer je last-minute wijzigingen eenvoudig.

  • Rentman houdt bij op wie wijzigingen invloed hebben
  • Inzicht in wie je nog op de hoogte moet brengen na wijzigingen
  • Communiceer alleen nieuwe of bijgewerkte informatie
Always know who is available-NL

Weet altijd wie beschikbaar is

Tijdens de personeelsplanning voor een evenement verlies je vaak veel tijd aan het bijhouden welke medewerkers en freelancers beschikbaar zijn voor een klus. Het monitoren van meerdere communicatiekanalen, zoals e-mails, telefoongesprekken of Whatsapp-berichten kost vaak onnodig veel tijd.

Met Rentman centraliseer je alle communicatie met je medewerkers op één plek.

  • Geef je personeel de tools om proactief hun beschikbaarheid door te geven.
  • Verstuur uitnodigingen aan geselecteerde medewerkers.
  • Stuur uitnodigingen direct naar je medewerkers via app-notificaties en ontvang direct een antwoord.
Collaborate with multiple people -NL

Werk met meerdere personen aan dezelfde planning

Als er meerdere mensen betrokken zijn bij het planningsproces, kan het snel gebeuren dat wijzigingen in een project over het hoofd worden gezien. Rentman houdt alle projectupdates bij, zodat je altijd weet wanneer tijden zijn aangepast, extra personeel is toegevoegd of iets geannuleerd is.

Dit brengt duidelijkheid in je werk en zorgt ervoor dat zowel planners als accountmanagers gemakkelijk de actuele projectstatus begrijpen.

  • Bekijk alle planningswijzigingen die door een accountmanager zijn gemaakt
  • Kies hoe je met je medewerkers wilt communiceren wanneer de planning verandert of een project wordt geannuleerd
  • Bekijk een volledig logboek van wijzigingen
Gemakkelijk uren registreren

Bijhouden van gewerkte uren

Diensten in de evenementenindustrie zijn vaak vrij onregelmatig. Afhankelijk van de afloop van een evenement kan het moeilijk zijn om vooraf in te schatten wanneer een werkdag zal eindigen.

Met de urenregistratie van Rentman hou je eenvoudig de gewerkte uren bij en zorg je ervoor dat je personeel overeenkomstig wordt betaald.

  • In- en uitklokken met de Rentman app
  • Houdt overuren bij
  • Krijg inzicht in verschil van geplande en gewerkte uren
Keep your business afloat -NL

Hou je winstmarges in de gaten

Het aantal geplande en daadwerkelijk gewerkte uren lopen in evenementenindustrie snel uiteen. Met Rentman vergelijk je eenvoudig de geplande kosten met de daadwerkelijke gemaakte kosten. Zo heb je een beter overzicht van de kosten en opbrengsten voor elk project.

  • Vergelijk of personeelskosten overeenkomen met de geoffreerde prijs
  • Specificeer afwijkende tarieven en prijsafspraken voor opdrachten
  • Herbereken uren in de facturatie
incoming labor invoices-NL

Beheer inkomende arbeidsfacturen

Hou bij welke freelancers je al een factuur hebben gestuurd, voor welke werkzaamheden, en of het bedrag erop klopt. Breng je administratie op orde voor het einde van het kwartaal.

  • Factuurreferenties voor gefactureerde activiteiten bijhouden
  • Zorg ervoor dat een activiteit niet twee keer wordt gefactureerd
  • Zie in een overzicht welke facturen je nog verwacht
Travel times-NL

Beheer reistijden

Geoffreerde tijden zijn meestal exclusief reistijd. Hoewel reistijden per persoon en per project verschillen, kun je met Rentman eenvoudig reistijden bijhouden en er rekening mee houden.

  • Geef per functie aan of reistijden van toepassing zijn
  • Bereken reistijden automatisch met de Google Maps integratie
  • Plan voertuigen en wijs chauffeurs toe
Freelancer Database-NL

Bouw een freelancersdatabase op

Met alle informatie van freelancers en medewerkers op één plek kun je snel de juiste persoon aan iedere functie toewijzen.

  • Registreer tarieven en functies
  • Vind de juiste specialist voor een taak door te filteren op vaardigheden
  • Maak aantekeningen en hou een geschiedenis van prestaties bij
  • Sla veelgebruikte documenten op die door klanten worden opgevraagd (kopie paspoort, Verklaring Omtrent Gedrag, certificaten)
  • Bouw een overzicht op van eerdere klussen, communicatie en gewerkte uren
Synchonize in one system-NL

Synchroniseer planning en offertes in één systeem

Zet zonder extra werk je offerte om in een planning. Zo hoef je informatie zoals tijden en tarieven niet twee keer in het systeem in te voeren.

  • Maak offertes op basis van duur en specificeer later de exacte tijden
  • Vraag voor de juiste prijs op basis van uur-, dag-, of vast tarief
  • Maak templates aan voor veelgebruikte projecttypes, planningen en verkoopteksten
Plan invisible-NL

Hou je planningen tijdelijk verborgen voor je medewerkers

Soms wil je eerst even puzzelen om de beste planning te vinden. In Rentman kun je een ontwerp maken en items verschuiven zonder dat de planning zichtbaar is voor je team.

Als je klaar bent, maak je de planning zichtbaar en deel je deze met medewerkers.

  • Werk met een conceptplanning die niet zichtbaar is voor je medewerkers
  • Bepaal wat je medewerkers kunnen zien
  • Maak de planning zichtbaar per functie, voor een project of voor een periode
Location Details bigger-NL

Communiceer belangrijke locatiegegevens

Elke evenementenlocatie is anders. In Rentman bewaar en communiceer je alle essentiële locatie-info vanuit één plek. Voorkom verrassingen voor je medewerkers door ze de juiste instructies van de locatie te sturen. 

