Videoproductie is een proces dat veel onderzoek en voorbereiding vereist.
Als productiebedrijf of freelance videograaf is een van de eerste dingen dat een potentiële klanten wilt ontvangen een offerte voor de videoproductie.
Deze vraag komt in veel verschillende vormen:
‘Hoeveel zou het kosten om een video van 5 minuten te maken?’
‘Hoeveel vraag je gemiddeld voor een commercial?’
‘Wat is het gemiddelde budget waarmee je werkt?’’
Het is gemakkelijk te begrijpen waarom ze deze vragen stellen. Dit kan echter vrij lastig te beantwoorden zijn als je geen details hebt over het project.
Een videoproductie offerte kan worden gebruikt om het hele videoproductieproces op te splitsen in verschillende stappen, samen met de bijbehorende kosten, om je klant een duidelijk overzicht te geven van wat hij mag verwachten te betalen voor het gewenste resultaat.
In dit artikel ontdek je 8 dingen die je moet opnemen in je videoproductie offerte, samen met een gratis template om je op weg te helpen.
I. Wat is een videoproductie offerte?
II. 8 dingen om in je offerte voor videoproducties op te nemen
III. Download onze gratis videoproductie offerte template
IV. Hoe jij jouw videoproductieproces kunt managen met Rentman
I. Wat is een videoproductie offerte?
1. Definitie
Een offerte voor videoproducties is een document dat in de media-industrie wordt gebruikt om potentiële klanten te laten zien hoeveel je van plan bent hen in rekening te brengen voor de videodiensten.
In tegenstelling tot een schatting, wordt een offerte voor een videoproductie verzonden nadat je akkoord bent gegaan met de scope van het project met de potentiële klant en het eens bent over mijlpalen voor deliverables, totale kosten en betalingsvoorwaarden.
Nadat je de offerte voor videoproductie naar de klant hebt gestuurd, is het belangrijk dat je een schriftelijke bevestiging ontvangt voordat je met het werk begint. Houd er ook rekening mee dat de kosten die in de offerte worden genoemd kunnen veranderen naarmate de projectvereisten veranderen. Je moet dit met de klant bespreken in het geval dit zich voordoet.
Zodra de klant akkoord gaat met de voorwaarden die in de offerte worden vermeld, kun je een factuur sturen voor de betaling. Nadat het bedrag op de factuur is betaald, zou een ontvangstbewijs de zakelijke transactie voltooien.
2. Voordelen van het gebruik van een offerte voor videoproducties
Het opstellen van een offerte voor je videoproductie kan veel tijd en moeite kosten vanwege alle details die in één offerte worden opgenomen. Soms denk je misschien dat deze stap over te slaan is, maar het gebruik van dit document kan enorm voordelig zijn voor de manier waarop jij je bedrijf runt.
Hier zijn 5 redenen waarom je een videoproductie offerte zou moeten gebruiken:
- Het zorgt ervoor dat jij en de klant op één lijn zitten.
- Het opent een communicatielijn.
- Het helpt je om de eisen van het project te definiëren
- Hiermee kun je voor de cashflow uit plannen
- Het bewijst waarom jij een goede keuze bent voor het project.
II. 8 dingen om in je offerte voor videoproducties op te nemen
Het regelen van videoproducties draait om veel taken, workflows, teams en bijdragers die verschillende rollen hebben in het videoproductieproces.
Zonder een duidelijke structuur is het gemakkelijk voor je klanten om hun rollen en verantwoordelijkheden te begrijpen.
Het is daarom belangrijk om je video productieproces op te splitsen in verschillende stappen, samen met de bijbehorende kosten, om je klant een duidelijk overzicht te geven van wat hij mag verwachten te betalen.
Hier is een stapsgewijze uitleg van wat je in je offerte voor videoproducties moet opnemen.
1. Planning en pre-production
De eerste fase van het videoproductieproces is planning en pre-productie. Hier ga je het plan voor je video in kaart brengen, beslissen welke middelen je nodig hebt en hoe lang de productieperiode zal zijn.
Tijdens deze fase worden storyboards en scripts geschreven, wordt er gecast en worden filmlocaties gescout.
Hier kun je de kosten van bovengenoemde taken op een rij zetten, samen met de uren van bijvoorbeeld producenten, schrijvers en regisseurs.
2. Productie op locatie
Als je klaar bent met het plannen van alle stappen van je project in de pre-productiefase, is het tijd om te beginnen met het filmen van je video, dit staat bekend als de productiefase.
Op basis van het werk dat in de pre-productiefase is gedaan, zou je een betrouwbare schatting moeten hebben van hoe lang deze fase zal duren en wie erbij betrokken moeten zijn. En als producer of regisseur is het jouw taak om ervoor te zorgen dat alles zo dicht mogelijk bij dat schema loopt.
In deze fase kun je de uren van bijvoorbeeld acteurs, regisseurs en crewleden op een rij zetten.
Je kunt ook de materialen vermelden die zijn gehuurd voor licht, geluid en filmen, samen met de crew die ze hebben bediend.
3. Post-productie
Vaak is dit de laatste fase van het productieproces en kan zich over enkele weken tot enkele maanden uitstrekken, afhankelijk van de omvang en het budget van het project.
Soms komt de video er tijdens de shoot niet uit zoals hij bedoeld was. In de postproductiefase kunnen editors de shots samenstellen, muziek en visuele en geluidseffecten toevoegen.
Marketeers kunnen deze tijd ook gebruiken om marketingmateriaal voor te bereiden. Dit kan van alles zijn, van posts op sociale media en website-inhoud tot beelden van achter de schermen en interviews.
