Si alguna vez has comprado productos a proveedores, probablemente estés familiarizado con los pedidos. Estos documentos formales son ideales para especificar exactamente qué se compra, en qué cantidades y a qué precio. También puedes utilizarlos para especificar las fechas de entrega y las condiciones de pago. En algunas regiones, los pedidos son incluso acuerdos jurídicamente vinculantes, que protegen a ambas partes.
Los pedidos son una de las funciones más solicitadas. Y ahora, ¡ya están aquí! Estamos encantados de anunciar que los pedidos ya están disponibles en tu espacio de trabajo de Rentman. 🎉
Desde hoy, prueba esta función para:
- Controlar todos tus costes directamente en Rentman ✅
- Permitir a tu personal crear, aprobar y hacer un seguimiento de los pedidos ✅
- Conectar los gastos del proyecto y la contabilidad en un mismo lugar ✅
- Mejorar la comunicación con tus proveedores ✅
Cómo crear un nuevo pedido
Los pedidos se pueden crear en dos nuevos sitios en Rentman:
- En la pestaña «Costes adicionales» de un proyecto.
- O en el submódulo «Subalquileres», al crear un subalquiler externo.
Simplemente, añade un nuevo coste y, después, haz clic en el botón «Crear un pedido» para empezar el proceso.
En este paso, puedes añadir toda la información que necesites del pedido: precios, fechas, condiciones de pago, etc.
Nota: las cantidades todavía no están disponibles, pero lo estarán en la próxima versión. Los pedidos solo los pueden crear los usuarios con los permisos del rol de usuario correctos.
Lee más sobre ello en este artículo de soporte.
Una vez creado el pedido, puedes notificarlo a la persona que debe aprobarlo, haciendo clic en el botón «Solicitar aprobación». Esto es fundamental si necesitas que los pedidos los apruebe otra persona o departamento.
Cómo aprobar un pedido
Cuando sea necesaria la aprobación de un pedido, los usuarios verán una notificación en la barra de notificaciones.
Además, puedes elegir que se te notifique por correo electrónico o mediante una notificación push desde la app. Encontrará más información aquí.
⚠️ Solo los usuarios avanzados con los permisos adecuados pueden aprobar un pedido. Un pedido también se puede cancelar en cualquier momento. Esto significa que el pedido no se seguirá tramitando, bien porque el proveedor ya no pueda cumplirlo o porque se haya cancelado el proyecto. La cancelación no se puede deshacer.
Cómo vincular los costes a un pedido
Al añadir costes adicionales a un proyecto, ahora dispones de la opción de vincularlos a un pedido existente.
Haz clic en el botón «Añadir al pedido» y aparecerá un mensaje emergente en el que se muestran los pedidos existentes que están en borrador o pendientes de aprobación. Si el pedido todavía no se ha aprobado, puedes añadirle estos costes.
Si estás generando un subalquiler externo, también puedes añadirlo a un pedido existente, siempre y cuando el pedido no haya sido aprobado todavía y el proveedor ya esté asociado a un pedido existente.
Cómo enviar un pedido
Tras la aprobación del pedido, puedes crear un documento para enviarlo directamente al proveedor o imprimirlo.
Para generar el pedido que prefieres, simplemente tienes que abrir el pedido y hacer clic en «Generar documento».
Una vez enviado el documento, el pedido se marcará automáticamente como enviado. Si el documento se envía por otra vía, el pedido puede marcarse manualmente como enviado.
Cómo comprobar los estados de la compra
También es posible seguir el progreso y la fase en que se encuentra un pedido. El submódulo de pedidos muestra el historial de estado de todos los pedidos.
Cómo acceder a esta nueva función
Si tienes el complemento Sistema de cotización y finanzas, esta función ya está disponible en tu cuenta. Si todavía no lo tienes, tendrás que actualizar tu plan para poder acceder a los pedidos. No dudes en contactar con tu gestor de cuentas o con el equipo de soporte de Rentman para obtener ayuda.