Als je ooit producten bij leveranciers hebt gekocht, ben je waarschijnlijk wel bekend met inkooporders (PO's). Met deze formele documenten geef je precies aan wat je koopt, in welke hoeveelheden en tegen welke prijs. Je gebruikt ze ook om leverdata en betalingsvoorwaarden aan te geven. In sommige landen zijn inkooporders zelfs juridisch bindende overeenkomsten, die beide partijen beschermen.
Inkooporders zijn een van de meest aangevraagde functies. En nu is het zover! Met veel enthousiasme laten we je weten dat inkooporders nu beschikbaar zijn in je Rentman workspace! 🎉
Met deze functie kun jij:
- Alle kosten rechtstreeks in Rentman beheren ✅
- Jouw team inkooporders laten maken, goedkeuren of opvolgen ✅
- Projectuitgaven en boekhouding op één plek koppelen ✅
- Communicatie met leveranciers verbeteren ✅
Zo maak je een nieuwe inkooporder aan
Inkooporers maak je op twee plaatsen in Rentman aan:
- Onder het tabblad “Extra kosten” van een project
- Of in de submodule “Inhuuropdrachten” bij het aanmaken van een externe inhuuropdracht
Voeg eenvoudigweg nieuwe kosten toe en klik vervolgens op de knop “Inkooporder maken” om het proces te starten.
In deze stap voeg je alle informatie toe die je nodig hebt voor de inkooporder, zoals prijzen, datums, betalingsvoorwaarden, etc.
Let op: Aantallen zijn nog niet beschikbaar, maar worden toegevoegd in een volgende release. Alleen gebruikers met de juiste machtiging kunnen inkooporders aanmaken. Je leest hier meer over in dit support artikel.
Zodra de inkooporder is aangemaakt, stel je de persoon die de order moet goedkeuren op de hoogte door te klikken op de knop “Goedkeuring aanvragen”. Dit is belangrijk wanneer inkooporders door een andere persoon of afdeling goedgekeurd moeten worden.
Een inkooporder goedkeuren
Gebruikers ontvangen een melding in hun meldingsbalk wanneer een inkooporder goedgekeurd moet worden.
Je kan er ook voor kiezen om via e-mail of pushmeldingen in de mobiele Rentman-app op de hoogte te worden gesteld. Lees hier meer.
⚠️ Alleen Power users met de juiste rechten kunnen een inkooporder goedkeuren.
Een inkooporder kan op elk moment geannuleerd worden. Dat houdt in dat de opdracht niet meer wordt verwerkt, bijvoorbeeld omdat de leverancier de opdracht niet meer kan uitvoeren of omdat het project is geannuleerd. Een annulering kan niet meer ongedaan gemaakt worden.
Zo koppel je kosten aan een inkooporder
Wanneer je extra kosten aan een project toevoegt, kun je deze koppelen aan een bestaande inkooporder.
Klik op de knop “Toevoegen aan inkooporder” en er verschijnt een pop-upbericht met de bestaande inkooporders die nog in concept zijn of wachten op goedkeuring. Is de inkooporder nog niet goedgekeurd? Dan kun je de kosten eraan toevoegen.
Wanneer je een externe inhuuropdracht aanmaakt, kun je deze ook toevoegen aan een bestaande inkooporder, mits deze inkooporder nog niet is goedgekeurd en de leverancier al aan een bestaande inkooporder is gekoppeld.
Een inkooporder verzenden
Nadat de inkooporder is goedgekeurd, genereer je een document dat je rechtstreeks naar een leverancier stuurt of afdrukt.
Open de inkooporder en klik op 'Document genereren' om het document aan te maken.
De inkooporder wordt automatisch als verzonden gemarkeerd, nadat het document verstuurd is. Kies je er voor om het document op een andere manier te verzenden, markeer de inkooporder dan handmatig als verzonden.
Zo controleer je de status van een inkooporder
Volg de voortgang en huidige fase van een inkooporder. In de submodule Inkooporder vind je statusgeschiedenis van alle inkooporders.
Zo krijg je toegang tot deze functie
Maak je gebruik van de Offertes en Facturen add-on? Dan is deze functie al aan je account toegevoegd. Gebruik je deze add-on niet? Upgrade dan je pakket om toegang te krijgen tot inkooporders. Neem contact op met je accountmanager of Rentman's support team voor ondersteuning.