Präsenzveranstaltungen sind zurück, aber das bedeutet nicht, dass alles wieder in vollem Gange ist. Die Eventplaner haben große Schwierigkeiten, ihre Veranstaltungen zu besetzen.
Vom Personalmangel bis hin zur Einplanung der falschen Mitarbeiter für eine Veranstaltung sehen sich Veranstaltungsplaner mit einer Reihe von Problemen konfrontiert.
In diesem Blog gehen wir auf die vier häufigsten Probleme bei der Personalbesetzung von Veranstaltungen ein und zeigen praktische und wirksame Lösungen auf, um sie zu lösen. Dies sind die Themen, die wir anschneiden werden:
Warum gibt es einen Personalmangel?
Vielleicht fragst du dich, warum es überhaupt einen Personalmangel gibt. Die Veranstaltungsbranche ist wieder im Geschäft und erholt sich seit COVID-19, aber sie hat auch mit Personalmangel und einem Mangel an qualifizierten Arbeitskräften zu kämpfen. In den USA kämpft das Freizeit- und Gastgewerbe damit, 1,6 Millionen offene Stellen zu besetzen.
Warum gibt es einen solchen Mangel? Weil die Branche traditionell niedrige Löhne, unbeständige Arbeitszeiten und Präsenzpflicht vorsieht. Das macht viele Stellen unattraktiv für diejenigen, die einen geregelten Lebensstil suchen.
Das bedeutet jedoch nicht, dass das das Ende für dein Veranstaltungsunternehmen ist. Je nach Situation kannst du praktische Maßnahmen umsetzen, die dir bei der Personalbeschaffung für Veranstaltungen helfen.
Schauen wir uns das genauer an.
Herausforderung 1: Nicht genügend Fachkräfte zur Verfügung
Viele Veranstaltungsunternehmen leiden unter einem Mangel an Personal, insbesondere an Fachkräften. Und dieser Mangel beeinträchtigt nicht nur die Qualität der Veranstaltungen, sondern kann auch das Image des Unternehmens beim Kunden schädigen.
Um dem entgegenzuwirken, solltest du Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten für deine internen Mitarbeiter fördern und anbieten. Von einem jährlichen Weiterbildungsstipendium bis hin zum Angebot monatlicher Schulungen - auf diese Weise bleiben deine Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand der Technik und der Strategien.
Baue dir darüber hinaus ein Netz von Freelancern auf, indem du deine derzeitigen Mitarbeiter um Empfehlungen bittest. In der Veranstaltungsbranche ist Mundpropaganda Gold wert, und dein Netzwerk kann die beste Quelle für neue Mitarbeiter sein. Nutze also dein Netzwerk für Empfehlungen und Spezialisten, um deinen Pool an Fachkräften zu erweitern.
Und schließlich solltest du bei der Ausschreibung freier Stellen nicht einfach nur Verantwortlichkeiten ankündigen. Unterstreiche den Spaß und die Faszination, die die Arbeit mit sich bringt. Zeige den Leuten die aufregenden Möglichkeiten, die dein Veranstaltungsunternehmen bietet. Das inspiriert Menschen dazu, Teil von etwas Außergewöhnlichem zu sein und nicht nur eine Rolle auszufüllen.
Herausforderung 2: Die geplanten Mitarbeiter tauchen nicht auf
Die Veranstaltung wurde sorgfältig geplant, und nun taucht ein Großteil des Teams einfach nicht auf. Ganz gleich, ob einige Teammitglieder einfach nur unorganisiert waren oder nicht informiert wurden - wenn so etwas passiert, ist das nicht nur frustrierend, sondern es macht auch einen unprofessionellen Eindruck auf dein Unternehmen. Neue Kunden werden nicht zu Wiederholungskunden, und aufgrund ihrer Erfahrungen werden sie dich auch nicht an ihre Kollegen weiterempfehlen, wenn dies immer wieder vorkommt.
Dieses Szenario ist in der Veranstaltungsbranche üblich. Und warum? Es gibt keine zentrale Möglichkeit, mit dem Team zu kommunizieren.
Es ist üblich, mit den verschiedenen Teammitgliedern per E-Mail, WhatsApp, Anruf oder SMS zu kommunizieren. Wenn sich jedoch in letzter Minute eine Änderung ergibt, musst du dich an die bevorzugte Kommunikationsmethode eines jeden Teammitglieds erinnern. Das kann schnell chaotisch und unübersichtlich werden, wenn du versuchst, mehrere Personen über verschiedene Plattformen zu erreichen.
