Software de gestión de producción de eventos y audiovisuales

Ten presente la cantidad de equipos que tienes en existencias, administra el inventario en múltiples localizaciones y comunícate con tu personal de manera más eficiente.

  • Visualiza datos en tiempo real de la disponibilidad de los equipos
  • Realiza un seguimiento de los artículos en varias localizaciones de existencias y almacenes
  • Administra todo tu equipo desde una sola plataforma y evita problemas de comunicación
Equipment production-ES

Con Rentman estamos ahorrando probablemente entre un 30 y un 40 % de nuestro tiempo que ahora podemos invertir en áreas de valor agregado que nos ayudan a ofrecer eventos de mayor calidad.

Andrew Copropietario de Renegade Events

Una plataforma para cubrir todo el ciclo de producción

Una plataforma para cubrir todo el ciclo de producción

Desde la primera llamada con tu cliente hasta la creación de un presupuesto, la planificación del equipo, la planificación de la personal, el embalaje del equipo y el registro de las horas trabajadas después del evento: Rentman te permite gestionar todos los pasos de un evento exitoso en un flujo racionalizado.

  • Elimina la necesidad de copiar y pegar información entre diferentes sistemas
  • Obtén una vista de 360 grados de todos tus proyectos actuales y anteriores  
  • Convierte proyectos recurrentes en plantillas para acelerar la planificación
 
Obtén la información que necesitas

Obtén la información que necesitas

Muchas personas diferentes, como gerentes de cuentas, planificadores de equipos, planificadores de personal y personal de almacén, están involucradas en la planificación y ejecución de la producción de eventos. Rentman optimiza el flujo de información para todo tu personal, con vistas, filtros y agrupaciones personalizables, para que todos puedan concentrarse en su trabajo.

  • Construye tus propios paneles personalizados
  • Muestra tus eventos en una vista de calendario o de lista
  • Sincroniza tu calendario Rentman con tu calendario personal
Mantén el control en cada etapa

Mantén el control en cada etapa

Rentman hace que sea más fácil ver qué acciones aún necesitas para mantener cada proyecto en marcha. Con los iconos de estado, podrás ver inmediatamente qué proyectos tienen carencias sin resolver, cotizaciones sin confirmar, facturas pendientes, tareas de personal pendientes o cualquier otra tarea abierta.

  • Visualiza la etapa de cada proyecto en un segundo
  • Indicadores de semáforo para ver qué acciones deben tomarse para el equipo, el personal, las cotizaciones, las facturas y las tareas
 
Accede a archivos de proyecto desde todas partes

Accede a archivos de proyecto desde todas partes

Desde pasajeros, planos de planta, esquemas de distribución de energía y permisos de estacionamiento: generalmente se necesitan muchos archivos para una producción exitosa. Con la administración de archivos en Rentman, todos pueden cargar y distribuir archivos para asegurarse de que todos tengan acceso a la información que necesitan.

  • Vincula archivos a un proyecto y sincronizarlos con tu servidor local, Dropbox o Google Drive
  • Gestiona los permisos por archivo
  • Abre archivos sobre la marcha a través de la aplicación móvil
 
Controla el acceso de los usuarios a la información

Controla el acceso de los usuarios a la información

Cuando hay varias personas implicadas en la planificación, es posible que no quieras que todas ellas accedan a la misma información. Con los permisos detallados de los usuarios, tienes el control de la información que puede ver cada uno de ellos.

  • Específica por archivo si contiene información sensible
  • Evita que la gente borre accidentalmente la información
  • Oculta información financiera a los gerentes de proyectos
No te estreses por los cambios (de última hora)

No te estreses por los cambios (de última hora)

Siempre habrá cambios, por lo que hemos creado un sistema que te ayuda a ser flexible de forma eficiente. Con horarios de tiempo central, solamente necesitas hacer cambios en un lugar y actualizará automáticamente cualquier planificación de personal o equipo vinculado a él.

