À mesure que votre petite entreprise se développe, les défis logistiques grandissent également. Une question restera alors au cœur de vos préoccupations : comment assurer le suivi de votre inventaire.
Imaginons que vous dirigiez une entreprise de location de matériel vidéo. Les caméras, les éclairages et le matériel de son sont vos trésors – les outils qui donnent vie aux chefs-d'œuvre cinématographiques. En parallèle, vous gérez aussi tout un tas de petits objets non marqués, comme des câbles et du matériel en vrac.
Comment vous assurer que tous ces articles essentiels ne se perdent pas au fil de vos locations ? C'est ce que nous allons tenter de voir !
Poursuivez votre lecture pour découvrir comment suivre votre inventaire et savoir à tout moment où se trouvent vos équipements.
1. Qu’est-ce que le suivi des stocks ?
2. Pourquoi suivre vos stocks ?
3. Comment suivre vos stocks ?
4. Les meilleures méthodes de suivi d'inventaire pour les petites entreprises
5. Optez pour un logiciel de gestion des ressources
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de savoir de quoi parlons.
Qu’est-ce que le suivi des stocks ?
Le suivi des stocks fait partie de la gestion des stocks – mais ce sont deux choses différentes.
Le suivi des stocks est le processus de supervision de l'inventaire ou du stock de marchandises, de matériaux ou d'actifs de votre entreprise.
Il vous permet de tenir des registres précis de la quantité, de la localisation et de l'état de vos articles en stock et englobe une série d'activités, de l'identification des articles à la mise à jour des registres au fur et à mesure que les articles entrent en stock ou en sortent.
Vous l'aurez compris, le suivi des stocks est un élément essentiel pour assurer une gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement et de la réussite globale de l'entreprise. Maintenant, découvrons pourquoi.
Pourquoi suivre vos stocks ?
Un suivi efficace des stocks n’est pas seulement une bonne pratique pour les entreprises, c'est une nécessité. Voici pourquoi :
Prévision de la demande de stocks : la demande des clients est rarement statique. Elle peut fluctuer en raison de changements saisonniers, des tendances du secteur ou d’évènements inattendus (comme une pandémie). Le suivi des stocks vous permet d'ajuster vos niveaux de stock en fonction de ces fluctuations, garantissant ainsi que vous disposiez de suffisamment d'articles adaptés pour répondre à la demande des clients, sans surstockage ni sous-stockage.
- Contrôle des coûts : les stocks représentent une part importante des actifs d'une entreprise. Le maintien de stocks excédentaires immobilise des capitaux qui pourraient être utilisés pour d'autres investissements, tandis que la sous-estimation de vos besoins peut entraîner des commandes urgentes fréquentes et des coûts plus élevés. Le suivi des stocks vous aide à trouver un juste équilibre entre disposer de suffisamment de stocks pour répondre à la demande et minimiser les coûts de possession.
- Efficacité opérationnelle : des registres d'inventaire inexacts peuvent perturber divers aspects de vos opérations. Par exemple, cela peut amener votre équipe à planifier accidentellement des articles cassés ou non disponibles. Un suivi efficace des stocks garantit le bon déroulement des opérations en fournissant des informations en temps réel sur les niveaux de stock et les points de réapprovisionnement.
- Prévention des vols et pertes : grâce au suivi du matériel, vous gardez une trace de la localisation de vos équipements à tout moment et de manière constante. Si votre équipement n'arrive pas à temps ou est signalé comme perdu par l'un des membres de votre équipe, vous pourrez le retracer brièvement, garantissant ainsi la protection et l'intégrité financière des actifs.
- Satisfaction client : l'exécution précise et en temps opportun des commandes est cruciale pour maintenir la confiance et la fidélité de vos clients. Le suivi des stocks garantit que vous disposiez des bons articles lorsque les clients en ont besoin, évitant ainsi les ruptures de stock et les commandes en souffrance.
Bon, vous ne devriez désormais plus avoir de doutes sur la nécessité de suivre de près vos équipements. Alors quelle est la meilleure façon de suivre vos stocks ?
6 façons de suivre vos stocks
Les méthodes de suivi des stocks peuvent varier en fonction de la taille et de la complexité de votre entreprise. Voici quelques méthodes générales pour assurer le suivi de vos articles :
1. Code-barres et Technologie RFID : attribuez un code-barres unique ou une étiquette RFID (Radio-Frequency Identification) à chaque article en vrac. Les employé·e·s peuvent alors utiliser des scanners portatifs ou des appareils mobiles pour scanner rapidement les articles entrants et sortants, ce qui réduit le risque d'erreurs manuelles et rationalise les processus de suivi.
