Of je nu een evenementenplanner bent of eigenaar van een verhuurbedrijf, deze definitielijst biedt duidelijke definities van belangrijke termen en concepten in de verhuurbranche.
Bookmark, deel en gebruik deze pagina als naslagwerk om de terminologie van evenementenverhuur beheer beter te begrijpen.
#
2-richting bewegende activa
Materiaal dat van een evenement rechtstreeks teruggaat naar het magazijn.
3-richting bewegende activa
Materiaal dat van een evenement via een kwaliteitscontrolecentrum teruggaat naar het magazijn.
A
Aanbesteding
Een formeel document met de vereisten, specificaties en voorwaarden waarmee leveranciers voorstellen of offertes kunnen indienen voor een verhuurproject.
Aansprakelijkheidsverzekering
Een verzekering die het verhuurbedrijf beschermt tegen mogelijke financiële verliezen of claims als gevolg van schade aan eigendommen of persoonlijk letsel.
Aanvraag
Een eerste verzoek van een klant waarin informatie wordt gevraagd over de beschikbaarheid, prijs, voorwaarden of andere details met betrekking tot het huren van een specifiek item of een specifieke dienst.
Afschrijving
De waardevermindering van verhuurde apparatuur of activa na verloop van tijd door slijtage of veroudering.
Algemene / Aanvullende voorwaarden
Een formeel contract waarin de voorwaarden, bepalingen en verantwoordelijkheden met betrekking tot de huur van materiaal worden beschreven.
Annuleringsclausule
Een clausule in een onderdeel van een contract waarin de voorwaarden en gevolgen staan voor het annuleren van een boeking of overeenkomst.
AV
AV is een afkorting voor audiovisueel.
AV-apparatuur
Audiovisuele apparatuur voor evenementen, zoals luidsprekers, microfoons, projectoren, schermen, enz.
B
Barcode
Een code bestaande uit getallen en een patroon van parallelle lijnen van verschillende diktes die door machines gelezen kunnen worden. Het is een unieke identificatie voor voorraadbeheer, waardoor activiteiten in de verhuurindustrie efficiënt kunnen worden gevolgd en gestroomlijnd.
Boekwaarde
Een boekhoudkundige maatstaf om de waarde van bezit te bepalen voor financiële doeleinden. De boekwaarde wordt berekend door de cumulatieve afschrijving af te trekken van de oorspronkelijke aankoopprijs van het item.
C
Callsheet
Een officieel document waarmee materiaal en apparatuur over de grens mag worden vervoerd, zonder dat er douanerechten of belastingen betaald worden. Het dient als een tijdelijke import/exportvergunning en vergemakkelijkt het vlotte verkeer van benodigdheden voor evenementen in verschillende landen.
Carnet
Een document of vergunning waarmee materiaal en apparatuur over de grens mag worden vervoerd, zonder dat er douanerechten of belastingen betaald worden. Het dient als een tijdelijke import/exportvergunning en vergemakkelijkt het vlotte verkeer van benodigdheden voor evenementen in verschillende landen.
Container label
Een fysieke tag of sticker op een container. Het bevat essentiële informatie zoals het identificatienummer van de container, de inhoud, de bestemming etc.
Containerbon / laadlijst
Een document dat gebruikt wordt in de verhuurindustrie om gedetailleerde informatie te geven over de inhoud van een container. Het bevat een lijst met items, hoeveelheden, beschrijvingen en alle relevante instructies voor efficiënte handeling en tracering tijdens transport of opslag.
CMP - Certified Meeting Professional
Een erkende certificering voor professionals in de vergader-, evenementen- en congresbranche.
D
Dagprijs
Een prijsafspraak voor een vooraf bepaald vast aantal uren.
Defect
Een item dat beschadigd is. Dit betekent niet noodzakelijk dat het item niet kan worden gebruikt, maar het voldoet niet aan de normen die zijn vastgesteld.
DMX Control
Een standaardprotocol voor het besturen en programmeren van verlichting en special effectsapparatuur in de AV-verhuurindustrie.
Doorlooptijd
De hoeveelheid tijd tussen het ontvangen van een aanvraag en de daadwerkelijke datum van het evenement.
Deelproject
Een aparte reeks activiteiten, middelen en tijdlijnen die bijdragen aan het algehele succes van het hoofdproject. Deelprojecten worden vaak gebruikt om verschillende aspecten van complexe evenementen te beheren en op te volgen, zodat een efficiënte coördinatie en organisatie gewaarborgd zijn.
E
EDT / Estimated Departure Time - Geschatte vertrektijd
Het verwachte tijdstip waarop apparatuur of materialen een specifieke locatie zullen verlaten.
ETA / Estimated Time of Arrival - Geschatte aankomsttijd
De verwachte tijd waarop apparatuur of materialen aankomen op een aangewezen locatie.
