Che sia alta stagione, un periodo più tranquillo o una fase di crescita, la gestione del materiale ti mette costantemente alla prova. Coordinare un magazzino in piena attività, migliaia di articoli e clienti dalle aspettative elevate non è affatto semplice. Senti la pressione? C'è sempre tempo per rimettersi in carreggiata.

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Con oltre 10 anni di esperienza nel settore degli eventi live, durante i quali ha gestito una propria azienda di noleggio, lavorato come tecnico AV freelance e usato Rentman dal 2013, Arjan Immeker ha affrontato numerose sfide. Oggi, come Domain Specialist di Rentman, contribuisce a plasmare la piattaforma sulla base delle reali esigenze del settore.

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Abbiamo quindi parlato con lui per raccogliere le sfide più comuni nella gestione del materiale e creare queste FAQ pratiche, da cui puoi trarre ispirazione.

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1. Con quanto anticipo conviene pianificare il materiale?

Arjan ha sottolineato la regola d’oro del settore AV in fatto di pianificazione: inizia presto e muoviti per tempo.

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Inizia a pianificare il materiale almeno 4-6 settimane prima di ogni evento, soprattutto nei periodi di punta come la stagione estiva dei festival o i cicli di conferenze aziendali. Un margine di tempo più ampio non solo ti aiuta a garantire la disponibilità del materiale, ma ti lascia anche il tempo necessario per eseguire test accurati e reagire rapidamente agli eventuali imprevisti prima dell'evento. E gli imprevisti ci sono sempre.

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Consiglio bonus: non pianificare ciò che il cliente chiede; pianifica ciò di cui ha davvero bisogno. I clienti non sempre sanno con esattezza di quale convertitore avranno bisogno, oppure potrebbero dimenticarsi di un microfono aggiuntivo o dell’arrivo di un relatore in più. Per questo è meglio aggiungere fin dall'inizio una scorta di articoli critici, come adattatori di backup e cavi extra. In questo modo puoi evitare imprevisti dell'ultimo minuto e garantire un risultato senza intoppi.

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2. Come faccio a mantenere il materiale in perfette condizioni?

La manutenzione regolare è la tua polizza assicurativa. Testa tutto e segui un programma costante. Arjan suggerisce una checklist basata su scadenze periodiche, utile per restare sempre in carreggiata:

Consiglio bonus: non dimenticare di predisporre un piano di riserva! Questo significa tenere pronto del materiale extra, preparare configurazioni alternative e definire procedure chiare da seguire quando qualcosa va storto durante un evento.

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3. Quali sono le migliori pratiche per gestire la riparazione del materiale?

Il personale è il tuo primo alleato nella gestione delle riparazioni. Assicurati che sappia maneggiare correttamente il materiale ed eseguire gli interventi più semplici. Una formazione adeguata aiuta innanzitutto a prevenire i danni e ti evita di ricorrere a costosi servizi di riparazione per problemi di lieve entità. La chiave è sviluppare prima le competenze interne e poter contare su un supporto esterno quando necessario.

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Consiglio bonus: prepara un piano per i periodi in cui i centri di riparazione sono sovraccarichi. Tieni sempre a portata di mano i contatti di centri o tecnici alternativi, così non dipendi da un'unica risorsa. E tieni traccia di quale materiale si rompe e quando. Se lo stesso materiale continua a guastarsi, non continuare a spendere denaro per ripararlo: sostituiscilo.

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4. Come posso gestire i subnoleggi in modo efficace?

Se ti serve del materiale extra, che tu sia in attesa di una riparazione o stia pianificando un allestimento più grande, i subnoleggi ti aiutano a rispettare i piani. Ecco cosa consiglia Arjan:

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1. Valuta i costi. Confronta i costi del subnoleggio con i potenziali ricavi, tenendo conto anche del trasporto, dell’allestimento e della frequenza con cui noleggi lo stesso materiale. L’acquisto potrebbe risultare più conveniente.
2. Non scendere a compromessi sulla qualità. Controlla attentamente tutto il materiale non appena lo ricevi e affidati sempre ad aziende serie con cui instaurare un rapporto di fiducia.
3. Definisci chiaramente le responsabilità. Stabilisci chi dovrà occuparsi delle riparazioni, dei piani di riserva e delle modifiche dell’ultimo minuto. Metti sempre tutto per iscritto, indipendentemente dal fatto che il responsabile sia tu, l’azienda di noleggio o il cliente.

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Consiglio bonus: abbiamo creato un contratto di noleggio del materiale che puoi usare per assicurarti che tutti sappiano sempre di cosa sono responsabili.

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5. Quali altre tecnologie posso usare per gestire il mio materiale?

L'RFID è in cima alla lista delle tecnologie emergenti di Arjan. Risolve problemi concreti di visibilità. Quando si gestiscono grandi quantità di materiale o articoli di valore su più eventi, i professionisti AV devono sapere esattamente dove si trova ogni cosa. L'RFID fa proprio questo: offre una panoramica completa dell'inventario in un istante.

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Un altro grande vantaggio dell'RFID è la prevenzione delle perdite: con questa tecnologia puoi tenere traccia di quando e dove ogni articolo è stato scansionato l'ultima volta. In questo modo è facile ricostruire i passaggi per recuperare il materiale o definire procedure che evitino il ripetersi del problema.

Conclusione

Gestire il materiale non deve per forza essere complicato. Con un po' di pianificazione e i sistemi giusti, puoi anticipare i problemi più comuni e fare in modo che i tuoi eventi si svolgano senza intoppi.

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Con il prodotto giusto per la pianificazione del materiale, riuscirai a gestire qualsiasi progetto ti si presenti. Prova Rentman: i primi 30 giorni sono gratuiti.