Personalplanungssoftware für die Veranstaltungsbranche

Personalplanungssoftware für die Veranstaltungsbranche

Eine der größten Herausforderungen bei der Personalplanung für Events besteht darin, mit deiner Crew in Kontakt zu bleiben. Verbringst du viel Zeit damit, Verfügbarkeiten zu ermitteln und die richtigen Informationen an deine Mitarbeiter zu senden?

Mit Rentman kannst du bis zu 70% der Zeit einsparen, die du für die Personalplanung von Veranstaltungen aufwendest und die gesamte Kommunikation mit deiner Crew von einem Ort aus verwalten.

  • Überwache jeden Schritt deiner Planung
  • Verhindere Fehlkommunikationen mit deiner Crew
  • Automatisiere zeitaufwendige Aufgaben
Crew Planning hero-DE

Jeder hat jederzeit Zugriff auf relevante Informationen. Mit allen Informationen an einem Ort haben wir mehr Kontrolle und können viel effizienter arbeiten.

Addie van den Berg Inhaber von Ocean Entertainment

Invite Crew-DE

Optimiere die Kommunikation mit Mitarbeitern und Freiberuflern

Verabschiede dich von Hunderten von Telefonaten und manuellen E-mails. Deine Mitarbeiter und Freelancer haben Zugriff auf kostenlose Accounts, mit denen sie Zeitpläne einsehen können, sowie Aufgaben, Dateien und Nachrichten verwalten können. Deine gesamte Kommunikation kann von Rentman aus gesendet und verwaltet werden.

  • Kommuniziere mit deinen Mitarbeitern in der mobilen Rentman App.
  • Synchronisiere Zeitpläne mit Google-, Microsoft- und Apple-Kalenderns
  • Sende E-Mails und drucke Callsheets
  • Verwalte Benutzerrollen und weise die entsprechenden Rechte zu, um festzulegen, wer auf bestimmte Dateien zugreifen kann
Stay on top of last-minute changes-DE

Bleibe über Änderungen in letzter Minute auf dem Laufenden

Egal, ob sich der Standort ändert, die Startzeit verschoben wird oder jeder einen Anzug tragen muss – mit Rentman verwaltest du Änderungen in letzter Minute problemlos.

  • Rentman verfolgt, wer von Änderungen betroffen ist und lässt dich wissen, wer darüber noch informiert werden muss
  • Kommuniziere nur relevante, neue oder akutalisierte Informationen
Always know who is available-DE

Immer wissen, wer verfügbar ist

Bei der Personalplanung für Veranstaltungen wird viel Zeit darauf verwendet einen Überblick zu behalten, welche Mitarbeiter und Freelancer für einen Job verfügbar sind. Es kann zeitaufwändig sein, mehrere Kommunikationskanäle wie E-Mails, Telefonate oder Whatsapp zu verwalten.

Mit Rentman kommunizierst du du mit deiner Crew von einem Ort aus:

  • Gib deinen Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Verfügbarkeiten proaktiv zu kommunizieren
  • Sende (Massen-)Einladungen an ausgewähltes Personal
  • Verwende In-App-Benachrichtigungen für Job-Einladungen und lasse Antworten zu den Einladungen über die App zu
Collaborate with multiple people -DE

Arbeite mit mehreren Personen an der selben Planung

Wenn mehrere Personen am Planungsprozess beteiligt sind, können Änderungen, die an einem Projekt vorgenommen werden leicht übersehen werden. Rentman verfolgt alle Projektaktualisierungen, sodass du immer weißt, ob Zeitpläne angepasst, zusätzliches Personal hinzugefügt oder Stornierungen vorgenommen wurden.

Dies bringt Klarheit in deine Arbeit und stellt sicher, dass sowohl Planer als auch Accountmanager den aktuellen Projektstatus leicht einsehen können.

