À l’occasion de notre toute première Expert Session en français, nous avons accueilli deux professionnels chevronnés du secteur audiovisuel: Benjamin Blanc, directeur de VSS, et Freddy Claverie, directeur des opérations chez Aucop. Ensemble, ils ont discuté des défis de la communication interne dans notre secteur, ainsi que des solutions concrètes mises en place pour y remédier.
Travaillant dans des environnements exigeants et en constante évolution, nos deux intervenants savent mieux que quiconque qu’une mauvaise communication peut retarder les productions, générer des coûts supplémentaires et créer un stress évitable.
Au cours de la discussion, ils ont identifié cinq problèmes récurrents auxquels ils ont souvent été confrontés, ainsi que les solutions qu’ils ont mises en place avec leurs équipes pour les surmonter.
Défi 1 : Les informations clés n’arrivent pas jusqu’aux équipes terrain
« Un brief commence sur un post-it et ne va nulle part. » – Freddy Claverie
Solution : Désigner un point de contact clair
Pour combler le fossé entre planification et exécution, VSS comme Aucop désignent systématiquement un référent ou chef de chantier pour chaque projet. Cette personne, parfaitement informée, est chargée de transmettre les bonnes informations,aux bonnes personnes et au bon moment sur le terrain. Ainsi, le partage d’informations entre les équipes “bureau” et “terrain” devient plus fluide.
Défi 2 : Trop d’outils de communication créent de la confusion
« WhatsApp, emails, appels, Slack… avec autant de canaux, on finit toujours par rater quelque chose. » – Benjamin Blanc
Solution : Utiliser une seule source d’information fiable
Les deux entreprises s’appuient sur Rentman comme d’une plateforme centrale pour coordonner leurs projets. Toutes les informations essentielles — plannings, documents, notes, mises à jour — y sont centralisées, ce qui permet d’éviter les contradictions et d’assurer une communication cohérente. Si une information n’est pas dans Rentman, elle n’est tout simplement pas prise en compte.
Défi 3 : Les documents de projet ne sont pas lus
« On envoie des roadbooks, mais on reçoit toujours les mêmes questions : “Où est le point de rendez-vous ? Où est-ce qu’on mange?”» – Benjamin Blanc
Solution : Clarifier et résumer les informations essentielles
Pour améliorer la lisibilité des consignes, Benjamin ajoute une section FAQ à la fin de chaque fiche de service et met en évidence les horaires clés et la logistique directement dans le corps des emails. Cela évite les malentendus et réduit les appels de dernière minute.
Défi 4 : Les malentendus entraînent des changements coûteux de dernière minute
« Un client a communiqué une mauvaise heure de déchargement, et toute l’équipe est arrivée en retard. On a frôlé la catastrophe. » – Freddy Claverie
Solution : Officialiser chaque changement pour assurer transparence et traçabilité
Chez Aucop comme chez VSS, une consigne ou un changement n’est considéré comme valide que lorsqu’il est officiellement consigné dans le fichier projet. Cette méthode évite les erreurs liées aux messages informels et garantit une communication traçable et cohérente entre toutes les parties prenantes.
Défi 5 : La préproduction prend trop de temps et d’énergie
« La phase de préparation est celle où l’on perd le plus de temps : entre les devis, la planification des équipes et la logistique. » – Benjamin Blanc
Solution : Standardiser les processus et utiliser les champs personnalisés dans Rentman
Benjamin a mis en place des champs personnalisés dans Rentman pour renseigner, par exemple, les lieux de rendez-vous, les coordonnées des chauffeurs, les tâches attribuées ou encore des notes techniques. Ces petits ajustements ont permis de fluidifier la préproduction et d’améliorer la visibilité des informations pour toutes les équipes.
En conclusion
La communication interne n’est peut-être pas l’aspect le plus visible d’une production audiovisuelle, mais elle en est l’un des plus décisifs. Des malentendus et des informations manquées peut entraîner des retards, du travail en double ou des surcoûts.
Comme l’ont démontré nos intervenants, ces problèmes peuvent être évités grâce à des outils adaptés, une organisation claire et des pratiques rigoureuses.
Recommandations clés :
- Désigner un référent terrain dédié pour garantir l’alignement entre les équipes bureaux et les équipes terrain.
- Consolidez toutes vos informations dans un outil central, véritable source unique de vérité pour vos équipes.
- Standardiser vos processus et la structure de vos projets pour éviter toute ambiguïté
En investissant dans une communication structurée et transparente, les équipes audiovisuelles peuvent livrer des prestations plus fluides, plus rentables et nettement moins stressantes.
Et pour celles et ceux qui ont manqué la session en direct, l’enregistrement “Repenser la communication : Surmonter les problèmes récurrents en équipe." est désormais disponible sur YouTube.