Les évènements en présentiel sont de retour, mais cela ne signifie pas que tout fonctionne parfaitement. Les organisateurs d'évènements ont du mal à recruter du personnel.
De la pénurie de main d'œuvre au recrutement des mauvaises personnes pour un évènement : les organisateurs d'évènements sont confrontés à tout un tas de problèmes.
Dans cet article, nous allons donc évoquer les quatre problèmes les plus courants liés à l'affectation de personnel sur les évènements, ainsi que des solutions pratiques et efficaces pour les surmonter. Voici ce que nous allons passer en revue :
Pourquoi y a-t-il un manque de personnel ?
On peut se demander pourquoi il y a une telle pénurie de personnel. L'industrie de l'évènementiel a repris ses affaires et se remet de la crise COVID-19, mais elle est aujourd'hui aux prises avec le manque de personnel et de main-d'œuvre qualifiée. Aux États-Unis, le secteur des loisirs et de l'hôtellerie a du mal à remplir 1,6 million de postes vacants.
Pourquoi y a-t-il une telle pénurie ? Parce que l’industrie propose traditionnellement des salaires inférieurs, des horaires instables et une présence obligatoire en personne. Cela rend de nombreux postes peu attrayants pour les personnes à la recherche d'un mode de vie stable.
Toutefois, ce n'est pas une fin en soi pour votre entreprise d'évènementiel. En fonction de votre problème, vous pouvez mettre en place des solutions pratiques pour relever les défis liés au recrutement de personnel pour vos évènements.
Entrons dans le vif du sujet.
Défi n°1 : le manque de main-d'œuvre qualifiée
De nombreuses entreprises évènementielles connaissent une pénurie de personnel, notamment de main d’œuvre qualifiée. Et cette pénurie n'affecte pas seulement la qualité de vos évènements, mais peut aussi ternir l'image de votre entreprise aux yeux des clients.
Pour y remédier, encouragez et offrez des possibilités de formation et de développement à vos employé·e·s internes. Qu'il s'agisse d'un budget annuel ou de formations dispensées tous les mois, vous garantirez ainsi que votre équipe reste au fait des technologies et des stratégies actuelles.
De plus, créez un réseau de freelances en demandant des références à votre équipe actuelle. Le bouche-à-oreille est précieux dans le secteur de l’évènementiel et votre réseau peut être votre meilleure source de recrutement. Alors faites appel au réseautage pour obtenir des recommandations et de la main d'œuvre spécialisée afin de constituer votre réserve de personnel qualifié.
Enfin, lorsque vous publiez des postes vacants, ne vous contentez pas d'annoncer les responsabilités à prendre en charge. Mettez en évidence le côté fun et intéressant du poste. Montrez aux gens les possibilités palpitantes qu'offre votre entreprise d'évènementiel. Cela incite les personnes à intégrer un environnement exceptionnel et pas seulement à remplir un rôle.
Défi n° 2 : le personnel prévu ne se présente pas
Vous planifiez méticuleusement un évènement, mais une grande partie de votre personnel ne se présente pas. Que certains membres du personnel soient simplement désorganisés ou qu'ils aient été mal informés, la situation est non seulement frustrante pour vous, mais elle donne également une image peu professionnelle de votre entreprise. Les nouveaux clients ne referont pas appel à vous et, sur la base de leur expérience, ils ne vous recommanderont pas à leurs collègues si cette situation perdure.
Ce scénario est courant dans le secteur de l’évènementiel. Pourquoi ? Parce que vous ne disposez pas de solution centralisée pour communiquer avec votre équipe.
Il n'est pas rare d'utiliser les e-mails, WhatsApp, les appels et les SMS pour communiquer avec les différents membres du personnel. Toutefois, en cas de changement de dernière minute, vous devez vous souvenir de la méthode de communication préférée de chaque membre du personnel. Cela peut vite devenir chaotique lorsque vous essayez de contacter plusieurs personnes sur différentes plateformes.