  • Actualiza el cronograma de todo el equipo y el personal en unos pocos clics
  • Modifica proyectos completos con un solo clic
  • Recibe notificaciones en tiempo real cuando ocurran cambios
 
Subalquila equipos con facilidad

Subalquila equipos con facilidad

El equipo que necesitas para producciones audiovisuales y de eventos no siempre está en tu inventario. Reserva equipos para los proyectos correctos y gestiona la escasez con alternativas o subalquileres. Rentman hace que subalquilar sea más eficiente, combinando la escasez de todos los proyectos en una sola vista y convirtiéndolas fácilmente en solicitudes de subalquiler.

  • Sistema de reservas para asignar equipos a proyectos
  • Crea o reutiliza trabajos de subalquiler para resolver la escasez
  • Envía solicitudes a otros usuarios de Rentman en un instante
Aprende dónde reducir costos y aumentar las ganancias

Aprende dónde reducir costos y aumentar las ganancias

Realiza un seguimiento de los costos y los ingresos de tus equipos, personal, transporte, gastos únicos y seguros. En cada paso de tu proyecto, verás los costos estimados inicialmente, lo que planeaste y cuanto gastaste al final.

  • Rastrea todos los costos dentro de un proyecto y divídelos por categoría
  • Comprueba si tus estimaciones son correctas
  • Crea mejores estimaciones para futuros proyectos con el posterior análisis de costos
Gestiona precios y descuentos

Gestiona precios y descuentos

Las opciones flexibles de precios y descuentos te ayudan a calcular los precios correctos para tus servicios. Cuando acuerdas un precio fijo con un cliente, puedes fijar el precio del proyecto. Cualquier cargo adicional se calculará automáticamente como descuentos y tú decides si cobras extras.

  • Fija precios de proyectos
  • Lleva un registro de los cargos adicionales como descuentos
  • Gestiona los descuentos de acuerdo con tus operaciones preferidas
 
Simplifica la planificación con plantillas

Simplifica la planificación con plantillas

Las producciones a menudo tienen configuraciones similares. Moldea tus actividades recurrentes en plantillas de planificación para que puedas repetir tus configuraciones ganadoras y minimizar el trabajo manual.

  • Estructura flujos de trabajo y servicios en plantillas reutilizables
  • Asegúrate de que no olvidar u omitir pasos
  • Crea consistencia en tus cotizaciones
Haz que tus cotizaciones se destaquen

Haz que tus cotizaciones se destaquen

Estás vendiendo una experiencia a tus clientes. Así que sorpréndelos con tu cotización, agregando imágenes y creando diseños únicos. Mejora tus cotizaciones con imágenes para darle a tu cliente una vista previa de lo que puede esperar.

  • Añade tu identidad de marca a los documentos
  • Personaliza los documentos a tu gusto con nuestro editor de plantillas de arrastrar y soltar
  • Utiliza CSS y HTML para personalizar las cotizaciones en detalle
  • Crea plantillas reutilizables para diferentes propósitos
  • Añade una opción de firma digital a tus cotizaciones
Facturación flexible

Facturación flexible

Configura tu forma preferida de facturación y elige la mejor opción para cada proyecto. Divide las facturas de eventos más grandes en varias partes. Realiza un seguimiento de lo que ya se ha facturado y qué facturas deben enviarse.

  • Visualiza todos los proyectos a facturar en una sola vista
  • Combina múltiples trabajos en una sola factura
  • Exporta facturas a tu software de contabilidad
Descubre nuestras integraciones de software de contabilidad
Comprende dónde se obtienen y se pierden las ganancias

Comprende dónde se obtienen y se pierden las ganancias

Con tantas actividades para cada producción, es fácil perder de vista los números. Es por eso que Rentman aporta algo de organización al desorden. Divide y categoriza tus proyectos para ver qué servicios generan más dinero y dónde está el potencial.

  • Establece la configuración fiscal, legal y de documentos predeterminados por tipo de proyecto
  • Crea informes y divídelos por tipos de proyecto
  • Concéntrate en eventos rentables y entiende cómo hacer que otros sean más rentables
Infórmate sobre los cambios y quién los hizo

Infórmate sobre los cambios y quién los hizo

Cuando planificas producciones con varias personas, quisieras mantener cierto control de los cambios y saber por qué se realizaron. Para cada proyecto, Rentman mantiene un registro de todos los cambios y quién los realizó. Para que puedas ver quién canceló un proyecto, eliminó equipos o modificó los horarios.