Evenementenproductie
Het totale proces van het plannen, coördineren en uitvoeren van een evenement, inclusief logistiek, technische vereisten en esthetiek.
Evenement Bewegwijzering
Visuele displays, banners of borden die worden gebruikt voor informatie, aanwijzingen of branding bij evenementen.
Elektronische handtekening
Een digitale of elektronische vorm van het ondertekenen van documenten of contracten, vaak gebruikt om verhuurovereenkomsten te stroomlijnen en te versnellen.
Energiebeheer
Het effectieve gebruik en de distributie van elektrische energiebronnen voor verhuurapparatuur, het optimaliseren van de energie-efficiëntie en het verlagen van de kosten.
F
Faciliteiten
Voorzieningen die het e.e.a. vergemakkelijken of comfortabeler maken.
Factuur
Een document dat naar een klant gestuurd wordt om verleende diensten en daarbijhorende kosten te specificeren en in rekening te brengen.
Flightcase
Een beschermende herbruikbare en makkelijk te openen en sluiten verpakking (vaak in hout uitgevoerd) speciaal ontworpen om breekbare of waardevolle apparatuur die wordt gebruikt in de verhuurindustrie (zoals audiovisuele apparatuur of apparatuur voor evenementenproductie) veilig te vervoeren en op te slaan.
Functiegroep
Binnen Rentman wordt hiermee bedoeld een verzameling van personeelsfunctie voor een bepaalde periode.
G
Gebruiksperiode
De periode waarvoor apparatuur, materiaal en/of middelen in rekening worden gebracht.
Geplande beschikbaarheid
De hoeveelheid items die volgens planning op een bepaald moment beschikbaar is. Dit aantal houdt rekening met de apparatuur die niet beschikbaar is vanwege reparaties; het omvat niet het gereserveerde materiaal.
I
Impressie
Dit zijn digitale visuele weergaven van opstellingen en ontwerpen van evenementen.
Inhuur
Wanneer je materiaal of middelen van een ander verhuurbedrijf inhuurt om te voldoen aan specifieke verzoeken van klanten of tijdelijke tekorten.
Interactieve technologieën
Technologische oplossingen of hulpmiddelen om bezoekers van evenementen te betrekken, zoals interactieve schermen, touchscreens of virtual reality.
L
Losse verhuur
De huur van apparatuur of materialen voor evenementen zonder bijkomende diensten of voorzieningen, zoals personeel of opbouw.
M
Materiaalgroep
Binnen Rentman worden hierin materialen gegroepeerd om bijvoorbeeld een duidelijker overzicht te kunnen creëren.
Materiaalverhuur Software
Software of een platform waarmee evenementenverhuurbedrijven boekingen beheren, werkprocessen stroomlijnen en controle kunnen houden over materiaal.
Materiaaltracking
Het proces van het bewaken, vastleggen en traceren van de locatie, status en gebruiksgeschiedenis van verhuurde materialen.
Materiaalbeheer
De systematische aanpak om inventaris te overzien en te onderhouden, inclusief reparaties, onderhoud en vervanging.
MICE
Meetings, Incentives, Conferences en Exhibitions/Events, een term die wordt gebruikt om de branche voor zakelijke evenementen en conferenties te beschrijven.
Magazijn
Een faciliteit of opslagruimte waar verhuurapparatuur, inventaris of benodigdheden voor evenementen worden opgeslagen, georganiseerd en beheerd.
Magazijnvoorraad
Voorraadniveaus van materiaal in een magazijn, inclusief de reserveringen. Items die in reparatie zijn, worden nog steeds beschouwd als onderdeel van de magazijnvoorraad, omdat ze zich in het magazijn bevinden.
N
NFC - Near Field Communication
Deze technologie wordt gebruikt voor draadloze communicatie tussen apparaten die zich dicht bij elkaar in de buurt bevinden. Het maakt naadloze gegevensoverdracht mogelijk door simpelweg op NFC-geschikte apparaten, zoals smartphones of tablets, te tikken of ze dicht bij elkaar te brengen. Gegevens zoals het delen van verhuurinformatie of het verwerken van betalingen.
O
Offerte
Een schatting of voorstel voor een klant met een gedetailleerde beschrijving van de prijs, diensten en voorwaarden voor het boeken van apparatuur voor verhuur of de productie van een evenement.
Overmachtsclausule
Een onderdeel in een contract dat betrekking heeft op onvoorziene gebeurtenissen of omstandigheden waarover het verhuurbedrijf geen controle heeft, zoals natuurrampen of overheidsmaatregelen.
Opslaglocatie
Een aangewezen ruimte of faciliteit waar verhuurartikelen veilig worden opgeslagen wanneer ze niet in gebruik of in afwachting van verhuur zijn. Afhankelijk van de grootte van een verhuurbedrijf kan dit een magazijn of een opslagruimte zijn.