Personalengpässe in letzter Minute kommen vor, sollten aber nicht die Regel sein. Um solche Szenarien zu vermeiden, solltest du alle deine Teammitglieder über neue Veranstaltungen und anstehende Termine informieren. Verwende eine Software zur Personalplanung für Veranstaltungen wie die von Rentman, um die Kommunikationskanäle bei der Arbeit mit Freelancern und externen Mitarbeitern zu verwalten. Versende ganz einfach E-Mails mit dem persönlichen Zeitplan eines Mitarbeiters oder einen Projektplan, um sicherzustellen, dass jeder über seinen Arbeitsplan und Updates auf dem Laufenden ist. Das bedeutet, dass geplante Mitarbeiter mit größerer Wahrscheinlichkeit auftauchen.
Herausforderung 3: Die richtige Person für die jeweilige Aufgabe finden
Für manche Veranstaltungen werden Mitarbeiter mit speziellen Kenntnissen benötigt. Aber woher weißt du, welcher Mitarbeiter oder Freelancer über diese Fähigkeiten verfügt, wenn es sich um eine Nischenkompetenz handelt?
Wenn du dir merken musst, wer über bestimmte Kompetenzen verfügt, und gleichzeitig die Kommunikation über verschiedene Plattformen verwalten und eine Excel-Tabelle manuell aktualisieren musst, kann es schwierig sein, herauszufinden, wer am besten für einen Auftrag eingeplant werden sollte.
Die richtige Person für eine Aufgabe zu finden, sollte keine schwierige Aufgabe sein. Aber es bedarf einer gewissen Vorbereitung.
Bei der Einstellung neuer Teammitglieder oder Freelancer empfiehlt es sich, sie einen Fragebogen ausfüllen zu lassen, in dem sie ihre Fähigkeiten und Erfahrungen angeben. Organisiere diese Informationen dann in zugänglichen Ordnern, damit jeder, der einen Plan erstellen muss, leichten Zugang dazu hat. So kannst du schnell herausfinden, wer am besten zu den einzelnen Aufgaben passt.
Dies führt zu einer effizienten Zuteilung der Mitarbeiter und sorgt dafür, dass Personalplaner oder Projektmanager weniger Zeit mit der Suche nach der richtigen Person verbringen und sich stattdessen auf andere wichtige Aspekte der Veranstaltungsorganisation konzentrieren können.
Und wenn du deine Zuweisungen eher auf die Fähigkeiten eines Mitarbeiters als auf seine Berufserfahrung stützt, können neuere Mitarbeiter mit Aufgaben beauftragt werden, die ihren Fähigkeiten entsprechen. Auf diese Weise optimierst du deinen Personalbestand und reduzierst den Bedarf an langwierigen Schulungsmaßnahmen. So sparst du wertvolle Zeit und Unternehmensressourcen.
Herausforderung 4: Mitarbeiter mit unpassenden Fähigkeiten werden für Veranstaltungen eingeplant
Wenn ein Mitarbeiter mit unzureichenden Fähigkeiten für eine Aufgabe eingeplant wird, die seine Fähigkeiten überschreitet, entsteht Chaos. Ein solcher Planungsfehler führt zu weiteren Problemen während der Veranstaltung, Panik, Verzögerungen und unzufriedenen Kunden.
Aber ein solcher Fehler bei der Personalauswahl für Veranstaltungen kann leicht vermieden werden. Wie das funktioniert? Auch hier gilt: Ermittele die Fähigkeiten und Erfahrungen deines Personals und organisiere diese Informationen in Ordnern.
Mit genauen und aktuellen Informationen über die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter werden Personalplaner und Projektmanager bei der Auswahl des Personals für eine Veranstaltung weniger Fehler machen.
So wird sichergestellt, dass keine Panik entsteht, der Personalmangel minimal ist und die Kunden zufrieden sind.
Das Endergebnis
Die Behebung des Personalmangels für Veranstaltungen wird einige Zeit in Anspruch nehmen. Praktische Lösungen wie ein großes Netzwerk von Freelancern, ein klares System zur Hervorhebung der Fähigkeiten jedes Einzelnen und ein Kommunikationsplan stellen jedoch sicher, dass Ausfälle auf ein Minimum reduziert werden können. Zudem stehen dir jederzeit die Mitarbeiter zur Verfügung, die du für deine Veranstaltungen brauchst und denen du vertrauen kannst.
Wenn du deine Maßnahmen weiter perfektionieren möchtest, solltest du die Implementierung einer Lösung für die Personalplanung für Veranstaltungen in Betracht ziehen. Rentman kann dir dabei helfen, die Verfügbarkeit aller Mitarbeiter über einen einfachen Kalender zu verwalten, Änderungen in letzter Minute zu berücksichtigen und Zeitpläne mit nur wenigen Klicks zu kommunizieren.
