Ten presente la cantidad de equipos que tienes en existencias, administra el inventario en múltiples localizaciones y comunícate con tu personal de manera más eficiente.
Con Rentman estamos ahorrando probablemente entre un 30 y un 40 % de nuestro tiempo que ahora podemos invertir en áreas de valor agregado que nos ayudan a ofrecer eventos de mayor calidad.
Desde la primera llamada con tu cliente hasta la creación de un presupuesto, la planificación del equipo, la planificación de la personal, el embalaje del equipo y el registro de las horas trabajadas después del evento: Rentman te permite gestionar todos los pasos de un evento exitoso en un flujo racionalizado.
Muchas personas diferentes, como gerentes de cuentas, planificadores de equipos, planificadores de personal y personal de almacén, están involucradas en la planificación y ejecución de la producción de eventos. Rentman optimiza el flujo de información para todo tu personal, con vistas, filtros y agrupaciones personalizables, para que todos puedan concentrarse en su trabajo.
Rentman hace que sea más fácil ver qué acciones aún necesitas para mantener cada proyecto en marcha. Con los iconos de estado, podrás ver inmediatamente qué proyectos tienen carencias sin resolver, cotizaciones sin confirmar, facturas pendientes, tareas de personal pendientes o cualquier otra tarea abierta.
Desde pasajeros, planos de planta, esquemas de distribución de energía y permisos de estacionamiento: generalmente se necesitan muchos archivos para una producción exitosa. Con la administración de archivos en Rentman, todos pueden cargar y distribuir archivos para asegurarse de que todos tengan acceso a la información que necesitan.
Cuando hay varias personas implicadas en la planificación, es posible que no quieras que todas ellas accedan a la misma información. Con los permisos detallados de los usuarios, tienes el control de la información que puede ver cada uno de ellos.
Siempre habrá cambios, por lo que hemos creado un sistema que te ayuda a ser flexible de forma eficiente. Con horarios de tiempo central, solamente necesitas hacer cambios en un lugar y actualizará automáticamente cualquier planificación de personal o equipo vinculado a él.
El equipo que necesitas para producciones audiovisuales y de eventos no siempre está en tu inventario. Reserva equipos para los proyectos correctos y gestiona la escasez con alternativas o subalquileres. Rentman hace que subalquilar sea más eficiente, combinando la escasez de todos los proyectos en una sola vista y convirtiéndolas fácilmente en solicitudes de subalquiler.
Realiza un seguimiento de los costos y los ingresos de tus equipos, personal, transporte, gastos únicos y seguros. En cada paso de tu proyecto, verás los costos estimados inicialmente, lo que planeaste y cuanto gastaste al final.
Las opciones flexibles de precios y descuentos te ayudan a calcular los precios correctos para tus servicios. Cuando acuerdas un precio fijo con un cliente, puedes fijar el precio del proyecto. Cualquier cargo adicional se calculará automáticamente como descuentos y tú decides si cobras extras.
Las producciones a menudo tienen configuraciones similares. Moldea tus actividades recurrentes en plantillas de planificación para que puedas repetir tus configuraciones ganadoras y minimizar el trabajo manual.
Estás vendiendo una experiencia a tus clientes. Así que sorpréndelos con tu cotización, agregando imágenes y creando diseños únicos. Mejora tus cotizaciones con imágenes para darle a tu cliente una vista previa de lo que puede esperar.
Configura tu forma preferida de facturación y elige la mejor opción para cada proyecto. Divide las facturas de eventos más grandes en varias partes. Realiza un seguimiento de lo que ya se ha facturado y qué facturas deben enviarse.
Con tantas actividades para cada producción, es fácil perder de vista los números. Es por eso que Rentman aporta algo de organización al desorden. Divide y categoriza tus proyectos para ver qué servicios generan más dinero y dónde está el potencial.
Cuando planificas producciones con varias personas, quisieras mantener cierto control de los cambios y saber por qué se realizaron. Para cada proyecto, Rentman mantiene un registro de todos los cambios y quién los realizó. Para que puedas ver quién canceló un proyecto, eliminó equipos o modificó los horarios.
La planificación de equipos se vuelve mucho más compleja cuando tu equipo se almacena en diferentes lugares. Rentman evita cualquier problema, al ser capaz de planificar producciones desde múltiples localizaciones de almacenamiento. Ya sea que tu equipo esté en un remolque, en una gira o almacenado en un lugar: tendrás el control de dónde se puede reservar el equipo.
Divide la planificación de servicios y la planificación financiera. Por ejemplo, cuando traes equipo de respaldo, pero no quieres cobrarle a tu cliente por esto.
¿Utilizas software como Vectorworks, AutoCAD o WYSIWYG para tus producciones? Importa listas de equipos desde estas herramientas de software, conéctalas con tu base de datos y ten todo tus equipos necesarios en tu planificación de producción casi al instante.
Utiliza las funciones de arrastrar y soltar para programar e identificar lo que hay que hacer. Cubre fácilmente los turnos en función de la disponibilidad, la formación y el costo del personal.
Invitar a alguien es tan sencillo como seleccionar un trabajo, encontrar a la persona adecuada y enviar la solicitud.
Un lugar centralizado para cada paso de la planificación de tu proyecto. Resumen de costos y cambios flexibles con horarios. Ahorra tiempo con las plantillas y una interfaz inteligente.
Decide cómo se asignan mejor los recursos y realice fácilmente un seguimiento de todos los elementos de equipo (únicos). En caso de escasez de tu propio equipo, puedes subalquilarlo fácilmente y asignarlo a tus proyectos.
Múltiples vistas permiten a los planificadores controlar cada paso del proceso de planificación. Consulta las disponibilidades, filtra el personal en función de las habilidades y asigna al personal adecuado a las funciones del trabajo.
Con Rentman tendrás una visión general completa de dónde se encuentra tu inventario en todo momento. Ver qué artículos ya han sido escaneados y empacados permite una fácil colaboración con tu personal de almacén.
Eso no es todo
Centraliza la comunicación con Rentman y gestiona tu personal desde una única plataforma. Envía fácilmente actualizaciones de trabajo, cambios de horario o invitaciones de trabajo y pasa menos tiempo comunicándote.
Al haber empezado como una empresa de producción audiovisual, conocemos los detalles del sector. Sabemos lo que puede salir mal y lo que es importante a la hora de planificar la producción de un evento.
En lugar de utilizar varias herramientas para planificar un evento, ahora sólo necesitas una. La comunicación con tu equipo, la asignación del transporte adecuado, el registro de los equipos dañados o la creación de presupuestos y la gestión de los pagos pueden hacerse fácilmente dentro de Rentman.
Más recursos
