Lavorare nell’industria dei rental e service comporta una moltitudine di sfide quotidiane.
Parlando ogni giorno con account manager, tecnici e addetti provenienti da questo ambiente, sento spesso le stesse lamentele e frustrazioni:
“Continuiamo a sovrapporre un lavoro con l'altro, e non riusciamo ad avere un'idea chiara della disponibilità del nostro materiale”
"Facciamo ancora tutto a mano, in certi casi usiamo Excel o Word. Per fare un solo preventivo ci mettiamo una vita"
"Ci capita spesso di perdere del materiale tra un evento e l'altro, senza che nessuno se ne accorga”
Suona familiare?
Preventivazione, gestione del magazzino, organizzazione delle squadre per un lavoro - ognuna di queste attività richiede l'unione delle forze per far sì che non si tralasci nulla al caso, perché un piccolo errore potrebbe costare la soddisfazione di tanti clienti e a lungo andare la crescita aziendale. La maggior parte delle aziende si serve ancora di una serie di strumenti in sé molto utili ma che, se usati separatamente, causano solo complicazioni e perdite di tempo.
Ma quanto è difficile prevenire certe situazioni nel caos quotidiano di queste realtà imprenditoriali?
Per la verità, una soluzione c’è. Anzi, più di una.
Esistono infatti software gestionali esclusivamente dedicati a semplificare le attività di noleggio e installazione di rental e service. Questi prodotti automatizzano gli incarichi più "dolorosi" e ripetitivi, lasciando all'utente più tempo per concentrarsi su ciò che è veramente importante. E contrariamente a quanto si possa pensare, una soluzione software di questo genere non è necessariamente costosa, né eccessivamente complicata.
Abbiamo quindi deciso di fare chiarezza su questi prodotti, raggruppando in 6 punti i principali benefici che questi software apporteranno alla tua attività.
1. Informazioni in ordine
Google Calendar, Microsoft Excel, Dropbox e simili sono strumenti validi, ma è difficile coordinarne l’azione; questo favorisce la dispersione di informazioni rilevanti che in ultimo si traduce in errori e rallentamenti del lavoro.
Un software gestionale dedicato può fornirti le stesse funzioni (gestione del magazzino, anagrafiche, calendari, preventivi e fatture) in un’unica interfaccia, permettendoti di condurre l’intero processo con un solo strumento, dall’elaborazione di un preventivo fino alla generazione della fattura. Inoltre, avere tutte le informazioni relative a un lavoro a portata di mano ti consente di tenere traccia del programma e di tutti i compiti da eseguire in ogni fase del processo.
2. Procedure automatizzate
L’utilizzo di un sistema centralizzato ti permette di automatizzare determinati compiti e quindi di risparmiare tempo prezioso ed aumentare l’efficienza.
Pensa solo a quanto ci metti di solito a creare un preventivo: apri il foglio Excel, inserisci i dati, effettua i calcoli, copia-incolla su Word… tutto tempo che potresti usare per cose più utili (e meno noiose).
Con un buon software gestionale, il processo è molto più rapido: ti basta aggiungere materiale e personale necessari, inserire un cliente e il gioco è fatto - in pochi clic, il sistema registrerà queste informazioni e le convertirà automaticamente in un preventivo completo.
3. Comunicazione ottimizzata
La comunicazione telefonica o tramite email è un’altra grande fonte di problemi e confusione. Un esempio lampante è la pianificazione del personale per un lavoro: questo processo spesso richiede di passare ore al telefono per riuscire a contattare tutti i tecnici e collaboratori. Una situazione paragonabile è la richiesta di prodotti in carenza ad altri service. Un buon gestionale ti permette di ridurre le interazioni superflue, rendendo la comunicazione interna ed esterna più efficiente.
Come? Grazie alla funzione di inviti multipli, pianificare il personale è semplice ed immediato: ti basta selezionare un gruppo di tecnici e inviare loro il programma di lavoro in un paio di clic. Per la comunicazione esterna, invece, puoi generare modelli di preventivo o fattura precompilati per i tuoi clienti, oppure fare richiesta ai tuoi fornitori degli articoli di cui hai bisogno, e inviarle direttamente dal software.
4. Coordinazione immediata del team
Excel può essere un buon strumento di pianificazione, ma spesso manca di trasparenza e non offre molte opportunità di collaborazione.
Con un software gestionale, il personale coinvolto ha la possibilità di consultare cambiamenti in tempo reale e rimanere aggiornato senza che tu debba informarli personalmente. Inoltre, puoi impostare il grado di libertà d’azione di tutti i collaboratori o dipendenti che hanno accesso al software, mantenendo il controllo all’interno del sistema.
5. Decisioni mirate
Per soddisfare il cliente è importante fornire la migliore attrezzatura possibile, e spesso gli articoli migliori sono anche quelli più popolari. Un software gestionale permette di tracciare l’utilizzo di ogni pezzo di materiale e di identificare gli elementi che presentano un rendimento inferiore.
Basandoti su questi dati potrai decidere quali articoli tenere in magazzino, quali vendere e quali vale la pena di acquistare di nuovo. Con questo strumento potrai quindi prendere decisioni più ragionate e, di conseguenza, migliorare i tuoi risultati.
6. Nessun impegno!
Mentre la maggior parte dei prodotti software di gestione del noleggio comportano un elevato investimento iniziale, soluzioni cloud come Rentman offrono un periodo di prova gratuito e privo di qualsiasi obbligo. In questo modo non rischierai di pagare un’ingente somma di denaro per un software che non fa al caso tuo. Inoltre possono essere messi a disposizione piani flessibili adatti alle tue necessità aziendali.
Un software gestionale ti permette quindi di raccogliere e organizzare meglio le tue informazioni, di velocizzare le operazioni e la comunicazione, e di coordinare tutti gli individui impegnati in un progetto.
Rentman è uno dei migliori software gestionali per il noleggio sul mercato, ma non siamo noi a dirlo! Cosa stai aspettando? Inizia oggi la tua prova gratuita!