Hier kun je de uren van bijvoorbeeld redacteuren, geluidstechnici, regisseurs en producenten vermelden.
4. Deliverables / Oplevering
Deliverables verwijzen naar het eindproduct dat je uiteindelijk aan de klant overhandigt.
Het eindproduct kan bijvoorbeeld een video van 2 minuten en twee video's van 30 seconden zijn.
Het opnemen van deliverables in je offerte is belangrijk omdat het ervoor zorgt dat de klant precies weet hoe zijn eindproduct eruit komt te zien.
5. Casting en talent
Casting omvat het kiezen van acteurs om specifieke rollen in je project te vervullen.
Hier kun je de kosten vermelden die verband houden met het casten. Dit kunnen audities, screentests en callbacks zijn, en hoeveel je bijvoorbeeld van plan bent acteurs te betalen.
Je kunt ervoor kiezen dit apart te vermelden of onder de planning en pre-productie te plaatsen.
6. Crew
Crew wordt vaak onderverdeeld in twee categorieën: “above-the-line members” en “below-the-line members”.
Above-the-line members dragen bij aan de creatieve invloed van het project. Ze hebben vaak een hoog niveau van macht en autoriteit en omvatten rollen als producenten, schrijvers en regisseurs.
Below-the-line members zijn verantwoordelijk voor de fysieke productie van het project.Dit omvat alle anderen in de productieploeg en wordt over het algemeen per beroep onderverdeeld in afdelingen.
Je kunt ervoor kiezen om dit apart te vermelden of onder pre-productie en productie op locatie.
7. Materialen
Je kunt er bijna niet omheen dat een videoproductie of live-evenement veel materiaal vereist. Net als crew kan de hoeveelheid materialen dat je gebruikt omhoog of omlaag schalen, afhankelijk van de grootte van het project.
Bij dit onderdeel kun je aangeven hoeveel het je gaat kosten om de benodigde materialen voor het project in te huren. Je kunt hiervan ook een uitgebreidere versie toevoegen in een aparte bijlage.
Dit kan natuurlijk worden herzien naarmate het project vordert. Je dient dit wel met je klant te bespreken als het zich voordoet.
Je kunt ervoor kiezen dit apart te vermelden of onder productie op locatie en postproductie te plaatsen.
8. Locatie
Locatiescouting is een belangrijk onderdeel van de pre-productiefase, waarbij je de juiste plaatsen moet vinden om de scènes van je project op te nemen.
In sommige gevallen kan een goede locatie een shoot maken of breken, daarom kan het zeker de moeite waard zijn om hier aandacht aan te besteden.
Je kunt ervoor kiezen dit apart te vermelden of onder planning en pre-productie te plaatsen.
III. Download onze gratis videoproductie offerte template
Nu dat je weet wat een videoproductieofferte is en wat er in moet staan, vind je hier een gratis template die je op weg helpt.
Offerte template voor videoproductie
Nu kun je beginnen met offertes maken voor je videoproductiewerk 🎉.
Houd er rekening mee dat wanneer je bedrijf begint te groeien, het steeds moeilijker en tijdrovender wordt om deze informatie met de hand bij te houden.
Overweeg om een speciale tool te gebruiken die je productieplanning kan vertalen naar een professionele offerte, volledig in je eigen huisstijl?
IV. Hoe jij jouw videoproductieproces kunt managen met Rentman
Naarmate je bedrijf groeit en je nieuwe mijlpalen bereikt, is het belangrijk dat je werkt met tools die in hetzelfde tempo meegroeien.
Rentman is schaalbare verhuurbeheersoftware, ontworpen om productie- en evenementenbedrijven te helpen hun volledige workflow in één enkel platform te beheren.
Je kunt verschillende licenties en functionaliteiten kiezen, afhankelijk van het aantal jaarlijkse projecten dat je voltooit en het type planning. Hierdoor kun je jouw softwarepakket eenvoudig upgraden naarmate het bedrijf groeit en gemakkelijk meer resources toevoegen.
Hier zijn 3 redenen waarom je zou moeten overwegen om te upgraden naar Rentman voor je offertes voor videoproductie:
1. Maak offertes die je klanten waarderen.
Je offerte hoeft niet alleen een lijst met items en de bijbehorende prijzen te zijn.
Met onze ingebouwde template editor kun je geavanceerde templates instellen om automatisch documenten te maken voor elke gelegenheid met je eigen huisstijl.
Voeg afbeeldingen, persoonlijke teksten, contactgegevens toe en gebruik je corporate branding om offertes herkenbaar te maken.
2. Breng je volgende videoproductie sneller tot leven
Bespaar tijd door je materialen, crew, transport, documenten en bestanden op één plek te organiseren om de samenwerking te versnellen.
Volg de beschikbaarheid van de voorraad, genereer offertes en maak facturen op één plek - vanaf elke locatie.
Communiceer met je medewerkers en genereer paklijsten voor je magazijnmedewerkers.
3. Werk terwijl je onderweg bent
In Rentman kun je een offerte maken, nog sneller dan dat je deze zin hebt gelezen 😎.
Verstuur direct je offertes of contracten en laat je klanten deze digitaal ondertekenen om projecten sneller van de grond te krijgen. Ontvang een melding wanneer je offerte is geaccepteerd en begin met plannen.
Start vandaag nog je gratis proefperiode!
Disclaimer: De inhoud van een offerte voor videoproducties kan variëren afhankelijk van het land waar je je bevindt en de wetten en regels die daar gelden. Rentman is niet verantwoordelijk voor enige schade die je of een andere partij zou kunnen ondervinden als gevolg van het gebruik van de template in dit artikel.