  • Sieh alle Änderungen an einem Zeitplans ein
  • Wähle, wie du mit deinem Team kommunizieren möchtest, wenn sich Zeitpläne ändern oder ein Projekt storniert wird
  • Lasse dir eine vollständige Historie aller Änderungen anzeigen
Überblick geleisteter Arbeitsstunden

Behalte geleistete Arbeitsstunden im Auge

In der Veranstaltungsbranche können Schichten sehr unregelmäßig sein und abhängig von der Veranstaltung kann es schwierig sein, den Feierabend Voraus zu bestimmen.

Mit der Stundenerfassung von Rentman kannst du geleistete Arbeitsstunden leicht verfolgen und sicherstellen, dass deine Mitarbeiter entsprechend bezahlt werden.

  • Mit der Rentman-App ein- und auschecken
  • Stelle sicher, dass Überstunden entsprechend erfasst werden
  • Erhalte Einblicke in geplante und geleistete Arbeitsstunden
Keep your business afloat -DE

Beobachte Gewinnspannen und halte so dein Geschäft am Laufen

Projekte und damit die Anzahl an geleisteten Arbeitsstunden können sich in dieser Branche leicht ändern. Mit Rentman kannst du geplante Personalkosten mit den tatsächlichen Kosten vergleichen. Auf diese Weise hast du einen vollständigen Überblick über Gewinne und Verluste.

  • Prüfe, ob Personalkosten dem Angebotspreis entsprechen
  • Lege für bestimmte Aufträge abweichende Tarife und Preisvereinbarungen fest
  • Berechne Überstunden in der Nachkalkulation
incoming labor invoices-DE

Eingehende Arbeitsrechnungen bearbeiten

Verfolge welche Freiberufler dir bereits eine Rechnung für welche Jobs geschickt haben und ob der Betrag darauf korrekt ist. Bringe deine Buchhaltung vor Quartalsende in Ordnung.

  • Verfolge Rechnungsreferenzen für in Rechnung gestellte Jobs
  • Stelle sicher, dass ein Job nicht doppelt in Rechnung gestellt wird
  • Verschaffe dir einen Überblick über Rechnungen, die noch ausstehen
Travel times-DE

Fahrtzeiten erfassen

Die angegebenen Zeiten beinhalten in der Regel keine Fahrtzeiten. Auch wenn die Fahrtzeiten pro Person und pro Projekt unterschiedlich sind, kannst du sie mit Rentman leicht erfassen und entsprechend berücksichtigen.

  • Gib pro Funktion an, ob Fahrtzeiten anfallen oder ob deine Mitarbeiter bereits for Ort sind
  • Berechne Fahrtzeiten automatisch mit Google Maps
  • Plane Fahrzeuge und weise ihnen Fahrer zu
Freelancer Database-DE

Freelancer-Datenbank

Mit Rentman hast du alle benötigten Informationen über deine (externen) Mitarbeiter in einem System, sodass du entscheiden kannst, wer am Besten für einen Job geeignet ist.

  • Registriere Tarife und Funktionen
  • Finde den richtigen Spezialisten für einen Job, indem du nach einem bestimmten Tags filterst
  • Mache dir Notizen und führe Protokoll über erbrachte Leistungen
  • Bewahre Dokumente auf, die oft von Kunden angefordert werden (Kopie des Reisepasses, Führungszeugnis, Zertifikate)
  • Behalte den Überblick über vorherige Aufträge, Kommunikation und geleistete Arbeitsstunden
Synchonize in one system-DE

Synchronisiere Planungen und Angebote in einem System

Mit Rentman kannst du ganz einfach eine Planung auf Basis eines Angebots erstellen. Informationen wie Zeitpläne oder Tarife müssen nur einmal in das System eingegeben werden.

