Se hai mai acquistato beni da fornitori, probabilmente conosci già gli ordini di acquisto (PO). Questi documenti ufficiali sono utili per indicare con precisione cosa stai acquistando, in quali quantità e a quale prezzo. Puoi anche usarli per definire le date di consegna e le condizioni di pagamento. In alcune regioni, gli ordini di acquisto sono veri e propri contratti legalmente vincolanti, a tutela di entrambe le parti.
Gli ordini di acquisto sono stati una delle funzionalità più richieste, e noi vi abbiamo accontentato! Siamo entusiasti di annunciare che ora puoi utilizzare gli ordini di acquisto direttamente nel tuo spazio di lavoro su Rentman! 🎉
Prova questa funzionalità oggi stesso per:
- Tenere sotto controllo tutti i costi direttamente su Rentman
- Consentire al tuo team di creare, approvare e monitorare gli ordini di acquisto
- Collegare le spese di progetto alla contabilità in un unico posto
- Migliorare la comunicazione con i fornitori
Come creare un nuovo ordine di acquisto
Ora è possibile creare ordini di acquisto in due nuove sezioni di Rentman:
- Nella scheda "Costi aggiuntivi" di un progetto
- Oppure nel sottomodulo "Subnoleggi", durante la creazione di un subnoleggio esterno
Per iniziare, è sufficiente aggiungere un nuovo costo e poi cliccare sul pulsante "Crea ordine di acquisto".
In questa fase puoi inserire tutte le informazioni necessarie per l’ordine di acquisto, inclusi prezzi, date, termini di pagamento e altro.
Nota: al momento non è ancora possibile specificare le quantità, ma questa funzionalità sarà disponibile in uno dei prossimi aggiornamenti. Gli ordini di acquisto possono essere creati solo dagli utenti con i relativi permessi di ruolo. Scopri di più leggendo questo articolo di supporto.
Una volta creato l’ordine di acquisto, puoi notificare la persona responsabile dell’approvazione cliccando sul pulsante "Richiedi approvazione". Questo passaggio è particolarmente utile se l’approvazione degli ordini deve essere gestita da un’altra persona o da un altro reparto.
Come approvare un ordine di acquisto
Quando un ordine di acquisto richiede approvazione, gli utenti riceveranno una notifica.
È anche possibile scegliere di ricevere avvisi via email o tramite notifica push sull’app mobile di Rentman. Scopri di più leggendo questo articolo di supporto.
⚠️ Solo i power user con i permessi adeguati possono approvare un ordine di acquisto. Un ordine di acquisto può essere annullato in qualsiasi momento. Questo significa che non verrà più elaborato, ad esempio se il fornitore non è più disponibile o se il progetto è stato cancellato. Una volta annullato, l’ordine non può essere ripristinato.
Come collegare i costi a un ordine di acquisto
Quando aggiungi costi aggiuntivi a un progetto, ora hai la possibilità di collegarli a un ordine di acquisto esistente.
Clicca sul pulsante "Aggiungi all'ordine di acquisto" e apparirà un pop-up che mostra gli ordini di acquisto esistenti, quelli in bozza o in attesa di approvazione. Se l’ordine di acquisto non è ancora stato approvato, puoi aggiungere i costi a esso.
Se stai creando un subnoleggio esterno, puoi anche aggiungerlo a un ordine di acquisto esistente, a condizione che l'ordine non sia stato ancora approvato e che il fornitore sia già associato a un ordine di acquisto esistente.
Come inviare un ordine di acquisto
Una volta che l’ordine di acquisto è stato approvato, puoi generare un documento da inviare direttamente al fornitore o da stampare.
Basta aprire l'ordine di acquisto e cliccare su "Genera documento" per creare l'ordine di acquisto che desideri.
Dopo che il documento è stato inviato, l'ordine di acquisto sarà automaticamente contrassegnato come inviato. Se il documento viene inviato in un altro modo, l'ordine può essere manualmente contrassegnato come inviato.
Come controllare lo stato di un ordine di acquisto
Puoi monitorare l’avanzamento e la fase attuale di un ordine di acquisto in qualsiasi momento. Il sottomodulo Ordini di acquisto mostra la cronologia degli stati di tutti gli ordini creati, permettendoti di tenere traccia di ogni passaggio.
Come accedere a questa nuova funzionalità
Se hai attivo il componente aggiuntivo "Preventivi & Fatture", questa funzionalità è già disponibile nel tuo account. Se non hai il componente aggiuntivo, dovrai aggiornare il tuo piano per poter utilizzare gli ordini di acquisto. Non esitare a contattare il tuo account manager o il team di supporto di Rentman per assistenza.