  • Registra todos los cambios realizados dentro de los proyectos
  • Conoce qué usuario hizo qué cambio
  • Recupera accidentes importantes mediante la restauración de copias de seguridad
Mantente en control de tu equipo a través de múltiples almacenes y localizaciones de almacenamiento

Mantente en control de tu equipo a través de múltiples almacenes y localizaciones de almacenamiento

La planificación de equipos se vuelve mucho más compleja cuando tu equipo se almacena en diferentes lugares. Rentman evita cualquier problema, al ser capaz de planificar producciones desde múltiples localizaciones de almacenamiento. Ya sea que tu equipo esté en un remolque, en una gira o almacenado en un lugar: tendrás el control de dónde se puede reservar el equipo.

  • Planifica préstamos de equipos y transferencias entre almacenes
  • Asigna el equipo a los almacenes y elimínalo de tu inventario disponible
  • Observa en una vista de línea de tiempo dónde está almacenado o planificado tu equipo en cualquier momento
Aprende más sobre las múltiples localizaciones de equipos
Distingue entre lo que planeas y lo que cobras

Distingue entre lo que planeas y lo que cobras

Divide la planificación de servicios y la planificación financiera. Por ejemplo, cuando traes equipo de respaldo, pero no quieres cobrarle a tu cliente por esto.

  • Desglosa los proyectos en subproyectos para diferentes tarimas o localizaciones de giras
  • Reserva y empaca equipos adicionales sin afectar las finanzas del proyecto
Importación de diseños CAD a proyectos

Importación de diseños CAD a proyectos

¿Utilizas software como Vectorworks, AutoCAD o WYSIWYG para tus producciones? Importa listas de equipos desde estas herramientas de software, conéctalas con tu base de datos y ten todo tus equipos necesarios en tu planificación de producción casi al instante.

  • Soporte para todo el software de diseño CAD con funcionalidad de exportación
  • Agrupa equipos automáticamente en categorías predeterminadas; luz, sonido, cables, etc.
  • Ahorra tiempo en las entradas manuales
Crea cronogramas y comunícate con tu personal

Crea cronogramas y comunícate con tu personal

Utiliza las funciones de arrastrar y soltar para programar e identificar lo que hay que hacer. Cubre fácilmente los turnos en función de la disponibilidad, la formación y el costo del personal.

Invitar a alguien es tan sencillo como seleccionar un trabajo, encontrar a la persona adecuada y enviar la solicitud.

  • Solicita la disponibilidad
  • Envía invitaciones en lotes
  • Realiza el seguimiento de las horas trabajadas
  • Comparte archivos e instrucciones de trabajo
Descubre el Planificador de personal

La planificación completa de tus producciones, en un solo Software

Ten una visión general del proyecto entero

Un lugar centralizado para cada paso de la planificación de tu proyecto. Resumen de costos y cambios flexibles con horarios. Ahorra tiempo con las plantillas y una interfaz inteligente.

  • CRM integrado
  • Importa equipos desde el software de diseño
  • Resumen de lo que hay que hacer
  • Crea cotizaciones convincentes
  • Mantén un registro de lo que se ha cotizado después de que se haya finalizado la planificación
  • Permite que los clientes firmen en línea
  • Realiza un seguimiento de los presupuestos con costos estimados, costos planificados y costos reales
Account managers

Resuelve el rompecabezas de la manera más eficiente posible

Decide cómo se asignan mejor los recursos y realice fácilmente un seguimiento de todos los elementos de equipo (únicos). En caso de escasez de tu propio equipo, puedes subalquilarlo fácilmente y asignarlo a tus proyectos.