  • Erstelle Angebote basierend auf der Jobdauer und gib die genauen Zeiten später an
  • Fordere den entsprechnden Preis basierend auf dem Stunden- oder Tagessatz oder Festpreisen
  • Erstelle Vorlagen für häufig verwendete Jobtypen, Zeitrahmen und Verkaufstexte
Plan invisible-DE

Verbirg deine Zeitpläne vorübergehend vor deinem Personal

Manchmal muss man ein wenig herumprobieren, um die beste Planung zu finden. In Rentman kannst du einen Entwurf erstellen und Funktionen verschieben, ohne die Planung für deine Mitarbeiter sichtbar zu machen.

Wenn du fertig bist, kannst du den Zeitplan sichtbar machen und teilen.

  • Erstelle einen Planungsentwurf, der für deine Crew nicht sichtbar ist
  • Wähle, was dein Personal in Planungen sehen kann
  • Veröffentliche die Planung für einzelne Funktionen, für ein vollständiges Projekt oder einen bestimmten Zeitraum
Location Details bigger-DE

Überblick über Veranstaltungsorte behalten

Jeder Veranstaltungsort ist anders. Du musst in der Lage sein, deinen Mitarbeitern alle wichtigen Infos darüber zu geben, was sie erwartet und sicherstellen, dass sie im Vorfeld die richtigen Anweisungen erhalten.

Sammele alle relevanten Informationen zu einem Veranstaltungsort in Rentman.

  • Kontaktdaten speichern
  • Standortdetails angeben
  • Halte deine Mitarbeiter unterwegs über die Rentman-App auf dem Laufenden

Die Plattform, die dein Team zusammenbringt

Mehrere Ansichten ermöglichen es Planern, jeden Schritt des Planungsprozesses zu überwachen. Sieh Verfügbarkeiten ein, filter deine Crew basierend auf erforderlichen Fähigkeiten oder Fachkenntnissen und weise geeignete Mitarbeiter den entsprechenden Jobfunktionen zu.

  • Filter nach Projekten, an denen noch etwas gemacht werden muss
  • Zeige alle geplanten Jobs in einer Zeitleiste an
  • Filter Mitarbeiter nach Fähigkeiten oder Zertifikaten
  • Verfolge Fähigkeiten und vorherige Jobs von Mitarbeitern & Freiberuflern
  • Wähle, wie du mit deiner Crew kommunizieren möchtest
  • Drag-and-Drop Mitarbeiter zwischen Funktionen
  • Arbeite mit mehreren Planern am selben Zeitplan
  • Verbirg Planungen vorübergehend vor deinem Personal
Planners-DE (1)

Mit der mobilen Rentman App können Mitarbeiter und Freelancer unterwegs einfach auf Jobeinladungen antworten und über Kalenderaktualisierungen und Planungsänderungen auf dem Laufenden bleiben.

  • Synchronisiere deinen Rentman-Kalender mit deinem persönlichen Kalender
  • Mit der Rentman-App ein- und auschecken
  • Gib Verfügbarkeiten an und reagiere auf Einladungen
  • Überprüfe Standortdetails und Arbeitsanweisungen mit der App
  • Kombiniere mehrere Rentman-Accounts in einer App
  • Erhalte Benachrichtungen (App, Email) über wichtige Planungsänderungen
  • Sieh Kontaktdaten von anderen Mitarbeitern im Job an
Download the app-DE 2 (2)

Accountmanagers haben flexible Optionen, um Angebote zu erstellen. Erhalte eine Benachrichtigung, wenn das Angebot fällig ist, und sieh dir eine Liste von Angeboten an, die weiterverfolgt werden sollten.

  • Erstelle Angebote und verwandel diese in eine Planung
  • Füge die Option für digitale Unterschriften zu Angeboten hinzu und erhalte eine Benachrichtigung bei Bestätigung
  • Kopiere Ressourcen aus früheren Jobs und füge sie ein
  • Verwende bereits Planungsvorlagen, um deine Planung zu beschleunigen
  • Automatische Berechnung der Margen
  • Erhalte eine Benachrichtigung, wenn ein Angebot abläuft
  • CRM und Aufgabenverwaltung
Financials-DE (1)

Wenn du für die Buchhaltung oder Finanzen verantwortlich bist, kannst du erhaltene Rechnungen von Freelancern mit geleisteter Arbeit abgleichen. Wähle dein bevorzugtes Format beim Exportieren von Rechnungen.

