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Effetti del Covid-19 sul settore degli eventi live

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Una delle poche cose certe di questo 2020 è che nessuno di noi ha mai passato un anno simile al 2020. Abbiamo visto e sentito di tutte le difficoltà che tante attività del nostro settore stanno fronteggiando in questo periodo.

In qualità di fornitori di software per il settore degli eventi live, abbiamo sperimentato in prima persona l’impatto del Covid-19 sul nostro settore. Servendo più di 50.000 utenti in oltre 70 paesi, i nostri dati e le conversazioni giornaliere avute con i nostri utenti ci hanno permesso di farci un’idea sull’impatto globale provocato sulle attività di questo settore. Qual è stata la reazione iniziale delle aziende del settore? In quanti sono riusciti a rimanere a galla? Ci saranno effetti duraturi per le aziende dopo il ritorno alla normalità?

Vogliamo condividere con voi alcuni dei trend osservati globalmente e cosa ci aspettiamo per il 2021. I trend condivisi in questo articolo si basano su indicatori di attività nel nostro software come la creazione di bolle, preventivi e fatture, e la pianificazione del personale.

Nota: non abbiamo accesso a dati relativi ai singoli account o utenti, ma solo ai valori medi di attività nel software.

 
Grafico che mostra l'impatto del Covid-19 sull'attività dei fornitori di eventi in Rentman.
Grafico che mostra l'impatto del Covid-19 sull'attività dei fornitori di eventi in Rentman. Da sx a dx: Personale pianificato / Fatture create / Preventivi creati / Progetti creati / Bolle create

Prima ondata – L’intero settore in shock

La prima ondata del Covid-19 è stata un duro colpo per molte aziende. Quando sono state introdotte le prime restrizioni a Marzo, il livello di attività nel nostro software è immediatamente calato a circa due terzi del livello normale. Venivano però ancora generati tanti preventivi, indice che molte aziende erano ancora convinte che le restrizioni sarebbero state un problema temporaneo.

Questa prospettiva è cambiata verso Aprile. Con poche certezze sul futuro e molta confusione sul sostegno del governo, molte aziende si sono trovate costrette a sospendere i propri abbonamenti, nella maggior parte dei casi a causa della bancarotta. Tra le aziende che sono riuscite a tenersi in piedi, molte hanno ridotto il numero di licenze a causa della riduzione del personale.

 

Alla ricerca di nuove fonti di reddito

Man mano che proseguiva la prima ondata e molti paesi entravano nel loro primo lockdown, ci aspettavamo un ulteriore calo nell'utilizzo di Rentman. Invece, abbiamo notato che alcune attività, come la creazione di liste di materiale o di moduli di chiamata del personale, stavano tornando lentamente a crescere. Abbiamo scoperto che alcuni dei nostri clienti avevano cominciato a direzionare i propri sforzi verso nuove fonti di reddito, addentrandosi in attività come eventi in streaming, servizi di broadcasting e installazioni. Con metà della popolazione costretta a lavorare da casa, la domanda di questi servizi aveva iniziato a crescere rapidamente. Molti dei nostri clienti si sono ingegnati al punto da trovare soluzioni ancora più innovative, orientate a fornire aiuto al settore sanitario e ai lavoratori in smart-working.

Stagekings
Invece di costruire strutture per eventi, Stagekings ha dedicato le proprie risorse alla costruzione di scrivanie per lo smart-working. Tabitha e Jeremy Fleming con il direttore di produzione Mick Jessop - Foto di Stagekings

Progetti in scala ridotta

Questo cambiamento nei flussi di reddito e le restrizioni sui grandi eventi hanno portato poi a un cambiamento nelle tipologie di progetti pianificati. Invece di realizzare grandi eventi in più giorni, i nostri utenti hanno cominciato a lavorare sempre più su eventi minori, con meno materiale e personale pianificati.

 

 

Seconda ondata - Resilienza del settore

La prima ondata ci ha mostrato quanto velocemente il settore degli eventi possa globalmente e improvvisamente arrestarsi. Ci è voluto un po', ma durante i mesi estivi il lavoro e la fiducia hanno iniziato a riprendersi lentamente. Il numero di documenti di trasporto, moduli di chiamata, preventivi e fatture creati è stato tre volte superiore rispetto ad aprile.

Settembre è stato il mese più produttivo per i nostri utenti sin dall'introduzione delle restrizioni Covid-19 in primavera. Una maggiore conoscenza del virus, modalità di lavoro più sicure e meno restrizioni governative hanno contribuito a far crescere le attività di pianificazione.