Investissement initial (en fonds, temps et efforts) : élevé
Efficacité : élevée
2. Audits physiques réguliers : effectuez régulièrement des audits d'inventaire physiques afin de réconcilier le comptage physique du matériel avec les données de votre système de gestion des stocks. Cela permet d'identifier les disparités et les vols, tout en garantissant l'exactitude des enregistrements.
Investissement initial : faible
Efficacité : faible
3. Alertes automatiques : créez des alertes automatiques pour les plannings de maintenance des équipements, les dates de retour et les niveaux de stock bas. Cela garantit le bon entretien du matériel et sa disponibilité pour la location en cas de besoin.
Investissement initial : élevé
Efficacité : élevée
4. Utilisation de QR Codes : les codes QR peuvent être apposés sur le matériel pour une numérisation facile avec un appareil mobile. Ces codes peuvent être directement liés aux informations de votre système de gestion des stocks, ce qui permet d'accéder rapidement et facilement aux détails de chaque équipement.
Investissement initial : moyen
Efficacité : élevée (mais uniquement pour les produits sérialisés)
5. Catégorisation et étiquetage : organisez vos stocks en catégories (par exemple, par type, taille ou emplacement) et étiquetez les étagères, les bacs ou les zones de stockage en conséquence. Cela permet au personnel de localiser et de retourner plus facilement le matériel.
Investissement initial : moyen
Efficacité : moyenne
6. Mise en place d'un grand livre d'inventaire : il s'agit d'un moyen accessible de suivre vos stocks, en particulier pour les petites et moyennes entreprises qui n'ont pas besoin de systèmes de gestion des stocks sophistiqués. En soi, un grand livre d'inventaire est un système de tenue de registres manuel ou numérique qui suit la quantité et le mouvement de vos articles en stock.
Investissement initial : faible
Efficacité : faible
Vous êtes vous-même propriétaire d'une petite entreprise ? La mise en place d’un grand livre d’inventaire n’est pas la seule chose à prendre en considération !
Les meilleures méthodes de suivi d'inventaire pour les petites entreprises
Pour les petites entreprises, un suivi efficace des stocks est à la fois essentiel et réalisable. La meilleure approche consiste souvent à combiner des stratégies pratiques adaptées aux besoins et aux contraintes propres à l'entreprise.
Voici un guide pas à pas sur la manière de suivre les stocks pour les petites entreprises :
- Commencez par mettre en œuvre un système de suivi des stocks basique, qui peut inclure la tenue méticuleuse d'une feuille de calcul ou d'un grand livre, comme décrit précédemment, pour enregistrer manuellement les transactions au sein de l'inventaire.
- Mettez régulièrement à jour ce registre afin d'en garantir l'exactitude et procédez à des audits physiques périodiques pour faire coïncider les niveaux de stock.
- Utilisez des systèmes simples de codes-barres et de QR codes pour rationaliser vos processus de suivi. Pour en savoir plus, consultez notre article sur les QR code vs. codes-barres .
- Envisagez de passer à un logiciel de gestion des stocks basé sur le cloud à mesure que votre entreprise se développe. Cela offre une certaine modularité, des informations en temps réel et des capacités d'automatisation, vous permettant ainsi d'optimiser les niveaux de stock, de contrôler les coûts et de fournir un meilleur service client.
En mettant progressivement en œuvre ces stratégies, vous saurez à tout moment où se trouve votre matériel. De cette façon, votre petite entreprise pourra trouver un équilibre entre une gestion efficace des stocks et une bonne rentabilité.
La clé pour un suivi des stocks réussi réside dans l'adaptabilité et les efforts constants d'amélioration. Commencez donc par des méthodes simples et rentables.
À mesure que votre entreprise se développe, envisagez la possibilité d'adopter des solutions de suivi des stocks plus avancées !
Optez pour un logiciel de gestion des ressources
Alors, économisez de l'argent et évitez les mauvaises surprises. Avec un logiciel de gestion des ressources incluant des systèmes RFID, vous pouvez suivre en temps réel les mouvements de votre matériel entre les différents sites, les personnes ou les équipes.
Rentman propose une solution complète de gestion et de suivi de votre matériel de location : suivez, optimisez et contrôlez tous vos articles.