  • Verwalte eingehende Arbeitsrechnungen
  • Verbinde Rentman über unsere API mit deiner Buchhaltungssoftware
  • Integration mit Exact Online oder Xero
  • Erhalte einen Überblick über anstehende Rechnungen
Accounting & Finance-DE (1)

Warum du Rentman für deine Personalplanung verwenden solltest

Gratis starten
  • Wir verstehen dein Geschäft – gemacht für deine Branche

    Da wir uns nicht nur auf die Planung von Veranstaltungspersonal, sondern auch auf die Materialplanung für Veranstaltungsunternehmen spezialisiert haben, kennen wir alle Einzelheiten der Branche. Wir wissen, was schief gehen kann und worauf es bei der Einsatzplanung deiner Mitarbeiter für Veranstaltungen ankommt.

  • Verwalte die komplette Kommunikationen mit deinen Mitarbeitern von einer Platform aus

    Anstatt mehrere Plattformen für die Kommunikation mit deinen Mitarbeitern zu nutzen, benötigst du nur noch eine. Arbeitszeiten, Terminänderungen, Absagen oder zusätzliche Informationen können einfach von Rentman aus kommuniziert werden.

  • Verhindere Fehlkommunikation

    Durch die Einsicht in alle Änderungen, die von den am Planungsprozess beteiligten Personen vorgenommen wurden, kannst du sicher sein, dass du immer auf dem Laufenden bist, wenn sich etwas ändert.

Weitere Personalplanungs-Features

Verschiebe komplette Zeitpläne auf ein neues Datum
Du kannst die gesamte Planung auf ein paar Tage später verschieben, ohne jede einzelne Funktion verschieben zu müssen.
Definiere deine eigenen Felder
Lege fest, was du zusätzlich über dein Personal registrieren möchtest und gruppiere diese Felder in logische Abschnitte.
Pause zwischen den Schichten
Verwende die Zeitleistenansicht, um zu sehen, ob zwischen den Schichten genügend Ruhezeit liegt.
Dynamischer Zeitplan
Definiere alle relevanten Ereignisse in einem Projekt selbst.
Tourneen und größere Projekte
Teile größere Projekte in Bühenn oder Veranstaltungsorte auf, oder arbeite bei größeren Touren mit Subprojekten.
Stündliche Backups
Setze deine komplette Planung direkt auf den Stand von vor einer Stunde zurück.
Ressourcen kopieren und einfügen
Wenn du Peronal- oder Tranportfunktionen wiederverwenden möchtest, kannst du sie kopieren und einfügen, um Zeit zu sparen.
Berichte und Statistiken
Sieh, wen du am meisten geplant hast und bei welchen Projekten du die größte Gewinnspanne hast.
Integration mit anderen Tools
Exportiere deine Rechnungen im DATEV-Format oder erstellen deine eigene Integration mit unserer API.

Mehr Ressourcen

Produktupdates
Bei Rentman bemühen wir uns, unsere Software kontinuierlich zu verbessern und neue Funktionen hinzuzufügen. Finde heraus, welche neuen Funktionen es im Personalplaner gibt!
Webinare
Nimm an unseren Webinaren teil, um deine Personalplanung für Veranstaltungen zu optimieren. Oder sieh dir unsere vorab aufgezeichneten Videos an, um zu sehen, wie Rentman dir helfen kann, effizienter zu arbeiten.
Rentman Blog
Erfahre in unseren Blogbeiträgen, was sich in der Veranstaltungsbranche und bei Rentman getan hat.

Verwalte die gesamte Kommunikation mit deinem Personal von einer einzigen Plattform aus