Over Arendje Verhuur
Arendje Verhuur, gevestigd in 's-Hertogenbosch (Nederland), is een one-stop shop voor elk type feest: van een besloten tuinfeestje tot een groot festival. Ze fungeren voornamelijk als onderverhuurleverancier voor veel party- & evenementenverhuurbedrijven, maar ook particulieren kunnen via hun webshop bestellen. Het bedrijf verwerkt meer dan 20.000 projecten per jaar, wat specifieke logistieke uitdagingen met zich meebrengt.
Uitdagingen op logistiek gebied en nauwkeurigheid
Als een van de grootste party- en evenementenverhuurbedrijven van Zuid-Nederland heeft Arendje Verhuur veel artikelen op voorraad en draagt jaarlijks bij aan een groot aantal projecten. Je kan je voorstellen dat er nogal wat logistieke uitdagen komen kijken met zoveel projecten. Denk onder andere aan het picken van orders, het schoonmaken van materiaal, transport- en personeelsplanning en het afhandelen van pick-ups en retouren van klanten.
Daarnaast was Arendje er voorheen niet altijd zeker van dat ze de gevraagde items ook daadwerkelijk konden leveren. Het uitzoeken hiervan kostte veel tijd en zorgde voor een gevoel van onzekerheid voor hen als party- en evenementenverhuurbedrijf.
Een specifiek voorbeeld voor Arendje is transport. We plannen voertuigen niet per project, maar kijken hoeveel projecten er in één voertuig passen en wat de optimale route is voor dat voertuig.
Oplossing
Arendje gebruikt Rentman sinds 2019, met als grootste reden dat ze tijd wilden besparen op hun processen. Tegenwoordig is het volledige verhuurproces gedigitaliseerd en gekoppeld aan Rentman, van het winkelwagentje tot de levering en retour. De meeste bestellingen komen binnen via de website, klanten ontvangen dan binnen enkele minuten een offerte. Het hele proces, van de productinformatie in de webshop tot het bestellen en ontvangen van een offerte, is nu gesynchroniseerd met Rentman.
Vervolgens gebruikt de accountmanager Rentman om de beschikbaarheid van de bestelde items te controleren en indien nodig te transporteren. Het verkrijgen van deze informatie duurt slechts een paar minuten en levert garantie dat de levering kan plaatsvinden. Daarna wordt het project geaccepteerd en de factuur verzonden.
Dit wordt mogelijk gemaakt met behulp van de Materiaalplanningmodule en de add-on Offerte en Facturatie van Rentman.
Het magazijnpersoneel en chauffeurs gebruiken allemaal de Rentman app voor het operationele deel van het project. Bevestigde projecten verschijnen direct in de app, zodat het personeel in het magazijn kan beginnen met het picken en inpakken van de bestelling. Statussen worden in de app gewijzigd als het project naar de volgende fase gaat en verplaatsingen van materiaal binnen het magazijn kunnen worden overzien.
Zodra het project op locatie is geleverd, kan de klant tekenen voor aflevering. Ook met gebruik van de Rentman app. Zodra materiaal retour komt in het magazijn, wordt de app opnieuw gebruikt om te controleren of elk item teruggekomen is, in welke staat en om te zien wat de volgende stap voor het item is (schoonmaken, repareren, terug naar de opslag bijvoorbeeld).
Voor het plannen van transport gebruikt Arendje een extern programma, omdat er meerdere projecten in één voertuig moeten passen en ze de meest efficiënte route willen bepalen. Dit programma wordt aangestuurd door data uit Rentman. Elk belangrijk detail wordt geëxporteerd vanuit Rentman.
Resultaten
Nadat Arendje Rentman had geïmplementeerd begonnen ze direct tijd te besparen op het beheren en afhandelen van projecten. Tijd die ze nu kunnen gebruiken voor het zetten van de volgende stappen en daarmee de kwaliteit van producten en diensten naar een nog hoger niveau te tillen. Hierdoor is de focus verschoven van het besparen van tijd naar meer nauwkeurigheid.
Wat het gebruik van Rentman tot nu toe voor Arendje Verhuur heeft opgeleverd:
- Het verwerken van een complex project van bestelling tot offerte tot goedkeuring duurt 2 tot 3 minuten in vergelijking met 10 - 15 minuten voorheen.
- Het verwerken van een eenvoudig project (zonder transport) duurt ongeveer 10 seconden.
- Meer inzicht in de beschikbaarheid van materiaal en voertuigen, met als resultaat een nauwkeurigere levering.
- Levering de volgende dag.
- Gedigitaliseerde en gestroomlijnde operationele workflow.