Wenn du schon einmal Waren von einem Lieferanten gekauft hast, bist du wahrscheinlich mit Bestellungen vertraut. Diese formellen Dokumente eignen sich hervorragend, um genau festzulegen, was in welcher Menge und zu welchem Preis gekauft werden soll. Außerdem lassen sich darin Liefertermine und Zahlungsfristen festlegen. In einigen Regionen sind Bestellungen sogar rechtsverbindliche Vereinbarungen, die beide Parteien schützen.
Bestellungen waren eine der am häufigsten gewünschten Funktionen. Und jetzt ist es so weit! Wir freuen uns, dir mitteilen zu können, dass Bestellungen jetzt in deinem Rentman-Workspace verfügbar sind! 🎉
Nutze diese Funktion ab sofort, um:
- Alle deine Kosten direkt in Rentman zu kontrollieren ✅
- Deinem Team die Möglichkeit zu geben, Bestellungen zu erstellen, zu genehmigen oder zu verfolgen ✅
- Projektkosten und Buchhaltung an einem Ort zu verbinden ✅
- Die Kommunikation mit Lieferanten zu verbessern ✅
So erstellst du eine neue Bestellung
Bestellungen können jetzt an zwei neuen Stellen in Rentman erstellt werden:
- Unter dem Reiter „Zusatzkosten“ eines Projekts
- Oder im Submodul „Zumietungsjobs“ beim Erstellen einer externen Zumietung
Füge einfach einen neuen Kostenpunkt hinzu und klicke dann auf „Bestellung anlegen“, um den Vorgang zu starten.
In diesem Schritt kannst du alle Informationen hinzufügen, die du für die Bestellung brauchst, einschließlich Preise, Daten, Zahlungsbedingungen, usw.
Hinweis: Mengenangaben sind noch nicht verfügbar, werden aber in einer der nächsten Versionen hinzugefügt. Bestellungen können nur von Nutzern mit der richtigen Benutzerrolle erstellt werden. Mehr dazu erfährst du in diesem Support-Artikel.
Sobald die Bestellung erstellt ist, kann die Person, die sie genehmigen muss, durch Klicken auf den Button „Genehmigung anfordern“ benachrichtigt werden. Dies ist besonders nützlich, wenn Bestellungen von einer anderen Person oder Abteilung genehmigt werden müssen.
So genehmigst du eine Bestellung
Wenn eine Bestellung genehmigt werden muss, erhalten die Nutzer eine Benachrichtigung in ihrer Benachrichtigungsleiste.
Außerdem kannst du wählen, ob du per E-Mail oder Push-Benachrichtigung in der Rentman Mobile App benachrichtigt werden möchtest. Mehr dazu erfährst du hier.
⚠️ Nur Poweruser mit den richtigen Berechtigungen können eine Bestellung genehmigen. Eine Bestellung kann auch zu jedem Zeitpunkt annulliert werden. Das bedeutet, dass die Bestellung nicht mehr bearbeitet wird, sei es, weil der Lieferant sie nicht länger erfüllen kann oder das Projekt annulliert wurde. Eine Annullierung kann nicht rückgängig gemacht werden.
So verknüpfst du Kosten mit einer Bestellung
Wenn du Zusatzkosten zu einem Projekt hinzufügst, hast du jetzt die Möglichkeit, diese mit einer bestehenden Bestellung zu verknüpfen.
Klicke auf den Button „Zur Bestellung hinzufügen“, und ein Pop-up mit den bestehenden Bestellungen, die sich im Entwurfs- oder Genehmigungsstatus befinden, wird angezeigt. Wenn die Bestellung noch nicht genehmigt wurde, kannst du diese Kosten hinzufügen.
Wenn du eine externe Zumietung erstellst, kannst du diese ebenfalls zu einer bestehenden Bestellung hinzufügen, vorausgesetzt, die Bestellung wurde noch nicht genehmigt und der Lieferant ist bereits mit einer bestehenden Bestellung verknüpft.
So versendest du eine Bestellung
Sobald die Bestellung genehmigt wurde, kannst du ein Dokument erstellen, das direkt an den Lieferanten gesendet oder ausgedruckt werden kann.
Öffne einfach die Bestellung und klicke auf „Dokument erstellen“, um die gewünschte Bestellung zu generieren.
Nachdem das Dokument versendet wurde, wird die Bestellung automatisch als gesendet markiert. Wenn das Dokument auf anderem Weg versendet wird, kann die Bestellung manuell als gesendet markiert werden.
So überprüfst du den Status einer Bestellung
Du kannst auch den Fortschritt und den aktuellen Status einer Bestellung verfolgen. Das Submodul Bestellungen zeigt die Statushistorie für alle Bestellungen an.
So greifst du auf diese neue Funktion zu
Wenn du das Add-on Angebote und Rechnungen hast, ist diese Funktion bereits in deinem Account verfügbar. Wenn du das Add-on nicht hast, musst du deine Lizenz upgraden, um auf die Bestellungen zugreifen zu können. Wende dich an deinen Accountmanager oder an das Rentman-Supportteam, falls du Hilfe benötigst.