Hou alle relevante informatie over een locatie bij in Rentman.

  • Sla contactgegevens op
  • Hou locatiedetails bij
  • Houdje personeel op de hoogte via de Rentman app

Het platform dat je team samenbrengt

Verschillende weergaven helpen planners om elke stap van het planningsproces te overzien. Bekijk beschikbaarheden, filter medewerkers op basis van vaardigheden of expertise en plan geschikte medewerkers voor functies.

  • Filter op projecten die je aandacht vereisen
  • Bekijk alle geplande klussen in een tijdlijn
  • Filter personeel op vaardigheden of certificaten
  • Hou een geschiedenis bij van medewerkers en freelancers
  • Kies hoe je wilt communiceren met je personeel
  • Drag-en-drop functies
  • Werk samen met meerdere planners aan dezelfde planning
  • Verberg schema's tijdelijk voor je medewerkers
Planners-NL

Met de mobiele Rentman app kunnen medewerkers en freelancers gemakkelijk onderweg reageren op uitnodigingen en op de hoogte blijven over updates in de agenda.

  • Synchroniseer je Rentman agenda met je persoonlijke agenda
  • In- en uitklokken met de app
  • Geef werkbeschikbaarheid door en reageer op uitnodigingen
  • Bekijk locatiedetails en werkinstructies 
  • Combineer meerdere Rentman accounts in één app
  • Ontvang meldingen (app, e-mail) over belangrijke planningsupdates
  • Bekijk contactgegevens van andere personen op de klus
Medewerkers

Accountmanagers hebben flexibele opties om offertes te maken. Ontvang een notificatie wanneer een offerte verloopt en bekijk een lijst van offertes waar je actie op moet ondernemen.

  • Maak offertes en zet deze om in een planning
  • Voeg digitaal ondertekenen toe aan je offertes en ontvang bericht bij goedkeuring
  • Kopieer en plak functies of medewerkers van eerdere projecten
  • Gebruik opgeslagen tijdschema's om je planning te versnellen
  • Automatische berekening van marges
  • Ontvang een notificatie wanneer een offerte verloopt
  • CRM en taakbeheer
Financials-NL (1)

Als je verantwoordelijk bent voor de boekhouding, kun je facturen van freelancers vergelijken met het werk dat ze hebben verricht. Kies vervolgens het gewenste formaat voor het exporteren van facturen.

  • Beheer van inkomende arbeidsfacturen
  • Verbind Rentman met je boekhoudsoftware via onze API
  • Integratie met Exact Online
  • Bekijk een overzicht van aankomende facturen
Accounting & Finance-NL (1)

Waarom Rentman handig is voor je personeelsplanning

Start gratis
  • Gemaakt voor jouw branche

    Omdat wij niet alleen gespecialiseerd zijn in personeelsplanning, maar ook in de planning van materiaal voor evenementenbedrijven, kennen wij de ins en outs van de industrie. Wij weten wat er mis kan gaan en wat belangrijk is bij het plannen van je personeel voor evenementen.

  • Vereenvoudig de communicatie met je personeel

    In plaats van meerdere platforms te gebruiken om met je personeel te communiceren, heb er nu nog maar één nodig. Werktijden, wijzigingen in de planning, annuleringen of extra benodigde informatie communiceer je allemaal eenvoudig vanuit Rentman.

  • Voorkom miscommunicatie

    Doordat je ziet wie wanneer welke aanassingen heeft gemaakt, ben je er zeker van dat je altijd op de hoogte blijft van wijzigingen.

Meer functies voor je eventcrew

Planningen verschuiven
Verschuif een hele planning naar een paar dagen later zonder dit voor elke afzonderlijke functie te doen.
Definieer je eigen velden
Definieer wat voor extra informatie je wilt bijhouden over je medewerkers en groepeer die velden in logische secties.
Rust tussen diensten
Gebruik de tijdlijnweergave om te zien of er genoeg rust is tussen diensten.
Dynamische planning
Definieer zelf alle relevante gebeurtenissen in een project.
Tours en grotere projecten
Splits grotere projecten op in subprojecten per podium, ruimte of locatie. Of creëer subprojecten per tourlocatie.
Uurlijkse back-ups
Met uurlijkse back-ups kun je je planning terugzetten naar een eerder moment en zo makkelijk fouten corrigeren.
Kopieer en plak
Als je personeels- of transportfuncties wilt hergebruiken, kun je ze kopiëren en plakken om tijd te besparen.
Statistieken & raportages
Bekijk wie je het meest hebt gepland en op welke projecten je de meeste marge hebt.
Integratie met andere tools
Exporteer je facturen naar Exact Online of bouw je eigen integratie met onze API.

Meer informatie

Productupdates
Bij Rentman streven we ernaar om onze software voortdurend te verbeteren en nieuwe functies toe te voegen. Ontdek de nieuwe functies van onze Personeelsplanner!
Webinars
Bekijk onze opgenomen webinars om een idee ervan te krijgen hoe Rentman je kan helpen om efficiënter te werken.
Rentman Blog
Lees meer over wat er in de evenementenbranche en bij Rentman gebeurt in onze nieuwste blogposts.

Beheer de communicatie met je personeel vanaf één platform

Met Rentman heb je volledige controle over elke stap van je planningsproces, op elk moment en vanaf elk apparaat.