Si vous avez déjà effectué des achats auprès de fournisseurs, vous maîtrisez probablement les bons de commande. Ces documents formels sont parfaits pour détailler précisément ce que vous achetez, en quelles quantités et à quel prix. Vous pouvez également les utiliser pour spécifier les dates de livraison et les modalités de paiement. Dans certaines régions, les bons de commande constituent même des accords juridiquement contraignants, qui protègent les deux parties.
Les bons de commandes ont été l'une des fonctionnalités les plus demandées. Et maintenant, les voici ! Nous avons la joie d'annoncer que les bons de commande sont disponibles dans votre espace de travail Rentman ! 🎉
Essayez cette nouvelle fonctionnalité dès aujourd'hui pour :
- Contrôler tous vos coûts directement dans Rentman ✅
- Permettre à vos équipes de créer, d'approuver ou de suivre les bons de commande ✅
- Rassembler les dépenses de projet et la comptabilité au même endroit ✅
- Améliorer la communication avec les fournisseurs ✅
Comment créer un nouveau bon de commande
Les bons de commande peuvent désormais être créés à deux nouveaux endroits dans Rentman :
- Sous l'onglet "Coûts supplémentaires" d'un projet
- Dans le sous-module "Sous-locations" lors de la création d'une sous-location externe
Ajoutez simplement un nouveau coût, puis cliquez sur le bouton "Créer un bon de commande" pour lancer le processus.
Au cours de cette étape, vous pouvez ajouter toutes les informations dont vous avez besoin pour le bon de commande, notamment les prix, les dates, les modalités de paiement, etc.
Remarque : les quantités ne sont pas encore disponibles, mais seront ajoutées dans une prochaine version. Les bons de commande ne peuvent être créés que par des utilisateurs ou utilisatrices disposant des autorisations appropriées. Pour en découvrir plus à ce sujet, vous pouvez consulter cet article de support.
Une fois le bon de commande créé, vous pouvez notifier la personne qui doit l'approuver en cliquant sur le bouton "Demander l'approbation". Cette étape est particulièrement importante si vous avez besoin de faire approuver vos bons de commandes par une personne tierce ou un autre département.
Comment approuver un bon de commande
Lorsqu'un bon de commande requiert une approbation, une notification apparaît dans la barre de notification des utilisateurs ou utilisatrices concerné·e·s.
Vous pouvez également choisir d'être averti·e par e-mail ou par notification push dans l'application mobile Rentman. Découvrez-en plus à ce sujet par ici.
⚠️ Seuls les PowerUsers disposant des autorisations appropriées peuvent approuver les bons de commande. Un bon de commande peut également être annulé à tout moment. Cela signifie que la commande ne sera plus traitée, soit parce que le fournisseur ne peut plus s'en charger, soit parce que le projet a été annulé. Une fois l'annulation validée, elle est irréversible.
Comment associez des coûts à un bon de commande
Lorsque vous ajoutez des coûts supplémentaires à un projet, vous avez désormais la possibilité de les associer à un bon de commande existant.
Cliquez sur le bouton "Ajouter au bon de commande" et vous verrez s'afficher un message pop-up avec les bons de commande existants en brouillon ou en attente d'approbation. Si le bon de commande n'a pas encore été approuvé, vous pouvez y ajouter ces coûts.
Si vous créez une sous-location externe, vous pouvez également l'ajouter à un bon de commande existant, à condition que le bon de commande n'ait pas encore été approuvé et que le fournisseur soit déjà associé à un bon de commande existant.
Comment envoyer un bon de commande
Une fois le bon de commande approuvé, vous pouvez générer un document qui peut être envoyé directement à un fournisseur ou imprimé.
Ouvrez simplement le bon de commande et cliquez sur "Générer le document" pour générer le bon de commande de votre choix.
Une fois le document envoyé, le bon de commande sera automatiquement marqué comme envoyé. Si celui-ci est envoyé d'une autre manière, vous pouvez également le marquer manuellement comme envoyé.
Comment vérifier le statut des bons de commande
Vous pouvez également suivre l'avancée et le statut actuel d’un bon d'achat. Le sous-module Bon de commande affiche l'historique des statuts de tous les bons de commande.
Comment obtenir cette nouvelle fonctionnalité
Si vous disposez de l'extension Devis et Factures, cette fonctionnalité a déjà été ajoutée à votre compte. Si vous ne l'avez pas, vous devrez mettre à niveau votre abonnement pour avoir accès aux bons de commande. N'hésitez pas à contacter votre gestionnaire de compte ou l'équipe de support Rentman pour obtenir de l'aide.