L'Europa è entrata nel suo secondo periodo di lockdown a ottobre. Questo si è tradotto subito nella diminuzione delle attività nel software. Tuttavia, il calo questa volta è stato molto meno drastico di quello che avevamo visto nella prima ondata. La maggiore consapevolezza delle modalità di diffusione del virus ha infatti consentito ai nostri utenti di realizzare eventi in scala ridotta anche durante i periodi di lockdown parziale. Nonostante la maggior parte delle aziende non abbia realizzato un profitto, questi progetti sono stati cruciali per restare a galla.

 

Il fondamentale ruolo del governo per la stabilità del mercato

Uno dei fattori di differenziazione più determinanti nell’impatto del COVID-19 sulle aziende di diversi paesi è stata la reazione al virus dei governi locali. Nei paesi con maggiore incertezza sul sostegno del governo, abbiamo assistito a un maggior numero di sospensioni dell’abbonamento.

Dei 70 paesi che serviamo, la Germania ha mostrato il quadro più stabile. In questo paese, molte aziende sono riuscite a sopravvivere grazie a un supporto continuo e sostanziale da parte del governo. Durante i primi mesi della pandemia, infatti, la Germania ha annunciato uno stanziamento di 550 miliardi di euro per aziende e lavoratori, incluso il settore dello spettacolo e della cultura. Questo piano economico è stato il più importante in Germania dai tempi del dopoguerra, e uno dei sostegni più rilevanti in tutta Europa durante la pandemia.

Di conseguenza, anche in Rentman il mercato tedesco è stato quello che ha mostrato meno segni di cedimento sia in termini di attività nel software, che nel numero di sospensioni delle licenze. Ciò mostra tutta l’importanza di una reazione rapida dei governi locali nel fornire supporto finanziario e prospettive alle imprese del settore. Importanza rivendicata in tutto il mondo in questi mesi con diverse iniziative promosse dai professionisti del settore in tutto il mondo con la finalità di ricevere maggiore sostegno. Una richiesta che abbiamo supportato anche noi e alla quale abbiamo partecipato attivamente.

 

 

I lavoratori dello spettacolo sono stati i più colpiti

Non c'è dubbio che il Covid-19 avrà un impatto duraturo sul settore. Nonostante ci faccia piacere vedere che molte aziende siano ancora attive e al lavoro, purtroppo non si può dire lo stesso per molti dipendenti e liberi professionisti. Tanti professionisti del settore stanno riscontrando serie difficoltà nel trovare lavoro. Alcuni sono stati costretti a passare a un altro campo per mantenere le entrate, un processo che in Italia è stato facilitato da importanti iniziative come Chiamate Noi.

Questa situazione si rispecchia anche nelle nostre cifre. La quantità di personale pianificato in Rentman è ancora adesso solo al 25% dei livelli pre-pandemia. Come abbiamo visto, a causa delle costanti restrizioni sugli eventi, le aziende lavorano su eventi di portata minore, che non richiedono grandi quantità di personale tecnico.

 

 

Il periodo di inattività non è stato sprecato

Fortunatamente, c'è stata un po' di luce anche in questi tempi bui. In questi mesi, abbiamo assistito alla crescita di alcuni trend positivi per il futuro del nostro settore. Oltre a esplorare il mondo degli eventi in streaming, alcune aziende hanno iniziato a investire nei propri processi organizzativi, avviando progetti di digitalizzazione e di apprendimento di nuovi strumenti.

 

L’uso di strumenti in Cloud

Con l’arrivo del Covid-19, lo smart working è diventata la nuova realtà lavorativa. Lavorare in Cloud è diventato inevitabile per molti team per poter collaborare in maniera più efficiente da lontano.

In questa situazione, molte aziende hanno colto l’opportunità per digitalizzarsi una volta per tutte, sperimentando nuove soluzioni software in cloud. In particolare, le aziende più grandi (più di 20 dipendenti), che in genere hanno lunghi processi di approvvigionamento e implementazione, hanno dedicato questo periodo alla modernizzazione dei propri processi aziendali e all’aggiornamento digitale del proprio inventario, adottando soluzioni come Rentman.

 

L’ottimizzazione dei processi lavorativi

Anche tra i nostri clienti esistenti non è mancata l’iniziativa di sfruttare questo periodo per prepararsi a tempi migliori. Molte aziende ne hanno approfittato per migliorare i propri flussi di lavoro e aggiornare le proprie conoscenze su Rentman. Lo abbiamo visto con i nostri Webinar di Formazione Rentman a marzo e ad agosto, con un’affluenza di centinaia di persone. Lo abbiamo notato anche nell’aumento dell’uso della funzione dei numeri seriali in Rentman. Molti dei nostri clienti hanno infatti iniziato a serializzare il proprio materiale per poterlo tracciare più nel dettaglio e ottenere in futuro un quadro più accurato sull’uso che ne fanno.