  • Visualiza la escasez en todos los proyectos en una sola vista
  • Resuelve la escasez de la manera más rentable
  • Crea y reutiliza subalquileres
  • Utiliza las localizaciones de almacenes para separar los equipos
  • Optimiza la organización de tus equipos con las líneas de tiempo de equipo
  • Envía solicitudes de subalquiler directamente a otros proveedores de equipos que están utilizando Rentman
  • Lleva un registro de los costos y presupuestos de subalquiler
  • Ajusta la planificación a los cambios en la demanda, las reparaciones, los artículos perdidos y las devoluciones anticipadas y retrasadas
Equipment planner

Conoce siempre quién está disponible

Múltiples vistas permiten a los planificadores controlar cada paso del proceso de planificación. Consulta las disponibilidades, filtra el personal en función de las habilidades y asigna al personal adecuado a las funciones del trabajo.

  • Información rápida sobre el personal disponible
  • Envía invitaciones para trabajos específicos o períodos de tiempo
  • Filtros sobre el personal, habilidades o certificados
  • Realiza un seguimiento de las horas de trabajo con el registro de tiempo
  • Haz cambios fácilmente y comunicarte solo con el personal involucrado
  • Crea una hoja de llamada digital que se actualiza en tiempo real
  • Colabora con varias personas en la misma planificación
  • Mantén tus cronogramas temporalmente ocultos de tu personal
Planners-EN

Ten presente siempre donde se encuentra tu inventario

Con Rentman tendrás una visión general completa de dónde se encuentra tu inventario en todo momento. Ver qué artículos ya han sido escaneados y empacados permite una fácil colaboración con tu personal de almacén.

  • Hojas de embalaje digitales e impresos
  • Ve en tiempo real lo que tus colegas ya han empaquetado
  • Rastrea si han llegado las entregas esperadas
  • Divide tus hojas de embalaje por departamento
  • Soporte para múltiples almacenes y localizaciones de existencias
  • No es necesario comprar equipos costosos, puedes escanear artículos con tu teléfono
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Más funciones

Soporte multi idioma
Rentman está disponible en una variedad de idiomas diferentes y brindamos soporte en 5 idiomas diferentes.
Añade accesorios
¡Nunca más te olvides de un cable! Añade accesorios a tus equipos y se añadirán automáticamente a las listas de embalaje.
API
Utiliza nuestra API pública para conectar Rentman a otro software (p. ej., Salesforce o SAP).
Campos personalizados
Crea campos personalizados para agregar información adicional a los datos en tu base de datos (por ejemplo, a contactos o equipos).
Copias de seguridad por hora
Con copias de seguridad por hora, puedes revertir tu planificación completa a un punto anterior en el tiempo y corregir errores fácilmente.
Embalaje eficiente
Empaca tu equipo en la ruta a pie más eficiente clasificando tu equipo por localización en el almacén.
Personalizar cotizaciones
Personaliza tus cotizaciones con tu marca para hacerlas destacar.
Copia y pega equipos
Ahorra tiempo al crear un nuevo proyecto, ya que puedes copiar y pegar fácilmente grupos de equipos o funciones entre proyectos.
Búsqueda rápida
Busca fácilmente disponibilidades de equipos y niveles de existencias con la función de búsqueda rápida.

¿Por qué usar Rentman para administrar tu negocio de alquiler de fiestas o empresa Audio Visual?

Comienza gratis
  • Mantén informados a todos

    Centraliza la comunicación con Rentman y gestiona tu personal desde una única plataforma. Envía fácilmente actualizaciones de trabajo, cambios de horario o invitaciones de trabajo y pasa menos tiempo comunicándote.

  • Hecho para tu industria

    Al haber empezado como una empresa de producción audiovisual, conocemos los detalles del sector. Sabemos lo que puede salir mal y lo que es importante a la hora de planificar la producción de un evento.

  • Gestiona cada paso desde una única plataforma

    En lugar de utilizar varias herramientas para planificar un evento, ahora sólo necesitas una. La comunicación con tu equipo, la asignación del transporte adecuado, el registro de los equipos dañados o la creación de presupuestos y la gestión de los pagos pueden hacerse fácilmente dentro de Rentman.

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En Rentman nos esforzamos por mejorar continuamente y agregar nuevas funciones a nuestro software. ¡Averigua qué hay nuevo!
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Gestiona las disponibilidades de tu equipo Audio Visual y siempre ten presentes cuantos están disponible