P
Pakbon
Een document met een gedetailleerde lijst van de verhuurde items die bij de zending horen.
PA System
Geluidssysteem: apparatuur die wordt gebruikt om geluid of aankondigingen tijdens live evenementen te versterken en te verspreiden.
Pay-Per-Use
Een prijsmodel waarbij het verhuurbedrijf klanten factureert op basis van hun werkelijke gebruik of verbruik van diensten of middelen.
Planperiode
De tijd waarin apparatuur of materialen gemarkeerd zijn als niet beschikbaar, behalve voor het project waarvoor ze gepland zijn.
Pre-productie
De plannings- en voorbereidingsfase voor een evenement, inclusief taken zoals logistiek, het opzetten van apparatuur en het creëren van content.
Pro Forma Factuur
Een voorlopige of geschatte factuur aan een klant vóór de voltooiing van een evenement verhuurdienst.
Post-Event Rapportage / Evaluatie
Een uitgebreide samenvatting of analyse van een evenement, inclusief feedback van deelnemers, prestatiecijfers en aanbevelingen voor verbetering.
Post-productie
De fase na een evenement, met taken als videobewerking, contentdistributie en archivering.
Q
QR
Een tweedimensionale visuele code die in de verhuurbeheersector wordt gebruikt om informatie snel op te slaan en op te halen. De QR-code kan worden gescand met een smartphone of een speciale QR-codelezer en biedt onmiddellijk toegang tot details zoals specificaties, prijzen of link naar een website.
R
RFID - Radiofrequentie-identificatie
Een technologie die gebruik maakt van radiogolven om verhuurde apparatuur, materialen of bedrijfsmiddelen te identificeren en traceren.
Rider
Aanvullende voorwaarden, specificaties of vereisten die worden toegevoegd aan een contract of overeenkomst voor een verhuurdienst of boeking.
Rigging
Het maken van een (hijs)installatie, waaraan het licht en geluid bevestigd wordt tijdens een evenement.
RTMP - Real-Time Messaging Protocol
Een protocol dat wordt gebruikt voor het streamen van audio, video of andere media-inhoud tijdens evenementen.
S
Serienummers
Unieke identificatienummers die worden toegewezen aan individuele verhuurapparatuur of -middelen voor het traceren en beheren van de inventaris.
Staffel
Een rekenmodel dat wordt gebruikt om een tarief te berekenen voor een gebruiksperiode langer dan 1 dag.
Systeemintegratie
Het verbinden van verschillende softwaresystemen die worden gebruikt voor het beheren van verschillende verhuuractiviteiten, zoals voorraadbeheer, klantenbeheer en boekhouding.
T
Tijdschema
Een gedetailleerd en specifiek plan met de exacte data en tijdstippen waarop er bepaalde activiteiten plaats vinden of materialen gereserveerd moeten worden.
Transport
Het vervoeren van apparatuur of materialen van de ene locatie naar de andere, vaak met laden en lossen.
U
Urenregistratie
Het proces van het bijhouden en registreren van de werkuren of tijd die medewerkers of crewleden besteden aan evenementproducties.
Uitbesteding
Het inschakelen van externe partijen om specifieke diensten te leveren voor het verhuurbedrijf van evenementen, zoals evenementenplanning, marketing of onderhoud van apparatuur.
V
Verlooppercentage
Het aantal klanten dat over een bepaalde periode verloren gaat, vaak gemeten als een percentage.
Vervangingskosten
Een uitgebreide berekening van de totale uitgaven voor de verhuur van apparatuur en materialen of technologie gedurende de hele levenscyclus.
Voorraadtelling
Het proces van regelmatig en systematisch tellen en controleren van de voorraadniveaus om nauwkeurigheid te handhaven en afwijkingen te voorkomen.
Verhuurverzoek
Een formele aanvraag van een klant die interesse toont in het huren van evenementenmateriaal of diensten.
Verhuurtekort
De situatie waarin een verhuurbedrijf niet genoeg materiaal of middelen beschikbaar heeft om aan alle boekingsverzoeken of -eisen te voldoen.
Voorraadlocaties
Aangewezen gebieden of opslaglocaties waar verhuurapparatuur of inventaris wordt opgeslagen, georganiseerd en beheerd.
Vrijwaring
Een juridisch document of overeenkomst die het verhuurbedrijf ontslaat van aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid voor bepaalde risico's of incidenten in verband met de verhuurde materialen of diensten.
---
Belangrijk!
De branche verandert snel, daarom werken we deze woordenlijst regelmatig bij. Zorg er dus voor dat je over de nieuwste versie beschikt. Mocht je vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op!
Versie: 23.7
Wil je een kopie van deze woordenlijst bewaren?