Abbiamo notato un trend simile anche nella pianificazione delle risorse, un processo tipicamente laborioso, che in molti casi comporta un continuo botta e risposta di telefonate, email e messaggi su Whatsapp. Durante la seconda ondata, abbiamo visto diminuire il numero di progetti in Rentman, mentre c’è stato un aumento relativo nel numero di membri del personale pianificati. Questa differenza sembra essere spiegata dal fatto che più utenti hanno cominciato a utilizzare la pianificazione delle risorse in Rentman.

L’aumento relativo della pianificazione del personale rispetto ad altre attività è dovuto al fatto che più aziende hanno iniziato a utilizzare gli strumenti di pianificazione delle risorse di Rentman durante i periodi di inattività.
L’aumento relativo della pianificazione del personale rispetto ad altre attività è dovuto al fatto che più aziende hanno iniziato a utilizzare gli strumenti di pianificazione delle risorse di Rentman durante i periodi di inattività. Da sx a dx: Personale pianificato / Fatture create / Preventivi creati/ Progetti creati / Bolle create

Che cosa possiamo aspettarci dal 2021

 

Maggiore organizzazione nei processi di lavoro

Il tempo a disposizione è stato a lungo il principale fattore limitante per le aziende intenzionate a snellire determinati processi aziendali. Come abbiamo già accennato, a causa della chiusura forzata nel 2020 tante aziende hanno investito più tempo nell’ottimizzazione di questi processi. Che si sia trattato di implementare una nuova soluzione software o di automatizzare i processi esistenti, le aziende che hanno avviato queste iniziative saranno più preparate ad affrontare la stagione intensa a cui ci aspettiamo di assistere una volta che gli eventi saranno tornati a pieno regime.

 

Maggiore equilibrio nel mercato

Prima del Covid-19, il nostro mercato era saturo di prestatori di servizi. Di conseguenza, i prezzi erano sempre più competitivi, in molti casi, purtroppo, a scapito della qualità del lavoro. A causa del fallimento di molte aziende e delle riduzioni del personale, ci aspettiamo un ricambio tale da favorire un mercato più equilibrato, con prezzi più consoni all’offerta, maggiori profitti, e maggiore qualità del servizio offerto.

 

Maggiore importanza della qualità del personale

Abbiamo accennato in precedenza che la quantità di personale pianificato è ancora attualmente solo una frazione di quello che era prima della crisi. Molti lavoratori hanno lasciato la propria azienda a causa della riduzione forzata del personale, o semplicemente per la mancanza di lavoro, mettendo le proprie competenze al servizio di altri settori. Il carattere distintivo di un’azienda risiede nel personale che ne fa parte. Riuscire ad attrarre e trattenere una forza lavoro di qualità in futuro diventerà nel 2021 probabilmente più difficile e più determinante.

 

Maggiore fiducia in esperimenti e vaccini

Ad agosto, il cantante pop tedesco Tim Bendzko ha tenuto una performance in un locale con circa 1400 persone. Questo spettacolo faceva parte di uno studio di ricercatori chiamato Restart 19, e ha contribuito a mappare i rischi del Covid-19 in occasione di grandi eventi indoor. Anche qui in Olanda ci si sta preparando a ospitare “eventi pilota” per studiare il modo più sicuro per consentire il ritorno dei grandi eventi. Ad esempio, uno di questi esperimenti contempla l’uso di test rapidi prima di consentire l’accesso all’evento.

Inoltre, questo periodo a cavallo tra il 2020 e il 2021 ha fatto intravedere un po’ di luce in fondo al tunnel con l’annuncio e l’inizio di vari piani di vaccinazione contro il Covid-19 in tutto il mondo. Con l’avvio delle vaccinazioni e l’impegno dedicato a trovare soluzioni per riavviare l’industria degli eventi, ci aspettiamo che il 2021 ci darà più risorse e maggiore sicurezza per ricominciare con i grandi eventi.

 

Continuare a lottare per la visibilità del settore

Abbiamo visto come nei paesi con un maggiore sostegno governativo l’industria si sia dimostrata più stabile. È quindi importante continuare a prendere iniziative che enfitizzano l'importanza del settore e ne aumentino la visibilità.

Rentman ha svolto e continua a svolgere un ruolo importante nel riunire aziende in tutto il mondo per questa causa. Siamo un forte sostenitore delle iniziative della VTTE (l’associazione dei fornitori tecnici di eventi nei Paesi Bassi). Scopri a quali iniziative o organizzazioni puoi aderire per aiutare il nostro settore. Insieme siamo più forti.

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