Les pénuries de personnel de dernière minute peuvent arriver, mais elles ne devraient pas être la norme. Pour éviter ce genre de scénarios, informez tous les membres de votre équipe des nouveaux évènements et des plannings à venir. Utilisez un logiciel de gestion du personnel évènementiel comme Rentman pour gérer les canaux de communication lorsque vous travaillez avec des freelances et des équipes à distance. Envoyez facilement des e-mails avec le planning individuel d'une personne ou une feuille d'appel de projet pour vous assurer que tout le monde soit au courant de son emploi du temps et de ses mises à jour. En d'autres termes, le personnel planifié est plus susceptible de se présenter.
Défi n°3 : vous ne savez pas qui est la bonne personne pour le poste
Certains évènements requièrent des personnes ayant des compétences spécialisées. Cependant, s’il s’agit d’une compétence niche, comment savoir quel membre du personnel ou freelance la possède ?
Parfois, vous devez vous retrouver qui possède un ensemble de compétences spécifiques, tout en gérant la communication sur différentes plateformes et en mettant à jour manuellement une feuille de calcul Excel. Il peut alors être difficile de déterminer qui convient au mieux pour une mission.
Identifier la bonne personne pour le poste à pourvoir ne devrait pas être une tâche difficile qui entrave le bon déroulement votre journée. Mais cela demande une certaine préparation en amont.
Lorsque vous intégrez de nouveaux membres du personnel ou des freelances, demandez-leur de remplir un questionnaire qui met en évidence leurs compétences et leur expérience. Organisez ensuite ces informations dans des dossiers accessibles afin que toute personne ayant besoin de planifier puisse y accéder facilement. Identifiez ainsi rapidement la personne idéale pour chaque rôle.
Cela permet de répartir efficacement le personnel tout en garantissant que les planificateurs d'équipes ou les responsables de projet passent moins de temps à chercher la bonne personne et plus de temps à se concentrer sur d'autres aspects essentiels de la gestion de l'évènement.
De plus, si vous basez davantage vos affectations sur les compétences d'une personne plutôt que sur son ancienneté, les nouveaux membres du personnel pourront plus facilement se voir confier des tâches correspondant à leurs compétences. Cela optimisera vos effectifs et réduira le besoin de longs stages de formation. Vous gagnez ainsi un temps précieux et économisez les ressources de votre entreprise.
Défi n° 4 : les membres du personnel prévus sur les évènements possèdent des compétences inadaptées
Si un membre du personnel dont les compétences ne sont pas adaptées se voit confier une tâche qui dépasse ses capacités, c'est le chaos assuré. Cela mènera à des erreurs durant l'évènement, de la panique, des retards et à un mécontentement des clients.
Mais une telle erreur de recrutement de personnel évènementiel peut facilement être évitée. Comment ? Là encore, en repérant les compétences et l'expérience de votre personnel et en organisant ces informations dans des dossiers.
En disposant d'informations précises et actualisées sur les compétences de chaque membre de l'équipe, les planificateurs d'équipes et les responsables de projet commettront moins d'erreurs lors de la sélection du personnel pour un évènement.
Cela évitera la panique de dernière minute, réduira les pénuries de personnel et garantira la satisfaction de vos clients.
En bref
Résoudre la pénurie de personnel évènementiel prendra du temps. Mais des solutions pratiques, telles qu'un vaste réseau de freelances, un système clair pour mettre en valeur les compétences de chacun·e et un plan de communication, vous garantissent de minimiser les perturbations et de toujours disposer des personnes dont vous avez besoin et en qui vous pouvez avoir confiance pour vous aider lors des évènements.
Si vous souhaitez passer au niveau supérieur, envisagez de mettre en place une solution de gestion du personnel évènementiel. Rentman peut vous aider à gérer la disponibilité de chacun et chacune via un calendrier simple, à rester au courant des changements de dernière minute et à communiquer les plannings en quelques clics.
